分校区二级学院档案室建设的必要性与措施探讨
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摘 要：二级学院档案室建设对于促进学院教学、科研、学生管理、社会服务及利用和服务校友等多方面都具有重要作用，尤其是分校区的二级学院档案室的作用更为重要。然而，目前国内高校二级学院的档案室建设滞后。本文分析了学院档案室建设的重要性和必要性，介绍了国内建设现状，并探讨了建设措施，以期为国内分校区二级学院档案室的建设提供借鉴。
关键词：分校区;二级学院;档案室
DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.18.205
分校区大多是指因主校区办学面积或资源制约，或为更好的服务当地经济社会发展，而在主校区以外建设的分校。它除了地理区位不同外，在师资配备、招生、运行管理等完全或几乎完全受主校区领导，非独立运营的校区。随着高校办学规模的扩大，国内许多高校在主校区外设置了一个或多个分校区。分校区由一个或多个学院组成。同时，学校为充分发挥学院办学的积极性和创造性，改变原来以职能部门为主体的管理模式为以二级学院为主体的管理模式，使学院在学校的指导下，拥有更多的责任，和与责任相一致的权力，及其相适宜的利益，成为解放了生产力的相对独立的办学实体，更好地促进学科的整合和发展，激发办学活力，提高人才培养质量和办学水平。这种相对新颖的办学方式被高校和社会广泛认可，并在全国范围内推行。分校区二级学院管理运行中会涉及多种档案的收集、归档、保管、查阅等问题。因远离主校区，使用主校区资源不方便，但又多没有设置独立的档案馆，给档案的管理带来不便。因此，本文探讨分校区办学条件下二级学院建立档案室的重要性和必要性，并探讨其建设的可行措施。
1 学院档案室建设的重要性和必要性
学院档案室同学校档案室的作用一致，且档案内容更为具体、详细，服务对象更加灵活，针对性强，在本学院的教学、科研、学科建设、学生教育、校友和社会服务等方面起着重要的作用，是学院教师、学生查阅、获取情报信息的重要场所，同时也是校友服务和管理、学院宣传等的重要资料来源，对于了解学院发展历史、总结办学规律、凝练学院文化等各方面都具有重要意义，是一项值得学校和学院高度重视的工作，具体表现在至少如下几个方面：
1.1 学院档案室是高校档案管理的有机组成，是校档案建设的资料来源和延伸、细化
学院档案室是学院根据需要自行组建的集资料性文件和档案性文件与一体的资料管理场所，隶属于学院，是学校档案管理的有机组成，是学校档案室的资料来源和延伸与细化。所收集和保存的资料能更真实具体的记录和反应学院办学历史，是学院宝贵的资源和财富。
1.2 学院档案室是做好学院教学、科研和学生工作的保障
学院档案室中的档案资料是学院和教师在教学、科研、学生管理、师资队伍建设、人事变动等具体工作中直接形成的，具有一定价值的所有数据资料的集中统一保管场所。这些资料在形式上可以是文字、图表、音像资料、电子资料等;内容上可以是涉及学院的人事变动公示文件、会议记录、教学相关档案、奖惩记录、科研成果、立项课题、社会服务、校友档案资料、各种比赛资料、学校或政府部门公布的政策及法规性文件等。这些资料可为学院以后的教学、科研、学生管理、社会服务、校友服务等提供资料保障。
1.3 学院档案室是服务校友的重要窗口
校友是学校的重要资源，校友档案资料是高校档案的重要组成部分，在学校与校友间沟通中起到非常重要的作用，也是服务校友重要的资源，是高校档案中不可或缺的一部分。它可以见证校友的学习历程，是了解、挖掘和利用校友资源的重要渠道和保证，是联系学校与校友联系的纽带。学院档案室中的校友资料更为详细具体，可以包括校友的个人信息、学籍信息、在校期间的奖惩记录、班级照片、毕业去向、毕业后与母校的交际等，甚至有趣和值得纪念的个人事项、影视资料。这些档案资料对于学院发展和校友本人都非常重要。
2 现状
院级档案室非常重要，但从目前全国高校的情况看却不尽人意。目前相当一部分高校的二级学院并没有建立档案室[1-2]。虽然学院有大量的档案资料，但大多都存放于分管人员的手中，如行政相关档案资料由行政秘书保管、教学管理相关档案资料由教学秘书保管、科研和学科相关档案资料由科研秘书保管、研究生相关档案资料由研究生秘书保管、学生教育相关档案资料由学工办保管、实验设备等。这种档案管理方式存在严重的缺陷，一是档案资料存在交叉现象，如科研成果包括学生和教师的成果，会存在学生的成果教学秘书、科研秘书、研究生秘书、学工办都保存的现状，造成很大程度的资源浪费;二是在综合材料申报时，会涉及教学、科研、学科、学生等多方面的资料，需要各保管人员提供不同的材料，涉及人员多，容易出现工作杂乱，效率低，并容易出现材料遗漏等情况，如果再遇到相关人员出差等会影响工作进度。
