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信息管理在工程招标代理工作中的应用

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  摘    要:工程招标代理在市场经济发展中作为一种公开性的市场竞争体系,已经成为我国市场经济发展中重要部分之一,对促进我国社会经济发展有着重要意义。要想实现工程招标代理,应从信息管理角度入手,做好信息收集、整合、分析、使用工作,给工程招标代理工作开展提供数据参考。本篇文章首先对工程招标代理现状进行阐述,从信息管理分类、工程信息管理两个方面,对工程招标代理中的信息管理要求进行分析,根据分析结果,对信息管理在工程招标代理工作中的应用进行深入探讨,具体内容如下。
  关键词:信息管理;工程招标代理;应用
  1  前言
  招标作为工程项目施工建设中重要内容之一,为了保证招标活动顺利进行,需要及时收集招标信息,并对各项信息进行统一管理,给企业决策制定提供数据参考,保证决策的合理性和规范性。通过招标代理,能够实现招标信息的科学管理,招标代理机构应对各项信息有一定了解,其中包含招投标企业资历信息、招投标管理机构信息、招标企业信息等。只有对各项信息进行采集,才能对招标企业实际运营情况有深入了解,及时关注招标管理动向,实现招标动态管理。
  2  工程招标代理现状
  随着经济水平提高,城镇化发展进程加快,工程招标代理企业也实现了稳定发展。和之前比较,我国工程招标代理企业数量增加,工程招标代理体系逐渐完善,我国工程招标代理开始朝着国际化方向发展。但是在实际中,工程招标代理依然会面临诸多问题,严重制约工程招标代理行业更好发展。一方面,受到各种类型工程招标代理体系的影响,在工程招标代理过程中,部分工作流程较为繁琐,消耗时间长。在这种情况下,部分小规模工程项目,无法实现工程招标代理普及和应用[1]。另一方面,工程招标代理行业进入标准低,所以,各个工程招标企业在技术水平、专业能力和资金规模上有所差距。此外,从业人员综合水平参差不齐,不能给招标代理活动顺利开展提供支持,需要相关部门高度重视。
  3  工程招标代理中的信息管理要求
  3.1  信息管理分类
  在工程招标代理信息建设中,涉及的信息类型有两种,一个是内部信息,另一个是外部信息。其中,内部信息主要受到项目自身因素影响,如工程实际情况、工程检测报告、工程设计方案等。在代理以后,将会产生招标公告、招标审计文件等内容,这些信息都能真实展现出工程招标状况。并且,内部信息作为工程招标代理企业开展招标代理活动的依据,能够衡量出招标代理工程质量。在工程竣工中,通过收集各项信息,做好信息分类管理工作,能够明确工程职责,检查招标代理文件是否真实。而外部信息也就是指国家颁布的各项法律机制、市场信息等。
  3.2  工程信息管理
  信息管理也就是指,对信息组织优化,让决策人员可以结合收集的信息进行精准判断,顺利完成决策制定、工程管理等活动。在工程招标代理企业中,通过做好工程信息管理工作,能够满足咨询服务要求。要想实现项目信息管理,应从各个环节入手,做好信息控制工作,对信息产生来源有一定了解,通过采取各种现代化管理方法,实现信息管理系统建设。工程招标代理企业可以结合市场中已经形成的信息进行数据库建设,建立与之相同的档案数据库、投标方数据库和专家审核数据库等,对招标管理信息进行整合,不管是外部信息,还是内部信息,都要进行信息采集和分离,完善后续数据保存和使用工作[2]。
  4  信息管理在工程招标代理工作中的应用
  4.1  信息管理要求
