大数据云平台下公立医院资产管理内部控制探究

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　　摘 要：近年来，县域医共体建设逐级推进，各云平台陆续上线，原有资产管理模式的弊端逐渐显露，难以适应大数据环境的工作需求，建立并落实与之相适应的资产管理内部控制体系的重要性日益凸显。文章以笔者所在医院的固定资产和无形资产为例，对其在采购验收、日常管理、盘点处置、账务处理等环节进行内控探究，提出优化建议，以期给有关管理人员提供借鉴，提高医院提供优质医疗服务的能力。
　　关键词：大数据;云平台;公立医院;资产管理;内部控制
　　内部控制是在一定的外部环境下，单位为达到既定目标，充分有效地获得和使用各种资源，在单位内部实施的各种制约和调节的组织、程序和方法。“十三五”以来，“互联网+”和健康中国的理念日益深入人心，人们对健康医疗的需求与日俱增。作为公立医院开展健康服务的重要支撑，医院的固定资产和无形资产扮演了主要角色。随着县域医共体建设的逐步推进以及各云平台的陆续上线，医院原有管理模式的弊端渐渐显露，难以适应大数据环境下的管理需求。本文以笔者所在妇幼保健院的固定资产和无形资产为例，对其在大数据云平台下的采购验收、日常管理、盘点处置、账务处理等环节从单位和业务层面进行内控探究，完善其管理制度，规范其管理模式，提高资产管理的安全性和效益性，提升医院的综合实力。
　　一、医院固定资产和无形资产的内部控制现状
　　1.单位层面现状
　　2016年上半年，我院为加强医院内控建设，成立医院内部控制工作小组，其组成人员如下：领导班子成员（2人，由院长和财务副院长分别担任组长、副组长），财务科（2人），办公室、监察室、总务科、设备科、信息科、药剂科各1人。内控工作小组下设办公室，由财务科负责日常工作，监察室作为内部控制的评价与监督部门。该工作小组就医院固定资产和无形资产的“三重一大”事项实行集体议事决策制度，重大事项提交院长办公会议决定并形成决议，实行分事行权、分岗设权、分级授权的权利运行机制。该小组按照《医院内部控制手册》《重大经济活动决策制度》《财产物资管理制度》《财务监督制度》议事决策。
　　2.业务层面现状
　　（1）采购验收层面。我院固定资产和无形资产以专用设备、通用设备和应用软件为主，主要通过外部购入、赠予和政府部门及系统内部调拨取得，其中外部购入是其主要来源。每年年底，各科室根据下一年度实际需求提交资产购置申请及其可行性论证报告，经资产管理部门汇总审核并公示后，提交主管副院长和院长审批;若申购资产单价大于10万元，召开院长办公会议集体商讨，报上级主管部门和同级财政部门审批备案。批复通过后在政采云上按照不同的采购类型提交采购申请，待成交后由主管副院长和资产管理部门负责人与供应商签订采购合同。申购资产抵达医院后，由验收组和使用科室负责人及供应商代表共同完成验收工作，确定质量合格并符合使用要求后签字确认并通过医疗设备管理系统办理入库。
　　（2）日常管理层面。资产验收入库后，由使用科室负责人领用出库，在电子申领出库单上签字确认。资产管理部门根据系统台账填制资产卡片，并打印标签贴在资产上。若科室之间需要调拨资产，先在医疗设备管理系统中递交转科申请，注明转科理由，待资产管理部门实地核实并调试完毕，由调出调入科室和资产管理部门负责人签字确认，在系统中完成转科登记，更新资产卡片和标签。资产管理部门负责资产的日常巡检维护。当资产发生故障时，使用科室向维修组报告，由维修人员到场处理;若需要院外人员维修，使用科室向资产管理部门提交维修申请，待资产管理部门负责人同意后联系院外人员维修，维修完成后由财务科支付维修费用。
　　（3）盘点处置层面。我院资产管理部门于每年年底对全院的固定资产和无形资产进行分组盘点，财务科负责监盘。盘点结束后对于需要报废的资产，由使用科室填写一式四联的资产毁损申请单，注明报废理由，而后召开资产处置讨论会议，经使用科室负责人、资产管理部门负责人、主管副院长、院长审核签字后由资产管理员在资产云上填制资产处置审批单，提交财务管理员及上级主管部门审批。若报废总额大于20万元，上报财政部门进行技术鉴定;若报废总额大于200万元，提交第三方进行技术鉴定，并报区政府备案。经核准后，资产管理部门联系定点回收机构处置报废资产，完成清理工作后将相关资料提交财务科进行账务处理。