3 措施
3.1 收集规范纸质档案
相关人员根据自己负责的领域确定收集档案资料的范围，并进行档案资料的收集、整理、分类和归档。如行政相关档案资料由行政秘书、教学管理相关档案资料由教学秘书、科研和学科相关档案资料由科研秘书、研究生相关档案资料由研究生秘书、学生教育相关档案资料由学工办、实验设备等资料由实验中心、校友档案由指定人员收集、整理和归档。然后由学院指定专人负责档案室的管理工作。要采取多种方式相结合的灵活多样的档案收集办法，尽量全面和细致的收集档案资料，特别是重大、重要事项。这可以为后续电子档案的创建奠定良好的基础。
3.2 创建电子档案及其管理体系
电子档案，是指通过计算机磁盤等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合[3]，是虚拟档案的一种形式。可以单独收集，也可以将纸质档案转化为电子档案，目的是实现档案的信息化管理和档案化管理，具体需要做到以下几点： （1）构建一个独立与可供广大师生使用的档案管理信息化平台，实现纸质档案和电子档案的信息化管理;
（2）电子档案应该是直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息，是直接形成的历史纪录，具有文件原始记录性和具有历史再现性;
（3）电子信息要经过一个归档过程处理后才能称之为电子档案，然后封装成为以卷为单位的档案基本单位，并且每个卷都有一个标准的电子封面;
（4）不仅管理档案的电子信息，也要对纸质档案进行信息化管理，以及电子档案和纸质档案的关联管理。
3.3 健全档案管理制度
好的档案管理制度是加强档案管理、规范档案收集、整理、分类、归档和使用，充分发挥档案的作用重要保障。档案管理制度一般包括立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案使用制度和档案人员岗位责任制5个方面。各个制度都有其规定范围，应加强档案管理制度建设，做到重要制度上墙，同时抓好落实工作，不要让制度仅仅是在墙上。
3.4 灵活的档案管理队伍
抓好制度落实，不让制度仅仅在墙上的关键在人，在档案管理人员的责任感、能力、知识结构和基本职业素养。因此，加强档案管理队伍建设，根据学院实际情况建立灵活的档案管理队伍，对充分发挥档案资料的作用至关重要。在信息化快速发展的时代，信息膨胀，数据爆炸为特征的大数据、云计算等系列新事物的出现，需要各行各业来积极应对。档案管理也已经进入了时代背景下的信息化时代，档案管理内容和形式较之传统的档案管理发生了翻天覆地的变化。对于档案管理人员的要求也越来越高。虽然，学院档案室相对较小，内容不如学校档案馆丰富，但同样需要良好的管理制度和优秀的管理人员，档案的连续和传承同样需要大数据、信息化来支撑和发展。学院可以根据自身人员特点，选择具有较好信息化基础的办公室人员或教师组成学院档案室管理队伍，由分管档案工作的学院领导牵头，构建学院档案管理服务团，负责档案室的运行管理。
总之，二级学院建设院级档案室有助于促进学院教学、科研、学生管理及社会服务的工作的开展，尤其对于远离主校区，不便利用主校区档案和资料资源的分校区的二级学院更为必要。学校和二级学院应重视和加强院级档案室的建设，完善学校档案管理体系，更好的推动人才培养。
参考文献：
[1]淡珊.高校二级学院档案室的定位与建设[J].文化创新比较研究，2018，2（24）：158-160.
[2]赖华红.高校二级学院档案管理工作亟待加强[J].秘书之友，2013，（03）：33-35.
[3]https：//baike.baidu.com/item/电子档案/983297？fr=aladdin[DB/OL].
基金项目：山东省研究生导师指导能力提升项目（SDYY17097），山东省研究生教育联合培养基地建设项目（2017051），青岛农业大学教学研究项目重点建设项目（XJG2017007）
作者簡介：李玉全（1978-），男，山东昌乐人，博士，教授，主要从事教学研究和管理工作。
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