医院电子档案管理的规范化探析

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　　[摘 要]随着信息技术的不断发展，医院的很多事情开始运用信息技术来形成电子档案。笔者在本文首先对电子档案的优势进行阐述，分析医院电子档案在管理上存在的问题，并提出了相应的措施，希望可以为医院电子档案的管理规范化提供指导和帮助。
　　[关键词]医院电子档案 管理 规范化
　　中图分类号：G712 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2019）07-0338-01
　　前言
　　随着社会信息化技术的不断发展，计算机技术已经与人们的生活和工作休戚相关。为了能够跟上时代的进步，医院也开始管理和利用电子档案。任何事物都具有两面性，传统的纸质档案弊端逐渐显现。因此，在电子档案广泛使用的今天，医院必须建立规范的电子档案管理制度，完善电子档案的管理体系，从而保证电子档案的规范化和程序化。
　　一、电子档案的优势
　　1.1 电子档案有助于信息的保密性
　　传统的电子档案的查找一般都是提供整个档案来供查找人员使用，查找人员在查找的过程中可以看到整个档案信息，所以传统的档案不利于信息的保密性。而电子档案在查找过程中，只提供自己所要查找的那一部分，从而更好地实现档案的保密需求。
　　1.2 电子档案有助于信息的检索，提高工作效率
　　传统的电子档案在搜索信息时，会浪费档案管理者的很多时间，从而降低了档案管理者的工作效率，增加他们的工作强度。另外，传统的电子档案在操作过程中可能会出现信息收集不完整、漏抄、字迹不工整等问题。然而电子档案可以使用非常高效便捷的处理方法来处理电子档案，改变过去低效复杂的办公方式，大大降低了管理者的工作强度，缩短了他们检索档案时的时间，提高了档案管理者的工作效率，实现了全方位且快捷的信息收集与处理。
　　1.3 电子档案有助于档案的共享，提高使用效率
　　传统的纸质档案只可以提供给单一的使用者使用，有着很强的约束性，而电子档案可以非常方便地提供给人们进行使用，在进行档案的管理时，会按照资料的分类进行统计和收集。因此，相比较传统的纸质档案，电子档案可以提高检索的效率，可以与各种业务进行紧密地联系。电子档案可以使用很多次，可以在纸上打印很多次，其中的内容是不会受到影响的，但是纸质档案却没有这样的优势。
　　二、电子档案管理上存在的问题
　　2.1 电子档案难以确保信息的真实性与原始性
　　电子档案与传统的纸质档案相比，其安全问题与保密问题做得还是不够的。电子档案的原始数据是来源于医院的各个部门，医院中各个部门的管理者是第一搜集者，因此档案管理人员是无法参与到这个阶段的过程中的，从而导致信息有可能被修改、窃取或者销毁。而且现在的计算机技术是很发达的，医院的电脑一旦被病毒感染或者被“黑客”侵入，就有可能造成信息数据的丢失，从而使整个系统处于瘫痪的状态。
　　2.2 电子档案难以受到重视
　　档案的管理人员可能会将注意力停留在传统的纸质档案的管理中，而且他们往往只是注重收集医院下发的行政文件，会忽略医务人员在医疗活动中的学术性资料、所开展的科研成果、一些典型的影像资料、一些已经发表的论文等资料的收集，从而造成电子都档案数据的流失。
　　2.3 电子档案难以表现其过程方式
　　与传统的纸质档案相比，医院电子档案在形成的过程中无法用具体的实物来确定，电子档案也没有过去的一些痕迹，比如说修改或者字迹等。而传统的纸质档案可以保存修改或者字迹。所以，对于某些观点或者计划等，在传统的纸质档案里可以轻松地保存下来，而且清晰能见，然而电子档案如果想要保存这些原件 有一些困难，而且很容易被管理人员所忽略。
　　三、医院电子档案管理规范化的措施
　　3.1 建立了完善的医院档案管理网络体系
