高职院校二级学院办公室设置与改革思路分析

作者:未知

  摘要:在立德树人根本任务和不断提升人才培养质量这个永恒要求下,加强高校内部治理是一个日益迫切的问题;机构设置是内部治理的重要内容,其中高职院校二级学院(或系部)办公室设置问题是一个容易被忽视的问题。由于高职院校对“校、院二级管理”的认识本身存在分歧,有的落实,有的尚未落实;对二级学院内设机构,也难免会出现重视教研室建设、轻视办公室设置和建设的倾向。本文结合前期的调研和访谈,尝试提出系统、清晰的高职院校二级学院办公室设置和职能界定的思路与方案。
  关键词:办公室;二级学院;设置;改革
  中图分类号:G648 文献标识码:A
  办公室是一个中枢性的办事与协调机构,其稳定运行对包括高校在内的社会组织各项活动的正常开展影响很大。二级学院(或系部)作为高校之中的教学组织基本单位、教师管理基础单位、学生管理基层单位,在人才培养、专业建设、教学组织、学生管理等方面起着至关重要的支撑作用。长期以来,由于受到观念影响和编制制约,二级学院(或系部)内设机构重教研室、轻办公室的情况普遍存在。在一些高职院校领导的观念里,二级学院(或系部)只需要有教研室就够了,管理工作可以由其他人顺带完成即可,这其实并不利于二级学院自身的建设和发展,也不利于推动学校整体建设和发展,应对这种看似“无关紧要”的问题进行深入研究,切实提高高校自身的治理水平。
  1高职院校二级学院办公室建设存在的不足
  1.1学校层面存在的问题
  1.1.1办公室设置总体仍以层级制为主,扁平化管理难以落实
  扁平化机构设置和目标化管理是现代管理的重要特征。扁平化的体现是:层级减少、渠道缩短,而宽度大大增加。它有两个最显著的特点:一是直接对接业务或服务对象;二是整体呈现多点式短宽对接特征,以便及时有效地做出反应和决策,确保不失去瞬息即逝的机会。如银行和一些大型企业采取的“事业部制”就是最典型的代表。
  尽管有这样那样的优点,扁平化管理却未必完全适用于高职院校。原因是高校的教学组织、人才培养、招生就业、学生管理等等都自成系统,“计划执行反馈改进”的管理要求和扁平化管理的运行模式不尽相同,更适合采取层级制的管理模式以确保决策得到有效实施和反馈。
  但扁平化模式在高校之中并非毫无用武之地,它可以在二级学院办公室设置中尝试采用。从调查问卷看,大多数受访者倾向于二级学院分别设置综合办、教学办、学生办,这种两个或三个办公室的设置都可以采用扁平化模式设置,从而确保各自履行自身职能,彼此之间没有太大干扰,业务可以齐头并进推进和完成。
  结合前期对云南省部分高职院校二级学院设置办公室的调查问卷统计情况看,80份有效问卷中,认为二级学院(或系部)应该设置办公室的比例占到了84.8%,认为不需要或无所谓的比例为15.2%;认为二级学院(系部)应设置综合办的比例为21.3%,设置综合办、学管办即可的比例为34.7%,应设置综合办、教学办、学管办的比例高达52.1%。综合来看,主张二级学院(系部)应设置办公室的意见是占主流的,区别只是在究竟应该设几个办公室这点上有分歧。
  1.1.2校院两级办公室不相统属,统筹协调性不足
  办公室作为某一层级管理机构的办事部门,不同层级办公室之间没有统属关系,由此带来的突出问题是执行力无形之中会被打折扣,特别是二级学院办公室对执行学校一级办公室的要求和所安排的工作缺少紧迫性和压力感,任务和要求一般情况下需要经过二级学院领导把关和传递,导致一些时效性要求比较严格的工作有时会因信息衰减、落实不力而受到影响。
  1.1.3办公室仅是办事机构,本身缺少协调的权威性
  当一些工作需要协调多部门联合开展的时候,往往需要有校级层面的领导出面协调才能推动,办公室本身缺少协调的职权和权威性。这无形之中也加大了领导的协调工作量,会对工作推进和管理效率产生一些不利的影响,应从制度和机制上加以调整和解决。
  1.2二级学院办公室设置存在的问题:
  1.2.1設置不规范
  二级学院(或系)办公室设置没有统一模式。有的目前暂未设办公室,只有一个系秘书(如楚雄医学高等专科学校);有的目前未设置,下步准备分设综合办、招生就业办、学管办(如云南能源职业学院);有的设学院办公室、学生服务办公室(昆明冶金高等专科学校);有的综合办公室、教学办公室、学生管理办公室设置齐全(如云南国土资源职业学院);有的只有一个办公室,承担教研室职责之外的其他工作(如大理农林职业技术学院)。设置什么办公室取决于对办公室职能的理解,也取决于校、院二级管理实施的程度和力度。但总体来说,基本是从各自需要出发来设置,没有较为明确的规范,变化性也往往比较大,分分合合没有一定之规。随着学校治理能力提升和内部管理的加强,这方面应该得到重视和改进。因为随着管理职能下移,二级学院(或系部)管理责任加大,管理事务增多,若无专门的内设机构应对,则管理层级不足带来的管理压力将会放大,并有可能带来管理效率与积极性方面的问题,见表1。
  1.2.2人员不专业