　　（4）账务处理层面。我院自2011年起引入用友财务软件对医院的固定资产和无形资产进行账务处理。每月由财务管理员根据医疗设备管理系统台账及相关附件划分资产类别，按类别填制资产入账和出库凭证，并于资产开始使用的下月起计提折旧。若资产使用科室有变化，调整对应使用科室的折旧金额。资产入账后，财务科根据供应商开具的发票、采购合同及验收证明填制付款单，经相关领导审批后通过浙江省药械平台办理支付结算。如果有资产报废，按照核准后的资产处置审批单和资产报损明细表作减少资产处理，并结转相关净损益。
　　二、医院固定资产和无形资产内部控制存在的问题
　　1.单位层面
　　管理层的资产管理内控意识薄弱，体系建立不健全，职责分工不明确。虽然成立了内控工作小组，但小组中一线使用科室代表过少，工作小组中只有药剂科1人为一线使用科室代表，而药剂科使用的资产单位价值一般在5万元以下，代表性不强，缺乏说服力，也没有明确的职责分工。《医院内部控制手册》的“固定资产控制”中提到“制定固定资产管理业务流程，明确取得、验收、使用、保管、处置等环节的控制要求，设置相应账卡，如实记录。”没有明确资产管理科室和使用科室之间的职责分工和执行流程，导致执行科室之间相互推诿，配合力度差。由于对资产内控全过程缺乏深入了解，内控小组未能起到针对性监督作用，无法纵观全局，并据此做出科学合理的决策，致使医院发生不必要的损失，难以实现既定目标。此外，内控小组参照的制度为2012年医院等级评审时制定，已多年未更新。例如：《财产物资管理制度》中写道“医院的固定资产主要归设备科、总务科管理。”事实上，基于信息化管理的日益滲透以及职责分工的日益精细，无形资产的重要性日益凸显，而管理制度却没有相应同步，给资产管理带来不便;此外，上级部门已于2019年调整了主管部门和财政部门的审批权限，分别为20万元以内和20万―200万元以内，而制度却依旧为“万元以下”“万元以上”;很难适应大数据环境下全新的工作要求，面对具体问题时无据可依，资产管控效率低下。 　　2.业务层面
　　（1）采购验收层面。首先，采购可行性论证不够充分。使用科室申购大额资产时大都只凭历史经验填列资产购置额、年预计服务人次、年预计收益及投资回收期等信息，缺少与医务科、护理部等临床业务科室和财务科的沟通，没有将现有同类资产配置使用情况、医院未来发展规划、操作人员成本、配套使用耗材成本等考虑在内，导致论证结果失真。且监察室未参与其中，无法起到监督作用。其次，验收组只是依据发票对资产的名称、数量、规格、技术参数进行了确认，没有比对资产实物和配置清单，未在验收结论上签字确认。据2017年7月第157号凭证反映：计生站合并调拨入库全自动酶免仪1台，原值65万元;彩色B超机1台，原值38万元。实地验收却发现不只有上述设备，还有配套的2台戴尔电脑和2套工作站系统软件未入账，形成账外资产。且信息科受人员数量和素质限制，无形资产的采购、验收、负责人均由同一人承担，存在较大舞弊风险。
　　（2）日常管理层面。由于我院的外购设备和软件大都在使用科室交付验收，故使用科室常常直接投入使用，负责人未能及时在电子申领出库单上确认;且我院常年执行农村妇女“两癌”筛查、大型儿童公益义诊等政府指令性任务，又需随自身发展规划调整科室间工作任务，科室之间常常未提前告知资产管理部门就自行调拨资产，导致标签丢失、毁损严重，增加了资产管控难度。此外，随着我院的设备损耗加剧和软件频繁升级，维修（护）费显著上升。据了解，2010年2月购入的价值61.5万元的电子消化道内窥镜在2017年3月发生维修费34380元，2018年5月和12月又分别发生维修费19561元、29000元;2010年11月调拨入院的价值102.51万元的核磁共振于2017年4月发生维修费34120元;2018年12月发生省异地医保接口软件费80000元。
　　（3）盘点处置层面。首先，资产盘点采用实地盘点法费时费力，准确率无法保证;盘点结束后直接根据财务账调整资产台账，未出具资产盘点报告，无法准确反映盘点结果。其次，资产处置不够规范，具体表现为：①资产处置不及时。资产管理部门将待处置资产移出使用科室后随意丢弃在仓库，未做任何后续处理，导致待处置资产积压，原值低于1000元的资产丢失情况相当严重。据调查，我院2006―2016年间未处置任何资产，2017年报废资产306.57万元，2018年报废资产838.32万元，无偿调拨房屋1427.26万元，其中46.28万元资产去向不明。②未按规定处置资产。资产管理部门未经批准擅自处置报废资产，未及时联系定点回收机构处置经核准的报废资产，增大了资产丢失、毁损的风险。③未对资产进行有效分类处理。如2012年医院为等级评审而购入1台价值2400元的母婴监护仪，等级评审通过后，由于使用患者较少而被闲置，未经评估即作报废处理。
