探析企业行政事务管理工作的问题及对策

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　　摘 要：改革开放以来，企业办公室逐步发展成为综合性管理服务部门，而行政事务工作逐步成为企业稳定发展的重要部分，提高经济效益的有效保障。但在过往的观念里，行政管理无异于简单的后勤工作，这样必然会影响行政事务管理水平的提升。为了有效提高国有企业办公室运行效率，需要不断完善行政事务管理，促使管理形式与管理内容产生有利转变。本文主要从办公室行政事务管理工作的必要性入手，提出存在问题，并给出一些切实有效的管理措施，以促进国有企业的可持续发展。
　　关键词：国有企业;行政事务管理;服务;措施
　　一、引言
　　办公室行政事务管理为企业的制度完善、办公管理、会议管理、设备管理等任务带来有力的臂助。最主流、常见的项目不外乎：出差机票订购、物业管理、后勤保障、会议组织、统筹固定资产等。行政事务管理绝不仅仅局限于办公事务或给管理人员打下手，更是一项艰巨而长远的使命，是国企在成长壮大道路上不可或缺的一环。
　　二、行政事务管理工作的必要性
　　行政管理人员除了在保证公司总发展战略的基础上做好公司的助手，更重要的是为企业创造一个和谐且积极向上的工作环境，在为公司全员服务的同时也监督公司员工。企业要发展必须保证一定的基础及相关的物质条件，而行政事务管理的内容就是保证企业生存基本条件，只有事务管理工作做好了，才是保证企业正常运转的物质基础，管理和服务相互结合，让企业以最佳的姿态接受市场的挑战，斩获丰厚的效益。
　　三、影响企业行政事务管理工作水平的主要问题
　　1.规章制度不完善，工作氛围缺乏积极性
　　一个企业管理水平高低与否，主要在于制度管人。制度是否健全与顶层设计息息相关，受限于诸多外在条件的制约，公司缺乏成熟、周密的顶层规划，给行政工作带来了巨大的困扰，奖惩机制也不够清晰、准确，存在大量模糊、笼统之处，造成工作没有说服力，员工得不到岗位重视和工作成就感，影响行政事务管理工作水平提升，从而使员工缺乏积极性和主动性。甚至认为行政事务管理工作无异于管理人员的跟班，毫无专业水准可言，给职员带来了巨大的情绪压力，甚至出现抵触、排斥心理，无法以专注、阳光的姿态投入到工作中。
　　2.管理和服务意识缺乏
　　在企业运营中，行政事务管理扮演着基础性角色，牢牢把握人力、物力、经营管理等多方面相关因素，肩负着统筹资源、铲除风险、削减能耗等一系列使命。可就实际情况来看，国内企业的物质保障水准并不理想。
　　不仅如此，在企业崛起、壮大的道路上，业务版图不断延伸，可后勤工作出现脱节，难以妥善调配物资，无疑会拖累企业前进的步伐。物质保障缺乏落实，行政效率低下，部门间、公司间沟通不畅，说到底就是管理意识、服务意识不到位，致使行政部门难以妥善肩负起自身使命，无法塑造出和谐、活跃的工作氛围，让公司凝聚力大打折扣。
　　3.员工素质良莠不齐，欠缺工作经验和精力
　　行政事务管理职责与国家法规、企业规章紧密相关，对管理人员的素质应有高标准和严要求。然而现阶段，一些企业在人员配备上重一线、轻管理，管理岗位几乎都要应付多类任务。
　　而这些行政职员并不具备卓越的专业水准，在庞大的工作压力下，一是不能够准确判断事务的重要性、紧急性，当工作发生冲突时，优先处理手头业务，忽视行政事务管理;二是盲目遵循主管经验，无法制定出科学、系统的管理规划;三是不具备应急处理事件能力，不能够灵活变通地解决工作中的突发和临时事件。这只会白白耗费资源与精力，很难斩获理想的成效。
　　四、提高行政事务管理水平的有效措施
　　1.规范制度和流程，重管理
　　行政事务综合管理负责建立健全后勤管理体系，制定并改进资产管理机制;建立健全物资出入库管理台账，及时办理物资出入库各项手续;制定、完善并落实通讯费用管理制度。负责公司物业绿化、保洁、餐饮、安保及基础设施的维修和管理。行政事务基建及房产管理负责制定并完善公司周转房、员工宿舍管理制度和基建项目管理制度。密切关注基建工程，完成校检、审计等任务。有了完善的制度和流程，岗位员工就能够各司其职。
　　同时，还要建立严格的考核机制，按季考评岗位执行细则，提高岗位责任感，全方位的监督和掌握工作状态。建立奖罚制度，提升员工积极性。制定完善的质量控制标准，各岗位也要把握好工作重心，不断总结实践经验，吸取教训，摸索出更具针对性与可操作性的管理规划，让管理水准得到立竿见影的提升。基于此，工作质量和工作效率必然得到提升。
　　2.有效控制成本，重服务
　　在企业物业后勤工作中，保安、保洁、检修等岗位人员流动性比较强，如果通过招标选择专业的物业公司和保安公司进行服务管理，不仅能大大降低企业的总费用，减少了相关部门的负担，还可以大大地提高工作效率，对于企业的发展有很大的意义。
　　在笔者看来，想要让服务品质得到立竿见影的进步，不妨从保障机制上着手，要秉承着锐意进取的精神，善于吸收先进的理念，摸索出更成熟、可靠的保障模式，从而强化公司凝聚力，让企业焕发出崭新的面貌。同时需要以具备前瞻性的目光，准确洞悉公司的前进方向，从而灵活设定目标，制定计划。提前预测不可控因素，做好應急预案，能够主动面对问题，解决问题，提高服务质量。
　　3.强化执行力，重团队建设
　　不能忽视人力资源在事务综合管理领域的作用。事务岗位综合性强，看似琐碎，实则精妙。工作人员应当具备坚定的思想觉悟与出色的专业水准，才能为企业做出最大的贡献。这类职员的任务在于撰写文件、筹划活动、接待客户等，不仅要有良好的语言组织能力与表达能力，还要有一定的文字功底，做到“文武全才”。也只有组建出合格的人才队伍，企业才能在瞬息万变的市场环境下脱颖而出，立足于不败之地。
　　有了高素质人才，企业还要加强行政团队建设，员工技能培训，增强规避风险意识与资金规划能力，切实提高工作执行力。通过团队建设中业务拓展、交流座谈等多样形式，打开员工沟通渠道，提高工作责任感，使其能够正确认识自身工作的地位，培养员工与时俱进的思想理念，开阔视野，激发员工的积极性和主动性，更好地保障企业的经济效益。
　　日常谈到行政管理工作，常常是没有批评就是表扬，而在面对突发、临时事件时，行政事务管理工作所体现的管理职能、保障职能、服务职能，员工素养显得尤为重要。企业高管要高度重视行政工作，让流程规范化，考核精细化，服务意识强化，团队优质化，共同促进企业和谐健康文明发展。
　　参考文献
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　　（责任编辑：兰卡）
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