浅谈组织内部的时间管理
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作者: 刘圣英
摘要:人们为了更有效地利用时间,就要进行时间管理。对于个人的时间管理已经有了较为完备的管理法则,只要我们按照这个法则进行时间管理,就会非常有效。但在组织中却存在着浪费时间问题,个人的时间管理法则很难实施。组织应对内部浪费时间的原因加以分析并加以解决。
Abstract:The people to use the time effectively, must carry on time management. Already had the more complete management principle regarding individual time management, so long as we carry on time management according to this principle, can be effective. But actually exists in the organization wastes the time question, individual time management principle is very difficult to implement. The organization deals internal wastes the time the reason to analyze and solves.
关键词:时间管理 时间块 时间信息 组织内部
key word:Time management In time block time information organization
人们知道:做任何事情,做任何工作都是在时间中进行的,都需要消耗时间,时间是必须具备的一个条件。因此,人们要对时间进行管理以便更有效地运用时间,这就是时间管理。时间对于管理者进行有效管尤其重要。理管理者时常会感到困惑:来自外界的干扰太多,随时得放下手边的工作去做别的事情,总觉得时间不够用,总觉得该做的事没时间做,总觉得无法从琐事中摆脱出来。很多管理者都是这样,那么如何才能管理好自己的时间呢?
有些人在时间管理工作上存在一种误区:认为抓住每一分钟,每一秒钟就是做好时间管理了,就是合理利用时间了。实际上,关键不在于我们是不是每分钟都在工作,而在于我们是如何安排工作时间的,我们的时间是零散的还是整块的。对于管理者和专业人士来说,他们常常需要整块整块的时间去完成重要的任务,譬如思考重要决策或写一份报告。在进行这些任务的过程中间不能被打断,因为每次被打断,都需要很长的时间才能重新进入深度思考与完全工作状态。举例来说,我们要写一份报告,如果给我们独立的、完整的时间,大概得花6、7小时就能完成一个非常漂亮的报告。但如果给我们的时间不是独立的、完整的,而是每天上午给半小时,下午给半小时,这样一星期我们可能也完不成这份报告。所以管理者要把一天的时间合理分成独立的完整的时间块,在每个时间块中都只专心做一件事情,尽量不要被别的事情打扰,而且不要把同一件事安排在若干个零散的时间中。只有这样做,我们的效率才是最高的。据说,比尔・盖茨每年会有几周时间处于完全的封闭状态,完全脱离日常事务的烦扰,思考一些对公司、技术非常重要的问题。
对于管理者个人,在不受打扰的情况下,这种时间管理方法的确非常有效。但是管理者处于组织之中,上班时间,总是随时被这个人或那个人,这件事或那件事所打扰,很难有完整、独立的时间。他们的职位越高,权力越大,所在组织规模越大,这种痛苦也就越大。对于他们,以上的时间管理法则在现实中难以真正实现。这是什么原因造成的呢?又如何解决呢?