  在工程招标代理过程中,涉及的重要工作内容在于信息管理,信息管理质量往往决定工程招标代理工作效果。当前,在工程招标代理信息管理过程中,将其划分为三个阶段。首先,招标策划阶段。根据标的物各项内容,如经济特点、施工进度、管理要求等,对市场发展状况综合分析,明确招标项目综合方向,在该方案中,包含大量核心要素,如施工范疇、现场环境、施工技术、管理目标等,这些都能给招标项目顺利进行提供指导。其次,操作执行阶段。根据现有的法律要求和标准,把招标项目整体规划当做核心,组织开展招标活动,涉及的工作内容包括招标文件编制、招标公告发布、招标文件发布、组织评标等。最后,评价管理阶段。在完成招标工作以后,应对招标环节中存在的问题进行综合分析,或者总结经验,在原有招标管理要求的情况下进行总结和完善,提升招标代理工作水平。工程招标代理企业在信息管理过程中,应做好信息采集工作,建设数据库,对数据科学使用。工程招标代理工作应对各项信息综合管理,需要和基本要求相迎合,也就是定期进行工程招标代理数据检查,对招标信息进行筛选,按照数据分类要求进行,如委托人、招标人等[3]。通过加强工程招标代理信息管理,给后续信息查找和使用提供便利,节约成本。
  4.2  招标资料管理
  对于工程招标代理企业,应做好档案信息存档工作。针对工程招标代理过程中产生的问题,需要具体分析,根据招标要求,选择对应档案归档方法,其中包含部分归档和所有归档。在归档过程中,如果存在需要归档,但是没有提交的信息,应及时催交。信息管理作为工程招标代理重要内容之一,其功能在于项目招标规划、信息发布、文件编辑、招标答疑等。在信息管理过程中,通过采取全过程信息管理对策,实时查询相关信息,根据信息类型进行筛选,让企业各个人员都能根据自己权限,实现信息采集和追踪,企业领导也能对工程招标代理进度情况有所了解。
  4.3  业务数据库运
  当前,我国大部分工程招标代理企业在开展工程招标代理工作时,都要结合工程项目具体情况,建立招标数据库,但是在使用招标数据库时,不能保证招标信息使用的及时性,信息存在滞后性。随着市场竞争逐渐加剧,工程招标代理企业为了增强自身竞争实力,应做好数据分析和调查工作,根据企业实际情况,建设迎合自身发展要求的业务数据库,利用互联网技术实现信息采集和整合。并且,在数据库建设过程中,需要及时进行数据信息分类,提高信息管理效果。通过建立业务数据库,能够实现信息保存、传递和处理,给工程招标代理工作开展提供数据支持,有效提升工程招标代理工作水平。
  4.4  业务辅助系统
  工程招标代理信息管理中,涉及的信息管理系统有两个,一个是主要系统,另一个是辅助系统。其中,辅助系统在其中发挥重要作用。在辅助系统中,由于其已经具备招标范文,能够自动形成招标文件,得到了工程招标代理企业的广泛使用。与此同时,辅助系统还具有数据查询、招标评标报表形成等功能[4]。业务辅助系统能够对招标文件信息进行审核,给招标活动开展提供良好环境,保证招标信息的真实性和精准性。业务辅助系统在工程招标代理中具有显著使用价值,相信在不久将来,其将会转变为主要系统。
  5  结束语
  总而言之,随着工程招标代理行业快速发展,在我国建筑行业规范化水平逐渐提高的环境下,给工程招标代理企业发展提出了考验。为了增强工程招标代理企业综合实力,应做好信息管理工作,及时找出工程招标代理中出现的问题,并提出处理对策,引导工程招标代理工作顺利进行,促进工程行业稳定发展。
  参考文献:
  [1] 过效杰,许敏.工程项目管理与监理一体化服务的实践和思考[J].建设监理,2018(4):8~10+36.
  [2] 梁春英.探析工程招标代理的信息管理与实践运用[J].建材与装饰,2018(35):127~128.
  [3] 曹雯华.合理规划管理在建筑工程造价预算的实施[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2017(5):35~36+126.
  [4] 折志梅.建设项目工程造价管理信息系统构建及运用探讨[J].四川水泥,2017(7):165.
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