关于高中学校档案管理工作存在的问题分析及对策探讨
作者 : 未知

  [摘  要]本文分析了高中学校档案管理工作的基本情况,对其中存在的问题进行分析,并提出相应的解决对策,希望本文能够为高中学校档案管理工作的有效开展提供帮助。
  [关键词]高中学校;档案管理;问题;对策
  中图分类号:TP263 文献标识码:A 文章编号:1009-914X(2019)14-0151-01
  引言
  档案管理指的是将一个单位或者组织在发展过程中产生的资料进行整理、建档、存储和利用的工作过程。在高中学校里,档案管理工作既包含了学生的学籍档案存储和调动,也包括了教师个人工作档案的管理和调动,还包括学校发展中的重大事件的记录,档案管理能够为高中学校提供有关于生源、教师资源、学校建设等各个方面工作的支持,发展档案管理问题,提高档案管理工作效力,值得我们进行思考和探索。
  1.高中学校档案管理工作的基本情况
  高中档案管理工作是对高中学校建校以来各种发展资料的收集、存储和利用,目前很多高中院校都已经开始实践信息化管理方式,但仍然出现信息掌握不足、信息滞后或者服务不到位的问题,这是高中学校档案管理工作中的常见现象。
  2.高中学校档案管理工作存在的问题及原因
  2.1制度缺失导致工作失误多
  高中学校档案管理工作所涉及到的资料十分庞杂,除了学生的生源信息、教师个人信息、学校的历史信息归档以及未来规划发展等,还包括对学生毕业后的跟踪档案、学生日常学习生活档案、学校科研项目档案、学校建设档案等多个项目,这需要一个执行力强且标准化明确的管理系统来对其进行规范。但是,目前大多数高中对于档案管理并没有一整套完整的管理制度体系。这就导致了一个非常明显的问题,高中学校档案管理工作的容错率低,但是工作中的失误比较多,例如,学生档案不完善、教师档案调取困难等,这是由于档案信息通常涉及到的个人信息量很广,是一个系统性很强的工作,需要各个部门的相互配合,但是档案信息的收集量很大,对于各个部门来说是附加的工作,导致各个部门之间相互推诿,加上档案管理并没有一个规范的制度体系,虽然有管理制度,但是对具体要求不明确,分工混乱,权责不明,由此造成各部门工作失误增多,管理混乱等。
  2.2工作方法老旧导致管理工作效率低
  档案管理是一项庞杂的工作,尤其对于中学学校档案管理来说,几千名学生的档案以及数百名教师的档案的存储和调用就已经是很艰巨的任务,再加上学校建设信息档案、学校财务档案、学校的生源、升学率等档案,常常使档案管理工作人员面临着较大的工作压力,甚至是影响档案管理工作的整体效率。如果高中学校档案管理工作效率常年难以提升,一旦到毕业季或者招生季,档案管理工作的压力骤增,甚至工作人员需要加班加点才能完成工作任务。这充分说明,高中学校档案管理工作存在著效率低的问题,造成这种问题的根本原因在于高中学校档案管理工作方法相对落后,即使在档案管理信息化全面推行的今天,仍有许多学校和档案管理教职工,倾向于采用传统管理的方法,手动录入,人工盖章,人工查询,不仅浪费工作时间,还增加了工作难度。
  2.3缺乏专门管理人才导致工作创新不足
  高中学校档案是服务于高中学校发展的,同时也服务于高中学校的教师和学生,通过分析历史档案的内容得到对学校发展有用的建议和对策,通过学籍档案调取以及个人信息档案实现对学生和教师的服务,是档案管理工作的要点内容,也是目前高中档案管理工作的创新点。但是很多高中档案管理工作仍然围绕在归档和存储方面,对档案的主动利用不足,这说明,工作创新不足已经成为高中档案管理工作中的严重问题,而造成这一问题的主要原因,在于缺乏专门的管理人才,高中档案管理工作均由年龄较大的教职工担任,他们对档案管理的服务性质理弱,对新鲜事物接受较慢,不利于进行档案工作创新。
  3.高中学校档案管理工作问题的解决对策
  3.1建立健全档案管理制度
  高中学校档案管理工作混乱,容错率低但工作失误率较高,主要在于档案管理制度不健全,因此,解决档案管理工作问题的首要对策,是建立管理制度,主要从以下三个方面进行,第一,建立档案资料的收集和归档制度,包括各类档案资料的基本格式、照片尺寸、签字盖章的程序以及归档时间等,资料的收集和归档制度的建立,能够有效规范档案管理工作中的程序问题,提高工作效率;第二,建立档案管理责任制度,对不同类型档案的收集、存储和管理做到责任划分,将责任制度与档案管理工作者的薪酬制度挂钩,这样能够避免档案管理工作中的拖延和滞后问题;第三,建立高中学校档案管理的服务制度,对不同类型的档案资料制定相应的应用条例,要求档案管理相关部门提供哪些服务,服务对象以及服务结果,都以部门工作报告的形式呈现,这样能够提高档案管理工作的准确度。
  3.2推行信息化档案管理模式
  目前,档案管理工作已经心如了信息化时代,而很多高中学校的档案管理工作还走传统路线,不仅不利于提高档案管理工作效率,还使档案的服务价值难以发挥出来。因此,解决档案管理工作问题的第二个要点,就是要推行信息化的档案管理模式,主要从以下两个方面进行:第一,利用信息技术的工作特征,进一步促进档案管理工作的数字化进程,具体来讲,就是做到档案资料的数字化转变、数字化存储和数字化利用;第二,建立档案管理和服务平台,实现档案信息的高效流转和资源共享,即将开放性的档案信息进行综合,到做到信息安全应用的同时可以达到校内校外信息互通,实现档案的高效利用。
  3.3提高档案管理工作人员的职业素养
  档案管理是一项庞大的信息系统,需要专业的人员才能提高档案管理的效率。高中学校档案的应用范围广泛,有些档案甚至关系到学生的升学、就业以及教师个人的职业生涯发展,因此,档案管理应充分展示出工作中的创造性和服务性。鉴于目前高中学校档案管理缺乏创造性,主要原因在于管理工作者的职业能力不足,缺乏专业的管理人才,因此,解决高中档案管理工作问题的第三个要点,就是要提高管理工作人员的职业素质,主动培养专职档案管理工作者。首先,高中学校需要成立专门的档案管理小组,对档案管理人员进行考核,了解目前档案管理工作人员的基本计算机水平、档案管理工作水平以及档案管理理论知识水平,然后有针对性地开展培训;其次,要重视引进高素质的专业档案管理人才,从高校、人力资源市场照片专业的档案管理人才,为学校档案管理部门注入新鲜血液,提高档案管理工作人员的综合素质和积极性,更好的推动档案管理的转型和发展,强化档案管理工作的重要性。
  4.结论
  综上所述,高中学校档案管理工作,在整体工作水平、工作效率以及工作创新力方面均有缺失,造成这些问题的原因在于管理制度、管理方法和管理人才都有不足。因此,解决档案管理工作问题也应从这几个方面入手,建立健全管理制度,采用信息化管理方法,加强对管理者的培训和人才储备工作,是提升高中学校档案管理工作整体面貌的有效方式,值得各学校进行实践和进一步的探索。
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