下面就造成组织浪费时间的主要因素和解决办法进行分析:
一、缺乏制度和远见
在组织中总是有一些问题一而再,再而三地出现。管理者没有远见,预见不到这类问题今后还将出现,因此没有将之前处理这类问题的方式、方法和步骤进行认真的归纳和总结,并使之形成制度理,因此当这类问题再次出现时,人们还会将它作为意外事件,花大量的精力和时间去处理。这就造成了时间的浪费。如何解决呢?一项重复出现的事件总是可以预见和预先防止的。同样的问题如果出现了二次,我们就绝不让它作为突发事件出现第三次。当问题第二次出现后我们应结合先前的解决办法设计成无须研究判断,人人均可处理的例行工作,并形成制度。当这一问题第三次出现时,我们就可以把它当做例行工作,按照制度加以解决,这样,就会节省时间。
二、组织内部信息沟通存在问题
这是造成组织内部时间浪费的主要核心问题。在组织中信息的沟通存在两个问题:第一,传统沟通模式的实时性破坏了时间块。在传统沟通中要求沟通的双方直接面对对方,沟通双方发出与接收信息不能够有时间上的错位,也就是必须同时关注同一件事情。否则就不能形成沟通。比如,A要找B谈个事情,在传统沟通模式下,B就要停下他手头正在做的事情,与A同时进行有关这个事情的信息的发出与接收。于是B的时间块就必将被A破坏。第二,组织内部时间信息沟通不充分。在组织中,虽然我们每个人都在计划和安排自己的时间块,可是,大家知道,在一个组织里,绝大多数的事情是需要两人或多人共同协作才能完成的,也就是说,我们的工作或计划绝大多数是彼此关联的,但是,由于我们彼此在各自计划自己的时间块时,没有做到充分的沟通,我们的时间信息透明度不高,使得我们彼此在时间块的计划和安排上出现冲突。当组织中的同事以及上下级之间产生事情需要沟通而又与彼此所计划和安排的时间块相冲突时,这个事件就成为我们的突发或意外事件。组织内部很多突发或意外事件是由于彼此之间计划本身的时间矛盾造成的。比如,A计划明天上午完成某项重要工作,而完成这项工作需要B的协作,但是B在明天上午安排了别的对他而言更为重要的工作,这样,A的事情就成了B的突发或意外事件。B的时间块就这样受到影响。如何解决组织中信息沟通存在的问题呢?第一,要打破传统沟通的实时性问题。我们可以通过在信息的发出者和接收者之间加入一个第三者――手机或网络就可以解决以上两个问题了。我们可以通过手机短信、通过E-mail、通过QQ使沟通双方不须同时参与,其实,这这些工具我们已经在用了。这些工具虽然在一定程度上可以突破交流中信息在时间上不能错位的限制,但它们还不能突破过程信息在沟通双方心理上的限制。比如,我们给对方发了一封E-mail后,心理自然会不断地提醒自己,对方是否收到了、是否重视了、是否处理了。所以我们发完E-mail后,往往还给对方一个电话,我们处理完一个E-mail后还需要回对方一个电话。也就是说,还需要传统的沟通模式来辅助,并没有完全突破实时性限制。实际上要真正突破实时性限制,利用网络技术和计算机技术是非常容易解决的。在现实工作中我们每个人按照自己的时间计划,完成自身的事情,当需要别人的协助时,通过网络把我们需要沟通的事情,事项的背景、现状、目的、要求、困难、计划等信息填写下来,直接发送给我们需要沟通的同事,而信息接收者,在处理自己的事情的同时,收到相应的信息提示之后,可以根据这个信息判断信息的重要性、紧急性等。如果不是非常重要的、紧急的情况,我们继续执行原有的计划。如果是非常重要的、紧急的情况,我们才会停下手中的工作。这样我们既保证了自己计划中的"时间块",又能在很大程度上解决沟通的实时性问题。第二,要最大限度地增加组织内部时间信息透明度。既然要增加信息透明度,我们就需要解决几个问题:1、我要知道自己近期工伯安排和时间安排,2、我要让相关的人或部门知道我最近的工作安排和时间安排,3、我要知道别人近期的工儿安排和时间安排与我有关的部分。对于第一个问题,通过我们自己的记录或信息系统是非常容易做到的,到时间信息系统会自动给我们提示。我们也可以随时查看自己的工作安排和时间安排。对于第二个问题和第三个问题,实际上是信息查阅的权限问题。我们可以利用Backpack 、Propel'r、A6等信息管理系统工具,根据权限和关联性查看和我们有关的同事的工作时间安排情况。这就增加了时间的透明度。只要你能上网,不管你在什么地方,什么时间,你都可以工作了。
参考文献:
[1]《管理思想如何落地》耿启亮,机械工业出版社2008年7月
[2]《德鲁克管理思想精要》(美)彼得・德鲁克,机械工业出版社2009年9月
[3]《组织行为学原理与实务》许方,清华大学出版社2007年7月
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