　　（4）账务处理层面。我院截至2018年底对固定资产和无形资产的类别划分如下。
　　首先，资产类别划分不清。从上表看，我院未将固定资产和无形资产分开核算，而是将无形资产并入固定资产计量，不利于管理部门的监控与评价;资产类别与资产云中的国标划分标准不完全一致，不利于资产的分类核算，无法准确地计提折旧摊销。其次，资产核算存在缺陷。固定资产和无形资产在技术上更新换代较之一般资产更为频繁，其损耗随使用期限的递增而加速转移到医疗服务中，但在核算中却没有相应的加速折旧，也没有计提资产减值准备，造成资产账面净值严重失真;且我院的无形资产核算内容不完整，仅限于土地使用权和应用软件两大类，尚未将医疗技术、著作权、医疗声誉等内容纳入核算。此外，在资产付款和处置的账务处理中存在不合理之处。据了解：2013年12月结清全部款项的价值11.32万元的自行车棚直到2015年9月才入账;一辆价值18.58万元的救护车在2015年10月已作财务核销处理，但是直到2016年9月同级财政部门才予以审批。
　　三、医院固定资产和无形资产内部控制的优化建议
　　1.单位层面
　　管理层要加强资产管理内控意识，建立健全内控体系，明确职责分工。要树立全员内控意识，内控不只是财务科的工作，而是涉及全院，为医疗服务提供重要支撑的系统性工作。在现有的内控小组基础上增加一线使用科室代表，尤其是新生儿科、妇产科、检验科、超声科、放射科等科室代表。上述科室是医院主要的大型医用设备和专用软件使用科室，其资产管理情况具有较强的代表性和说服力。由组长牵头，深入了解资产内控全过程，梳理工作流程，明确不同岗位的职责分工及相互之间的衔接配合，绘制内控全过程流程图，建立对应的监管机制，从实际出发，科学合理决策，减少不必要的损失，为公众提供高质量的医疗服务。此外，应根据大数据环境下的全新要求，更新相关制度。原制度缺少无形资产方面的规定，应积极主动地向上级医院和医共体兄弟单位观摩学习，结合医院实际，参考现有固定资产的管理模式，讨论制定有关应用软件、土地使用权、医疗技术、医疗声誉等一系列制度。固定资产处置方式日益多样化，参考医共体兄弟单位的做法和本院实际，更新相关条款。比如，上级机关调整了主管部门和财政部门的审批权限，我院应立即将此情况提交院长办公会议讨论，对相关条款予以同步更新;确保资产内控工作有据可依，实现资产的规范化管理。另外，医院还可以尝试将各云平台和医疗业务系统打通，通过联网对接资产管理各环节，实现资产信息共享，减少信息的重复录入，实现资产管理的全过程管控，提高资产的管控效率。
　　2.业务层面
　　（1）采购验收层面。对此应进行充分的可行性论证。申购大额资产前，使用科室应与医务科、护理部等临床科室积极沟通，了解现有同类资产的配置使用情况、中医进病房等新技术新项目的开展情況、医院未来发展规划，协同临床科室共同完成临床可行性论证。同时，使用科室应向财务科提供申购资产的购置额、年预计服务人次、配套使用耗材成本、收费标准，人事科提供操作人员成本，财务科在监察室的监督下计算年预计收益和投资回收期，结合下年度预算计划完成财务可行性论证。使用科室汇总整理后形成资产申购的可行性论证报告。 　　验收组应根据采购合同、发票、配置清单对购置资产的名称、数量、规格、技术参数等进行确认。由于我院采购的成套设备和专用软件较多，信息科人员较少，若由单个科室完成验收，准确度将大打折扣，故建议由多个科室共同完成验收工作。如由设备科和信息科组成验收组合署验收：根据配置清单，按照各自的管理权限对各组成部分完成商务、技术和临床验收，在政采云验收单上签字确认验收结论。确认完毕后，资产管理员在资产云中将各组成部分按照不同的入库类型登记入库，同时上传政府采购预算执行确认书、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告扫描件和成套资产照片，全面登记资产情况，保证资产的安全完整，避免形成账外资产。