  这是二级学院办公室比较普遍的问题,原因和高职院校普遍受到编制和人员成本制约,一般都是由专任教师或辅导员兼任办公室负责人有较为直接的关系。因为办公室人员多是临时兼任,一方面工作不够安心、变动性比较大,另一方面从事办公室工作时间不长,普遍对办公室业务不熟悉,学习提高的劲头也不足,很少经过专门的培训。确保人员队伍相对稳定,同时具有相应的业务素质和能力,对做好二级学院办公室工作非常重要。
  1.2.3职责不清晰
  二级学院(或系)工作职责相对简单,按道理不应该发生职责冲突,但近年来随着基层党建工作吃重,二级学院很大一块精力得用在这些方面,谁来做、怎么做、责任如何落实成为基层办公室遇到的难题。在二级学院办公室本身不够健全、职能和职责尚待厘清的高职院校,很多工作有可能会陷入“见子打子”状态,忙起来头发胡子一把抓、人员胡乱顶上,事情过后职责仍然没有得到有效梳理的情况并不少见。有机构、有职责、有人员、有待遇,才有可能做好工作。   2二级学院办公室设置与建设的思路
  2.1重构
  即按校、院两级办公室的不同职能和职责,分别按照层级制(校级)和扁平化(院、系级)对办公室组织机构设置体系进行完善。校级办公室按照层级制构建,有利于快速有效地沟通协调,能够及时将上级文件和精神传递到领导和相关部门手中,也能及时将学校需要报告请示的事项和材料第一时间送出。管理权限相对集中的科层化设置,对确保管理效率有很大帮助。
  二级学院(或系部)办公室按照党政综合业务、教学业务、学生管理事务三大职能分设,有利于对口学院相关职能部门,完成其所布置的任务和工作;工作归口、职能清楚、责任明确、利于迅速执行和对口反馈完成情况,可以同步进行、分向推进,避免一个办公室管几摊子事情、有可能相互冲突或有所遗漏的情况发生。
  科层制+偏平化的办公室构建,是基于高职院校工作实际提出的办公室设置思路,也是一切从实际出发的体现,具有较大的可行性。
  2.2明责
  完善组织架构是第一步,紧接而来的是明确职能和职责。明确职能和职责的过程也是一个对学校管理工作进行梳理的过程,所要明确的其实未必只是办公室的职能,而是所有部门的职能和职责,包括交叉性的工作如何落实各自的職责,工作的承接关系和沟通机制等等。就校、院两级办公室来说,上情下达、请示汇报、公文处理、会议服务、交办事项落实、信息报送、档案资料管理等工作无疑是自己工作的题中之义,必须落实好、处理好,做到事事有落实、件件有回音,使管理做到有规矩、无边界、全覆盖。
  2.3赋权
  有职责,还要有履行好职责的职权。要切实落实校、院二级管理,把该放的权力放下去,让二级学院在基层党务工作、行政管理、教学管理、学生管理、人事管理、科研管理、就业、校企合作等方面有更大的发言权,避免积极性受挫。这样,二级学院办公室也应具有相应的业务处理权限,能够对相关工作快速做出反应,确保人才培养、教学管理、学生管理与就业服务工作不受影响。相关职能部门适度的授权或者分权就是必要的。
  2.4双管
  为了提高二级学院各类办公室的管理和运行效能,可以采取“双管”策略,即行政上由所在学院领导,业务上受包括学校办公室在内的上一级职能部门或相关机构指导。这样可以有效地防止执行过程中出现“肠梗阻”的情况,也可以解决学校职能部门“无脚”带来的“落实难”和推诿扯皮问题。执行情况和任务完成情况,上级办公室在部门考核时有评价的权利。
  3改革着力点
  3.1加强顶层设计
  所谓的项层设计,就是按照《高等教育法》、《职业教育法》要求,从学校发展的实际出发,加强对校、院二级管理的研究,形成清晰的校、院二级管理的思路和实施方案,完善相关的规章制度,从事权、财权、管理权限等方面给予二级学院支持,充分调动二级学院的办学活力,这是加强二级学院办公室建设的前提。
  3.2按照精简高效够用的原则,建立二级学院办公室
  无论是按照层级制方式设置的一办统管,还是按照扁平化模式实行党务与行政、教学、学生管理与就业服务办公室分设,或者将某几种职能合并在一个办公室内,原则就是“必须、够用、管用”。适合的就是好的,二级学院办公室设置显然也如此。基于人力资源成本控制的需要,受限于各高校偏紧的事业单位编制数额,为有机构而设置机构,搭建人浮于事、效率低下的二级学院办公室既无必要也无可能;事情有人做、学生有人管、工作推得走,二级学院办公室设置就被证明是合理的和有效的。成本控制是手段不是目的,一切工作的出发点和目的都是做好学院和学校的各项工作,推动学校发展。
  3.3明确相应的待遇
  内设科室运行中遇到的一个突出问题,是校内职级不明确,在绩效工资分配方面付出得不到回报,从而对从事这项工作的同志的积极性带来影响。对此,按照《高等教育法》所规定的内设科室负责人由学校聘任、管理、解决待遇的原则,可参考机关职能部门内设科室负责人待遇,让二级学院办公室享受相应的绩效分配政策;如果是教师兼任的,可以允许承担一定的教学工作量,并在职称晋升等方面和专任教师一视同仁,这样才能让老师愿意承担相应的工作,使二级学院办公室建设进入到正常轨道。
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