　　有一个完善的管理体系对于医院的电子到档案是非常有帮助的。可以在医院实行三级管理体制，明确各部门的职责和相应的义务。在电子档案的管理上实行统一领导，各部分分工明确，严格实施档案的集中管理制，由医院的档案室负责，医院的档案室属于医院办公室，所以由办公室给予指导，一名副院长分管医院档案工作，做到了层层负责，层层把关。三级管理人员可以相互协调，相互配合，促进医院电子档案的规范化。所以，电子档案文件一旦形成，可以按照相应的要求进行归纳与整理，之后交给档案室进行保存。
　　3.2 加强医院办公自动化系统的建设
　　由于医院的办公自动化系统与档案的管理系统之间可能会相互之间不兼容。所以，为了实现办公自动化、档案管理以及行政工作效率之间的协调，必须在三者之间建立一个交换媒介。医院需要有目的、有计划、有步骤地区进行合理地发展，合理地将办公自动化与电子档案结合起来进行使用。建立办公自动化可以对对所形成的电子档案文件能进行统一且有效地管理，这样可以节省时间，避免进行一些重复的管理和整理工作，也可以方便电子档案的使用，更好地促进医院系统管理体系的建立。
　　3.3 确认医院网络环境的安全
　　现代的信息技术是以网络为媒介的，但是在管理电子档案的过程中，可能会由于网络的安全问题出现隐患和危險，所以在医院电子档案管理的过程中要确保网络环境的安全问题。电子档案的安全问题要与网络之间的安全以及医院的保密要求相结合，制定出一个系统安全的网络信息系统，从而有效地阻止其他人员对电子档案的泄露和修改，这样会对医院造成很大的负面影响和损失。首先，医院要建立一个计算机的安全防火墙，对电子档案进行加密保存和处理，禁止其他用户的访问；其次，将医院内的机密文件刻录到禁止复制的光盘上，并且加上只读器，这样就算光盘丢失也不会让别人对文档和数据进行恶意修改。最后，对于电子档案的搜集过程要进行严格的把关，严格按照操作的流程进行档案的搜集和处理，并且做好备份工作，对于那些比较重要但是却长期不使用的档案，要定期进行检测和加密，并且经常修改档案密码，避免“黑客”进入并盗取相关的信息和数据。
　　3.4 确保外界环境的安全
　　我们都知道电子档案的信息量是比较大的，如果只是单纯地依靠计算机的存储空间是完全不够的，而且电子计算机的存储如果内存过大，会影响其正常的运转，可能会出现问题或者故障，从而导致计算机内的重要数据丢失，所以，需要档案管理人员及时对电子档案进行备份处理，保证电子档案的存储安全。同时，电子档案的备份存储需要放在硬盘、U盘等外部的存储器，所以他们对外部的环境的要求是很大的，因此电子档案管理人员在存储时，要注意避免高温、潮湿或者有强光的环境，从而避免重要数据的丢失或者外部存储器的损坏。
　　3.5 改善医院电子档案的存储条件
　　电子档案需要良好的保存环境。医院要尽可能地创造一个有良好温度与湿度、避光、防止有害物质等的环境，这样会对电子信息起到一个很好的保障作用。另外，医院要加大投入，不断完善电子档案的信息化建设，需要配备先进的电脑设备、扫描仪、大容量的硬盘等等，这样可以为电子档案的管理提供良好的条件。同时，医院需要对已经归档的电子档案进行定期的维护和检测，保证电子档案的安全。
　　四、结论
　　电子档案的管理不是一朝一夕的事情，是一个长期的工作，所以医院不能只注重医疗设施和设备的投入，同时也应该注重管理的设施。医院既要加大资金的投入，及时地更新档案管理的设备，同时也要安装比较安全的软件，从而实现电子档案的数字化与自动化以及现代化。现在的社会，信息技术在高速地发展，医院的电子档案也应该从根本上实现改革，更好地去创造管理的手段与方法，更好地保证电子档案的规范化与信息化，紧跟时代的步伐。
　　参考文献
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　　[3]冯小新. 新医改背景下加强医院档案管理工作的对策[J]. 黑龙江档案，2017（3）.
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