规范学校档案管理工作的策略分析
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摘 要：本文将简单介绍规范学校档案管理工作的重要意义，分析当下档案管理中存在的各种问题，并从人员培训、管理体系及信息化发展等方面，就相应对策展开探讨。
关键词：学校档案管理 规范 策略
中图分类号：G472.4 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）05-0-01
在信息化时代背景下，学校档案管理迎来了全新机遇和挑战，现有管理模式暴露出了不少缺陷和不足，已经无法满足实际需求，必须尽快采取合理措施对其进行优化和规范。只有如此，才能充分发挥档案管理作用，为学校正常运行、教学水平提升以及长远发展提供重要支持和保障。
一、规范学校档案管理工作的重要意义
档案管理是学校管理工作的一部分，故而其直接影响到学校管理水平。随着信息化时代的到来，档案管理水平能够在信息技术、互联网、大数据、云技术等的共同支持下得以飞速提升，而对相应的档案管理工作加以规范，则能够有效保障管理水平提升。而学校档案不仅仅是反映学校运行发展情况的资料，更是反映学校在行政、教学、管理、发展方向等方面的不足的依据，规范档案管理能够更加有效地挖掘档案信息，为学校运行发展的全面优化和完善提供支持，促进学校管理水平提升。而且随着现代教育的逐步完善，教育界的竞争更加激烈，学校资质评估也逐渐成为学校运行管理所重点考虑的部分，而规范化、高水平的档案管理，则能为相应的资质评估提供规范化的基础内容，有利于学校资质评估。
二、学校档案管理中的问题分析
1.档案管理人员综合素养偏低
对档案管理而言，管理质量和效率直接受管理人员综合素养影响，但是当前学校档案管理人员的素养明显难以满足实际需求。一方面，很多管理人员都不重视档案管理，对档案管理的认知存在一定偏差，认为只需要将数据资料准备好并进行妥善保管即可，重视程度不够;另一方面，档案管理人员自身专业知识水平不高，专业技能掌握不熟练，专业能力较差。在管理人员综合素养不高的情况下，学校档案管理水平始终难以得到有效提升。
2.档案管理制度不完善且管理要求不高
学校档案管理要想实现规范化，必然需要科学、完善的制度体系做基础。不过目前相关制度并不完善，对管理权责的划分不够明确，管理流程未得以确定，同时管理要求相对较低。尤其是监督制度的不完善，使得档案管理中的各种缺陷和不足无法得到有效发现和改善，严重影响整体管理水平提升。
3.信息化进程受阻且档案利用率过低
信息化时代的到来，学校虽然在进行相应的档案信息化管理改革，但是受多方面因素影响，信息化进程受到了不小阻碍。学校资金较为有限，基础设施设备不完善，整体信息技术水平偏低，专业人才较为缺乏，纸质档案资料多且转化速度慢等原因的存在，都导致档案管理信息化进程受阻。另外学校对档案的利用率较低，不注重档案信息挖掘，不能完全发挥档案作用。
三、规范学校档案管理工作的策略
1.落实档案管理人员培训
要想规范学校档案管理工作，首先应当从人员方面入手。只有确保档案管理人员综合素养足够高，他们才能有效支持规范化的管理工作进行和开展，否则再完好的制度也难以保障实际工作效果。对此，学校必须对档案管理加以重视，要求管理人员认真做好本职工作，同时积极落实针对档案管理人员的培训管理工作。从专业知识、专业技能、工作经验、信息技术、创新管理、职业道德等方面对档案管理人员综合素养提出指标化要求，并通过指标考核的方式对管理人员综合素养加以考核，根据考核结果针对性地制定培训方案，规划好短、中、长期培训目标，务必要确保档案管理人员能够在短时间内快速成长并胜任工作岗位。同时还要加强人员管理，及时发现档案管理人员在工作中存在的问题并加以纠正，引导管理人员做好本职工作，为档案管理工作的规范化开展创造良好基础。
2.全面完善档案管理体系
规范化的档案管理必然离不开完善的管理体系支持，学校應当积极探索相应的体系构建及完善路径。首先要完善管理制度，以管理目标和要求为基础，针对档案管理全过程构建全方位的管理制度。积极借鉴先进经验，同时针对现有制度的不足之处进行优化，不断促使管理制度各方面得以优化，提升制度整体科学性、合理性与有效性。从档案材料的搜集与整理，到档案的录入与储存，再到档案的调用和信息挖掘，都需要构建对应的管理制度，而管理人员则必须严格按照制度要求执行，不得出现随意违规操作的情况。而且在信息化背景下，一定要针对信息化管理需求尽快完善相应的管理制度，为信息化进程的快速推进保驾护航。另外应当重视监管评价制度的完善与落实。根据档案管理目标与需求，针对管理工作制定相应的监管评价制度，真实反映档案工作开展情况，及时发现其中的不足并加以改善。
3.大力发展档案信息化管理模式
信息化浪潮下学校档案管理必然会逐步实现信息化，而信息化的档案管理尚处于发展阶段，尚不成熟，必然需要通过不断探索与优化来实现其规范化。学校应当准确意识到信息化发展趋势的必然性，积极投入足够资源支持信息基础建设，创造良好的基础条件。同时建设统一的信息化管理平台，基于现有管理制度探索信息化管理制度的构建方向，积极落实纸质档案信息化转化工作，重视信息技术人才培养，明确信息化管理流程和标准，提高档案管理人员信息技术水平，全方位规范学校档案信息化管理。更为重要的是，在信息化管理模式下学校应当积极挖掘档案信息价值，不断提升档案利用水平，让档案能够成为指导学校运行发展的重要依据。
结语
综上可知，规范学校档案管理工作有利于学校管理水平提升，并为学校良好运行及长效发展提供重要支持。学校应当充分意识到档案管理的重要性，全面分析并发现当下档案管理中存在的不足，准确把握信息化浪潮下的档案管理发展趋势，从而采取合理措施推动档案管理工作的规范化发展，促进管理水平不断提升。
参考文献
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