内控视角下高校教育基金会固定资产管理探讨
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摘 要：本文主要从内部控制的角度，探讨如何进一步加强高校教育基金会固定资产管理，保证资产安全和使用有效、财务信息真实完整，从而更好地发挥其高校教育事业发展助推器的作用。
关键词：内部控制;高校教育基金;固定资产管理
自1994年清华大学、浙江大学和北京大学相继成立了高校教育基金会以来，经过二十多年的迅速发展，我国高校基金会已初具规模，截至2018年底我国高校教育基金会约有500多家。随着高校教育基金会的飞速发展，教育基金会的资产规模也在迅速扩大，教育基金会通过捐赠获得或通过项目购买增加的固定资产越来越多，固定资产管理及核算问题日益突出。
一、高校教育基金会固定资产管理存在的主要问题
1.固定资产采购及后续管理
实务中常发生这样的情况：在项目支出中，按照该项目的预算或经捐赠方同意需要购置开展项目所需的固定资产，经办人自行在电商平台上按照需求选取并购买了办公家具，到财务报销的时候，才发现缺乏采购流程、固定资产未入库，而且不知道入哪里。经与管理部门沟通，口头形成“按照学校的采购流程来”的结论，随后拿着已经购买好的发票办理补审批的流程。而且买来的固定资产，本该属于教育基金会这个独立法人，但由于教育基金会无库可入，最后为了报销就强行录入学校资产库，归具体采购人所在部门管理。
（1）固定资产采购管理环节。通过教育基金会项目采购形成的固定资产存在以下问题：一是缺乏必要的需求预算计划，在实际操作中，以支持学校教育事业发展为由，无年度采购计划、无预算安排、临时采购的现象比较普遍;二是采购流程设计不科学、不合理，甚至缺乏必要的采购流程，在实际采购业务发生时，采购经办人无据可依，基金会管理方往往会口头制定指导按学校采购流程执行，导致先采购后审批的情况;三是刻意规避制度规定，不按规范要求进行采购，对于单价达不到固定资产标准的固定资产，采取少量多次采购的方式变相操作。
（2）固定资产入库及后续管理。教育基金会固定资产实物管理中往往存在管理混乱的情况：资产产权不明确，尤其对于学校资金和教育基金会资金共同投资形成的固定资产，实际使用中教育基金会固定资产与学校固定资产也没有明显区分;没有明确的管理部门对对基金会固定资产实物及时建立台账、造成账卡、账实不符;未按规定对固定资产的进行定期或不定期清查，清查具有随意性，无法核实固定资产状况、保证其完整性，不能如实反映教育基金会固定资产状况和财务状况;教育基金会固定资产管理中，信息化管理系统缺失，或者固定资产管理系统利用水平不高、管理失调，从而导致捐赠的资产闲置、使用效率低下。
2.固定资产核算管理环节
（1）接受捐赠增加的固定资产不及时入账、甚至不入账，形成账外资产。通过接受捐赠增加的固定资产，资产直接管理人员由于缺乏相应的财务知识，未索要或者忘记索取受赠资产的价值信息，或者根本无入账意识，导致实物管理与账务管理脱节，往往延迟或疏于账务核算管理，甚至有的资产都没有了，但账上无任何过程记录。
（2）固定资产折旧计提不符合制度规定，甚至核算范围不清晰，造成会计信息严重失真。高校基金会是由高校发起成立的基金会组织，许多高校基金会的财务人员缺位，由学校财务人员兼任，其核算管理往往带有学校的影子，未能完全严格按照基金会组织相应的制度规定执行。实务中，部分高校教育基金会对于项目资金购置的固定资产，直接费用化计入“业务活动成本”，没有在账上反映，形成账外固定资产，直接导致基金会对外提供的报表信息不准确，资产反映不完整;或者参考高校的做法，在借“业务活动成本”，贷“银行存款”的同时，按固定资产的成本借记“固定资产”，贷记“累计折旧”，相当于在固定资产购置入账当期全额计提折旧，资产账面价值直接变为零，以后期间不再计提折旧。甚至还会出现高校教育基金会资金购买固定资产未核算到教育基金会这个主体上，出现会计核算范围不清晰的问题。
二、高校教育基金会固定资产管理存在问题的内部控制风险分析
1.管理层重视程度不够，制度缺失或者设计不健全
固定资产采购管理、实物管理层面，缺乏完善健全的规章制度和内控手册，完全直接参照学校规章制度执行，或者即便有规章制度，但是制度内容不够完整、没有充分考虑内部控制的方法，可执行性不高，导致管理效率低下。
高校基金会一般对设定的特定项目制定一个总的捐赠资金使用管理办法，没有对于固定资产采购及实物管理设定明确统一的管理流程，等到具体业务发生时，完全引用学校的相关规定，没有根据教育基金会的特性，设计适合教育基金会的相关采购管理制度。
2.固定资产管理人员素质不高，管理手段落后