　　（2）日常管理层面。开通使用科室请领客户端固定资产和无形资产的领用、转科权限。在外购资产交付验收后，使用科室负责人应立即在电子申领出库单上签字确认，然后才能开始调试;需要调拨资产时，相关科室应提前告知资产管理部门，待工作人员确认完需调拨资产的使用状况后，才能开始调试工作，调试完毕立即确认转科单。然后，资产管理员结合上年度年终盘点表，经使用科室和资产管理部门负责人确认后，在资产云中更新相关记录，打印资产条码，以二维码取代标签辅助管理资产。此外，每年的计量检测结束后，使用科室需会同资产管理部门和检测人员对被检测资产的使用价值进行评估：对尚具使用价值的资产，结合其预计剩余可使用年限和运转情况与供应商协商，调整质保期和零配件供应时间，签订补充协议;对不具有使用价值的资产，将其转为待处置资产。除临床验收时提供的技能培训外，医院应鼓励工作人员前往医共体兄弟单位和上级医院进修资产维护技能，通过手机APP进行云学习，不定期考核进修成果，并将结果列入医德考评和绩效考核，根據医院奖惩条例予以奖罚，提高工作人员积极性，巩固提升专业水平，降低资产维修（护）成本。
　　（3）盘点处置层面。首先，资产盘点采用云盘点，用扫描枪扫描资产二维码读取资产信息，与资产云台账进行核对，提高盘点速度，避免错盘和重复盘点。盘点结束后，分类整理在用和在库资产的数量金额、实际使用状况、调拨情况，出具盘点报告，客观反映盘点结果。对盘盈盘亏资产及时查明原因：属于账项调整不及时的，及时调整对应账项;属于管理不善的，追究相关人员责任，按照医院奖惩条例予以处罚。其次，规范待处置资产的处置流程。资产管理部门将待处置资产移出使用科室后，应及时清点，按规定履行报批程序，依据资产毁损申请单和经核准的资产处置审批单核销台账，及时联系定点回收机构处置经核准的报废资产，确保资产安全完整，真正实现账物相符。此外，应对使用期限未满而被闲置的资产进行价值评估，然后做分类处理。如2017年1月起我院停止开展血透业务，故将相关设备101.42万元有偿调拨给中医院，获得调拨收入15万元;可将前述价值2400元的母婴监护仪出租给医共体基层兄弟单位或医疗康复机构，实现仪器再利用，提高资产的使用效率。
　　（4）账务处理层面。首先，应将固定资产和无形资产分开，将医院购入的不构成相关硬件不可缺少组成部分的应用软件和土地使用权转入无形资产核算。财务管理员参照资产云中的国标划分标准对资产进行分类，在财务云中分类别按原值入账，入账后根据资产云系统计提的折旧摊销数据对入账资产相应计提折旧摊销。其次，对长期闲置、陈旧过时的医用设备和因机房整改与升级改造被替换的应用软件进行价值评估，确定剩余可使用年限，运用加速折旧法加速计提折旧摊销;每年对全院的固定资产和无形资产至少进行一次减值测试，根据测试结果计提减值准备，客观反映账面价值。除此之外，还应将医疗技术、著作权、医疗声誉等内容纳入无形资产核算。我院近几年陆续开展了母乳喂养、无痛分娩、中医贴敷、少儿推拿等新技术新项目，形成了多项科研成果，其中3项获得了区科学技术奖。这些成果的推广大大推动了医院业务发展，将持续为医院带来经济和社会效益，但目前仅给予科研论文奖励，无法发挥其效用，故应当将其分别认定为医疗技术、著作权，评估其预计使用寿命内未来收益，以现值入账。同时，评估年平均收益差额，计入医院声誉，在财务报表附注中披露。
　　此外，在资产付款和处置的账务处理中，财务科必须先检查有否同时附上预算执行通知书、采购合同、签署验收意见的验收单、资产入库单，资料齐全后再根据入库单入账，随后在药械平台上录入资产编码，最后执行付款操作，否则不执行付款。必须以资产处置审批单和处置资产回收单列示的处置金额和残值收入为依据进行账务处理，同时建立处置资产备查账，登记处置资产的名称、规格、原值、残值、处置方式及去向等信息，以便进行追溯核查。
　　四、结语
　　随着“互联网+医疗”的日益渗透和县域医共体建设的逐级推进，医院发展也迎来大数据时代，云平台在医院资产管理中的重要性日益凸显，建立与之配套的内部控制体系并高效地落实已成为当务之急。身为医院工作者，我们必须转变思想，积极投入新理念、新政策、新方法的学习中，并在实际工作中不断完善内控运行体系，充分发挥内控职能，推进业财融合，提高资产管理效率，为社会提供更好的公益服务。
　　参考文献
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　　（责任编辑：兰卡）
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