医院电子档案建设与规范化管理探讨
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【摘要】近些年来，伴随医疗卫生体制改革进入攻坚期，医院各项管理活动中所产生的电子档案不断增多，医院电子档案管理面临着新的挑战和要求。在这种环境下，如何科学有效地对医院电子档案进行系统化、全面化管理，成为当前医院档案管理人员重点关注并思考的问题。基于此，本文就医院电子档案建设规范化的必要性予以阐述，分析当前医院电子档案建设中存在的主要问题，提出自己关于医院电子档案建设的建议，旨在为相关医院提供借鉴和参考。
【关键词】电子档案;规范化;建设;信息化
计算机、互联网等现代化信息技术与工具深刻影响着医院电子档案建设成效，改变了电子文件档案管理的模式、理念以及内容。新形势下，做好医院电子档案管理工作，可以更好地为医院管理工作提供决策依据，促进医院可持续发展，提升医院核心竞争力。同时，推动电子规范化管理，也是进一步提升医院信息资源开发利用率的重要举措。
一、医院电子档案建设与规范管理的必要性
（一）开发利用电子档案，提升医院核心竞争力的内在要求。医院只有做好内部管理工作，才能创造出更多的经济效益和社会效益，才能确保医院各项工作稳步推进。强化医院电子档案建设与规范化管理，是确保医院科学发展、信息安全的重要举措。旨在通过实现电子档案形成、办理、归档、利用等关键环节的标准化、规范化管理，减少医院电子文件归档过程中存在的问题和偏差，挖掘档案凭证价值以及参考价值，更好地提升医院内部管理的整体效益。除此之外，电子档案来源于医院日常管理以及相关业务工作，推动电子档案管理工作健康有序发展，为医院管理者以及决策人员提供决策依据，增强决策的科学性和针对性，提升医院核心竞争力。
（二）做好档案服务工作，节约档案管理成本的必然要求。电子档案中大量的信息资源涉及医院日常的业务开展以及内部管理，也涉及到相应的政策、规章制度以及法律法规。以电子公文类的电子档案为例，电子公文中许多内容涉及当前政策以及医院改革，能够为医院管理工作提供重要的依据。深入推进医院电子档案建設与规范化管理，可以确保档案需求主体通过查阅档案来了解某一领域的事项，彰显档案的服务功能。除此之外，深入推进医院电子档案建设与规范化管理，可以更有效地确保档案资源的真实性、可靠性以及完整性，为档案服务创新提供基础;规范的纸质档案数字化成果，也可以避免档案管理中出现重复劳动的问题和现象，减轻档案管理人员的工作压力，进而节约医院档案管理成本。
二、医院电子档案的建设与规范化管理存在的问题
（一）医院电子档案管理制度欠缺科学性。现阶段，部分医院电子档案管理制度存在内容不明确、流程不清晰等问题，容易导致电子档案管理工作无序化。第一，部分医院尚未出台相应的电子档案管理规章制度，难以为档案管理人员提供全方位指引。比如，对于图片、文字、视频、音频等不同类型的电子文件档案是否应当采用统一的格式，应当采用何种格式;对于公文类、日常办公类、文书类等档案资源，是否在保密期限、管理层面具有特殊的规定，也有待明确。实践中，更多医院是采取原则化以及笼统化的管理模式，不利于档案管理成本的缩减。第二，部分医院没有明确电子文件档案管理的基本流程，导致电子档案在收集、归档、借阅以及开发利用过程中出现问题。同时，部分医院对于电子档案管理缺乏明确的分工，单纯将电子档案管理的职责全部划分至档案管理部门，不利于形成分工明确、有效合作、高效管理的档案管理模式。
（二）医院电子档案管理缺乏创新，信息技术的应用层次不高。总体而言，我国医院电子档案管理信息化建设的水平落后于国外发达国家，部分医院尚未将新型的技术应用到电子档案管理的各个领域。电子档案作为一种以数据为主要组成的档案资源，需要档案管理人员通过新型的数字化信息技术对其进行管理，才能真正发挥出档案资源应有的效用。第一，部分医院尚未将大数据技术应用至电子档案管理领域，无法实现对电子档案内容的自动识别，不利于电子档案收集工作以及档案专题建设工作。第二，部分医院档案管理系统与其医院办公系统尚未实现数据关联，影响电子档案资源的利用率。第三，部分医院电子文件档案管理系统功能单一，与医院电子档案管理实际脱节，难以满足档案管理的日常要求。