固定資产保管部门或责任人模糊或缺失，或者即便有明确的管理人员，也由于对固定资产管理工作认识不足、重视程度不够，业务素质不高。部分高校教育基金会固定资产缺乏归口管理部门，由各捐赠项目负责人所在学院或部门代行管理，管理责任缺失。固定资产还是手工台账、缺乏信息化管理手段，无法及时快速地获取固定资产使用状态。
3.制度执行不到位，会计核算不完整、不恰当
在会计核算管理层面，存在核算不完整、不恰当、不科学，未能全面真实地反映固定资产使用状况、不能可靠计量成本的风险。根据《民间非营利组织会计制度》，民间非营利组织核算基础是权责发生制，应当计提固定资产折旧，进行成本核算，加强资产管理和成本管理，提高运营绩效。
目前许多高校教育基金会固定资产不入账或者不按规定计提折旧的做法，既违背了《民间非营利组织会计制度》第三十八条规定“民间非营利组织应当按月提取折旧，当月增加的固定资产，当月不提折旧，从下月起计提折旧;当月减少的固定资产，当月照提折旧，从下月起不提折旧。”又不能准确反映固定资产真实状态和价值，导致资产及成本计量信息的严重失真。 三、教育基金会固定资产管理内部控制对策建议
1.提高重视程度，加强制度建设
（1）提高重视程度，建立健全固定资产管理制度。高校教育基金会管理层甚至是理事会应当高度重视目前固定资产管理中存在的问题，从上而下，深刻剖析、认真梳理固定资产管理中存在的漏洞，根据相关规定，结合自身情况，建立健全固定资产内部管理制度。对于项目采购的固定资产，高校教育基金会应借鉴高校严密的采购办法，同时考虑自身的特点，制定适应自己特点的采购管理办法，或者在财务制度中明确具体的采购业务流程，清晰界定何种情况下采用何种采购方法，使所有的采购事项有明确规范的依据、采购责任清晰。
（2）流程再造、优化岗位设置，不相容岗位相分离。高校教育基金会应根据固定资产管理相关规定、本单位实际情况，结合内控规范的要求，通过对固定资产从配置、使用、到处置全过程流程的梳理，重新制定各环节管理职责，明确管理责任，按照不相容岗位相互分离的要求对岗位进行调整。固定资产的配置岗位、使用岗位和处置岗位相互分离，固定资产台账管理与实际使用岗位相互分离。
2.提高管理人员专业性，提升管理信息化水平，加强实物管理
（1）提高固定资产使用人及管理人员的固定资产管理意识，增强其专业性。对于一些专业的仪器设备、要加强使用人的操作使用培训，提高使用效率，避免由于使用不当或者不会使用导致的资产故障和资产闲置浪费。对固定资产管理员定期或不定期地进行财务、管理专业及信息技术运用相关方面的培训，使其能够补充自身的知识和技能、不断提升其业务水平和综合素质，进一步提高管理质量。
（2）提升固定资产管理的信息化水平。对资产规模较大的高校教育基金会，建议自行购买一套固定资产管理系统，将所有固定资产纳入系统管理。如果资产规模较小或者条件不允许，考虑到自2019年1月1日起高校教育基金会的固定资产核算基础与学校固定资产的核算基础之间有了共性，建议也可以利用学校的资产管理系统进行系统化、规范化管理，提升信息化水平;同时由于资产产权不同，建议在管理系统中设置教育基金会固定资产标识，以区别于高校固定资产。
（3）明确归口管理部门，建立台账加强管理。建议教育基金会的行政管理部门作为直接捐赠增加固定资产的归口管理部门，做好相应的登记、保管工作，并配合教育基金会财务处及时做好相应的入账工作。建立固定资产台账，建立定期的固定资产清查制度，加强资产的实物管理定期盘点制度，做到账实相符、账表相符，对教育基金会的资产做到“心中有数”。
3.完善会计核算办法，加强固定资产核算管理
高校教育基金会作为一个具有独立法人资格的非营利组织，按照规定，应当建立一套适合自身特点的会计核算办法，配备专门的会计核算机构或专职的会计核算管理人员，加强固定资产入账及后续管理工作，提高基金会财务管理综合能力。为全面贯彻执行《民间非营利组织会计制度》，准确反映固定资产的真实价值，建议在固定资产增加的當月按确定的成本借记“固定资产”，贷记“非限定性净资产”。自次月起，每月按确定的折旧方法计提固定资产折旧计入相应费用。
综上，在建立针对高校教育基金会的内控制度时，进一步加强固定资产内部控制管理，保证资产的安全和信息的准确完整，对于提升教育基金会自身发展和完善财务管理体系意义重大，从而更好地发挥支持高校教育事业发展，资助学生学业、教学科研研究，完善学校教学基本建设等作用。
参考文献
1.崔琳琳.事业单位固定资产管理体系研究.北京建筑大学，2019.
2.许佳莉.浅议高校教育基金会固定资产会计核算方式.行政事业资产与财务，2018（09）.（责任编辑：兰卡）
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