民办高校二级学院规范建设本科教学档案的策略
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作者:袁峰
摘 要：教学档案建设为各项评估（认证）工作提供原始支撑材料和统计数据，对学校教学基本建设、教学改革和教学管理等工作产生影响。各类高校二级学院都应该充分认识教学档案建设的重要性，结合学校审核评估档案建设工作要求，规范二级学院日常教学档案管理、建设，确保该工作的长期性、日常性、规范性。
关键词：民办高校;教学档案
中图分类号：G647 文献标识码：A
1 绪论
教学档案是各类学校在日常教学和管理实践活动中保留下来的工作痕迹，包括电子稿和纸质稿材料，是学校总结以往工作，研究今后工作的重要依据，具有保存价值和研究价值。国家相关主管部门颁布的管理办法强调教学档案的基础性、重要性，要求学校对管理工作做到检查制度化、常态化，以促进教学档案建设水平提高。
依据国家相关规定，我校制定了《三江学院教学单位本科教学档案建设与管理办法》，其中明确了教学单位本科教学档案主要包括综合、专业建设、师资队伍建设、课程建设、教学运行、教学质量管理、教学改革与研究、学籍管理与人才培养效果以及实践实习类等方面内容。
2 我院教学档案工作现状和面临的困惑
作为民办高校的一个二级学院，我院领导十分重视教学档案建设工作，在学校教学档案专项检查中，专家给予了不错的评价，但也还存在一些困惑：
（1）一些教职工对教学档案工作的思想认识还不够重视。经常是面临教学档案检查或教学评估之前，学校的检查任务布置下来，才进行全面自查和查漏补缺。一些教学档案没有集中，容易出现分散保管和原件丢失情况，平时主动归档、及时归档的责任意识不强，做得还不够。
（2）一些教学档案质量不高。一些老师对教学档案的要求理解不清楚，容易造成教学档案标准不一致现象，比如在对学生试卷批阅评分时，有的老师采用加分制，有的老师采用减分制。少数教师，尤其是外聘教师责任心不强，在不同班级考试小结分析表上，都片面强调原因是学生学习方面的问题;指导毕业设计（论文）没有做到每周按照规定进行过程记录，存在集中补签、内容相似的痕迹;批阅学生实习报告时候，不够严谨。
（3）档案管理网络化、自动化程度不高，教学档案服务日常教学管理的程度还不高。一些教学档案还停留手工整理阶段，缺乏现代档案管理系统;教学档案在学院共享程度不高，比如适合公开的人才培养方案、大纲、实践基地等信息;利用教学档案来促进日常教学管理水平和教学质量的提高，需要进一步加强。
（4）教学档案管理体系还不够完善。民办高校要求管理人员精简，二级学院档案管理员一般是教学秘书兼职，他们平时忙于教学管理事务，对教学档案工作积极性不高;兼职教学档案管理员参加业务培训和交流的机会较少，一旦人员岗位重新分工或者流动，容易出现教学档案交接不及时、不全面现象。
3 进一步加强二级学院教学档案工作的策略
（1）全院动员全体支持和参与教学档案建设，构建教学档案管理体系。教学档案是学院在日常教学管理和实践活动中积累的原始数据材料，是日常教学工作的“见证”，真实记录和反映教学实践、教学研究、质量监控和管理活动的过程及成果。学院在教学档案建设工作中按要求做到“三纳入”和“三同步”，出台了《机械与电气工程学院档案管理责任分工》规定，要求学院各分管领导负责各自相应条目下的档案归档工作，并承担相应的组织领导、牵头指导等工作;责任领导对最终内容的准确、及时、完整负责，并有责任做好监督、协调和订正把关工作;明确主要责任人是在责任领导的组织下，对应学校教学档案条目一级类目10项、二级类目49项的具体执笔人或承办人;安排有责任心的老师担任学院教学档案管理人员，熟悉并掌握档案管理的规范流程。原始教学档案如果丢失就无法再生，还应有原始教学档案资料就是学校积累的财富和电子教学档案定期备份的意识。
（2）以专业评估、专业认证为契机，加强教学档案建设学习交流。“走出去，请进来”：通过参加学校档案建设工作相关培训会，组织院领导、系专业负责人和教学秘书到兄弟院校学习交流，邀请专家来学院做辅导报告等，提高教学档案建设业务水平。
（3）以审核评估整改、年度考核为抓手，加强日常教学档案管理[1]。在教学档案主管部门质量与评估处指导下，结合学校审核评估档案建设工作要求，规范日常教学档案管理、建设，确保该工作的长期性、日常性、规范性。以资料的完整性、填写的规范性、装订的美观性为基本要求，从试卷、论文等基本档案建设入手，每学期组织开展课程试卷自查整改，每学年开展毕业设计（论文）自查整改，来促进规范教学和教学管理行为。如为进一步提高试卷命题质量、规范试卷审核工作，提高命题教师责任心，我院出台了《关于试卷审核工作的规定》，对学院所有考试类型命题试卷审核工作做出规定：试卷按照谁命题、谁负责的原则，试卷由命题人负责;学院每学期随机抽取部分试卷，将抽取的试卷与该课程教学大纲交由校外专家审核、评估;如果被审核试卷评估不合格，命题教师有一次申诉机会，申诉后再经外审。如果仍然不合格，该试卷命题教师年终考核作为不合格。
（4）以工作简报为载体，强化教学档案建设的时效性。我院办公室每月定期编写并发布《机械与电气工程学院工作简报》，围绕学院相应时期的工作重点安排和要求、各方面工作动态、大事记以及其他有必要交流的事宜，及时进行全面总结，形成图文并茂的实时档案材料，并将每期简报的PDF版本在学院工作群里发布，这样做能够更加通畅地进行各级信息交流，使上情下达，下情上达，大大促进了学院教学档案的日常建设。
（5）软硬件建设相结合，创新教學档案工作管理模式[2]。进一步加强设备、房间等保障：专门房间作为学院档案室，专人负责管理;配备电脑、打印机、档案货架、铁皮柜等设施;同时在走廊设立展柜，对学院、老师、学生教学成果（创新成果），进行展示。购置服务器开发教学档案管理软件，将教学档案管理和教务管理、毕业设计（论文）管理、人事管理系统等对接，实现教学状态数据一键导出，实现相关负责人随时上传教学档案资料，院内实时共享。
4 结语
教学档案建设为各项评估（认证）工作提供原始支撑材料和统计数据，体现日常教学管理水平，促进学校教学基本建设、教学改革和教学管理等方面工作。各类高校二级学院都应该充分认识教学档案建设的重要性，不断总结积累、改革创新，使教学档案建设成果更好地反映在人才培养质量上。
参考文献：
[1]卢莹.以本科教学评估为契机促进独立学院教学档案规范管理[J].档案与建设，2018，（4）.
[2]付晓林.审核评估教学档案管理实践与思考[J].内蒙古科技与经济，2019，（4）.
作者简介：袁峰（1977-），男，江苏如东人，助理研究员，研究方向为教育管理。
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