加强机关档案管理规范化建设探析

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　　【摘要】机关档案管理规范化建设是机关档案工作改革与发展的客觀需要，应推行相应的制度规范档案管理流程。鉴于此，本文主要从机关档案管理规范化建设的重要性入手，探索其规范化管理措施，以确保有序高效地开展机关档案工作，提升档案管理水平。
　　【关键词】机关;档案管理;规范化
　　随着经济与社会的高速发展，文书处理和档案工作等发生了巨大的变化，对档案工作者提出更高的要求。但是机关档案意识较弱、档案归档立卷不规范、信息化建设相对滞后等问题阻碍档案管理规范化建设进程，面对不断增加的档案数量和日益丰富的档案形式、内容以及持续扩大的档案信息服务对象，怎样规范开展档案管理工作，提高档案管理水平，是机关档案工作者的重要课题。
　　一、机关档案管理规范化建设的重要性
　　机关档案指的是机关从事各项工作形成的真实记录，工作人员参考这些工作记录可以预测今后开展工作的方向，并从中借鉴工作方法和经验，维持国家政策的施行和社会秩序，保持国家决策的有效性、连续性，起着不可替代的凭证作用。换言之，机关档案是原始记录，如实反映机关在实际工作中的艰辛和取得的成果，对科学开展机关工作有重要意义，通过完整的档案可以了解机关工作的基本发展脉络，及时发现问题并总结经验，是宝贵的信息资源。当然，机关档案的重要价值在于挖掘及利用档案信息的效益，只有规范管理档案，才能做好信息挖掘利用工作，体现机关档案的价值。机关档案工作者研究档案管理的规范化建设不但有助于机关完善记录、有效运转，还为充实馆藏档案资料打下基础，为国家积累档案财富，为人们提供原始凭证，为机关提高档案管理水平、建设和谐社会提供有效服务。特别是随着机关工作任务日益繁重，规范化的档案管理是机关提高工作质量的重要保障。
　　二、加强机关档案管理规范化建设的措施建议
　　（一）提高档案意识，规范机关公文制作。在机关档案管理规范化建设中，首先要做的就是提高档案意识，将档案管理规范化建设纳入机关管理议事日程。所以机关要通过多种形式和渠道深入宣传、贯彻落实《档案法》《档案法实施办法》等，使档案管理规范化建设和机关其他工作同步部署、实施、考核，解决档案管理不规范的问题。与此同时，加快依法治档建设进程，利用法律赋予机关的行政执法权力，保证落实档案管理规范化建设工作;大力宣传档案管理规范化建设的意义，将其变成机关基础工作不可或缺的部分。尤其要强化机关公文制作管理的规范化建设，因为公文制作质量的优劣不仅决定着公文自身的质量，还直接影响着档案的质量，是档案管理规范化的重要影响因素。例如机关制作公文所用纸张必须符合质量标准，平时注意检查公文制作有没有严格履行签发手续、符合审批权限与否、公文标题正确与否、主送单位与抄送单位正确与否、落款和公文一致与否、有没有主题词和日期等;公文字迹必须清楚，不能用容易褪色的墨水、笔、纸张等草拟公文，确保字迹清晰、鲜明，方便日后长期保管和使用;制作公文所用文种务必合理，并规范公文拟制格式，形成规范的公文，保证机关档案质量。
　　（二）推行部门制度，规范档案归档立卷。针对机关各部门形成的公文，应明确职责、建章立制，严格推行部门档案归档或立卷制度。因为机关具备按章办事的特征，落实制度才能使工作有序、有效。所以机关要建立完善的主要领导或者分管领导负责制、各部门负责人对自有档案负总责、部门兼职档案人员对档案的收集、整理、移交等工作负具体责任的系列配套制度，规范档案工作。例如把文件材料归档列入各部门的目标责任，签订责任书，增强人员责任意识;分管领导和部门负责人、兼职档案人员的职责应明晰，确保其分工合作，做到政令畅通。机关档案工作者则应对各部门收集档案、整理档案提出明确的要求，在公文制作质量和文件处理制度化、程序化等方面提出对应要求，完善文书处理流程和归档范围、分类大纲、保管期限、安全管理等制度、办法、规范。例如机关各部门要做好收发文登记工作，随时随地完整收集收发文、工作文件、内部文件等，在拟好题名的同时编好目录，强化日常公文管理。把平时的立卷工作做好，能促使机关提高公文处理质量。机关档案部门应落实档案业务指导保障工作，在平时通过培训指导各部门人员掌握基础档案知识，规范制发档案业务指导文件。在各部门收集和整理档案材料的阶段主动提供上门指导与服务，及时发现问题，并帮助其改正;移交档案时必须细致、耐心、认真检查，严格控制档案质量，同时严格履行签字盖章移交手续;在完成归档工作之后要及时总结经验，组织参与档案工作的全体人员开展业务交流活动，提出档案工作中暴露的问题，促进相互之间的交流，做到取长补短，促使全体人员共同进步，一起为档案管理规范化建设贡献力量。
　　（三）严格规范化管理，加快信息化进程。在当今网络信息时代，机关档案管理规范化不仅涉及日常的公文制作与归档立卷，还和信息化建设息息相关，档案工作者应在档案管理中加强对信息化技术的应用，通过数字化的方式存储机关档案资料，达到提高空间利用率的目的，延长存储机关档案资料的时间，预防发生档案破坏问题。在档案管理信息化建设中，通过机关内部局域网就能实现网上查询档案信息，使档案信息的利用更快速、高效。在通过计算机采集机关档案资料并上传时，档案工作者必须严谨细致地开展筛选工作，确保档案信息录入的完整性、准确性，并且经过审查之后要分类归档档案材料。当把档案材料上传到档案管理系统之后，就要保证档案信息的保密性，对于开放性的档案材料可以将其设置成可读，不允许修改和下载。与此同时，在规范机关档案管理信息化建设工作时应强调安全管理，高效设置档案管理系统防火墙，防御非法入侵;促进病毒库的定期更新，科学有效地开展机关档案数据库加密工作，例如对于重要档案信息必须及时备份，并做好登记，科学设置用户权限，加快机关档案的数字化与信息化发展进程，夯实档案管理规范化建设基础;针对重点档案管理设施设备必须做好安全事故排查工作，及时发现可能存在的隐患、问题，限期整改，消除危及机关档案安全的漏洞;严格落实机关档案的收集、保管、使用、保密、设备管理等日常工作，坚持责任到人、策略到位，对保存重要档案的区域应全天候监控，保证机关档案安全;提高人员素质，因为在机关档案信息化建设中，人的行为是重要因素，相关人员应深入学习档案安全保密制度和规范，明确档案信息化工作中需要遵循的安全保密原则、安全保密问题，同时定期或不定期抽查，及时发现人员不安全的行为，实行批评教育，提高其安全保密意识。
　　三、结束语
　　总而言之，机关档案管理的规范化是机关实现档案工作高效化的基础、前提，档案工作者务必要正确认识档案管理情况，提高人员档案意识，并积极推行部门制度，实施严格的规范化管理，促使档案管理工作越来越规范，不断深化机关档案管理改革，最大限度发挥档案的价值，为机关高效履职提供可靠支撑。
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