（三）忽视安全管理，存在安全隐患。从辩证法的视角来看，医院电子档案管理并不是完美无缺的，其虽然能够提升档案管理实效，但也给档案管理工作带来了风险。部分医院忽视对电子档案进行安全管理，导致档案管理系统遭受非法病毒程序攻击，出现档案遗失、档案损毁、档案非法加密以及档案篡改等问题，影响了电子档案管理工作的严肃性。
三、医院电子档案的建设与规范化管理的策略
（一）完善电子档案管理制度，明确管理重点。第一，医院档案管理人员要深入调研，立足于当前电子档案管理的薄弱点来完善本医院的档案管理制度，出台相应的规章制度。一方面，在技术规范上应遵照或指定电子文件元数据标准、数据结构标准、数据存储交换格式等技术标准，以保证数字档案室系统开发的统一性，确保能够在档案管理系统中对相同类型的电子档案资源进行集中处理;另一方面，对于公文类、日常办公类、文书类等档案资源，应明确不同的管理标准以及管理内容。例如，档案鉴定工作领导小组应对失效的电子公文（或超过保管期限的档案资源）及时进行价值鉴定和销毁工作，避免无效档案堆积。第二，医院要进一步细化档案管理流程，明确档案管理分工。通常而言，可以由文件形成部门负责其收集、整理和归档工作;信息技术部门负责硬件设备、软件系统的维护、更新，以及提供电子文件的背景信息、元数据等相关归档内容，保证归档电子文件的质量;档案管理部门负责电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等，实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。同时，应建立业务、档案、信息化建设和安全保密等部门的协同配合机制，按照职能分工，共同构建规范的电子档案管理体系。
（二）深入推进医院电子档案管理信息化建设。第一，医院要进一步发挥大数据技术在电子档案管理中的优势，通过大数据技术对电子档案中的信息资源进行自动识别，开展档案专题建设工作，提升档案资源的检索效率。第二，医院要进一步实现电子档案管理系统与办公系统的数据关联，实现电子档案的一站式管理和一站式传输，提升档案资源的利用效率。第三，医院要加强与档案管理系统供应商的合作，根据电子档案管理的最新规范要求，结合本单位的具体需求，及时更新档案管理模块功能及流程，进一步实现档案管理专业化。
（三）做好安全管理工作，确保档案资源的价值。医院要将电子档案安全管理作为一项基础性的工作来抓，确保档案资源的完整性、真实性以及准确性。第一，医院可以将数字加密技术、云加密技术、区块链技术以及数字密钥技术应用至电子档案管理领域，有效防范互联网以及物联网终端的病毒程序。第二，医院要明确电子档案资源的查阅权限，做好电子档案保密工作。第三，医院可以利用云储存工具对电子档案资源进行备份，解决传统硬盘备份以及计算机备份的固有缺陷，进一步从事后防控的角度对医院电子档案进行安全管控。
四、结束语
现阶段，大多数医院已经基本实现了办公自动化，医院电子档案数量也在不断增加。然而，部分医院由于在管理体制、管理方式以及管理结构等方面存在不足，导致电子档案管理效率和质量不高，严重影响了医院转型升级的步伐。鉴于此，有必要从理论层面就医院电子档案的建设展开探讨，探寻医院电子档案管理的新思路。通过本研究可以发现，医院电子档案管理是一项全局性、系统性以及长期性的工作，不仅与档案管理部门息息相关，也与医院其他业务部门紧密相连。为此，医院必须要搭建档案管理部门与信息、业务等多部门相互协同的电子档案管理机制，提升电子档案管理的时效性和质量。
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