国际视野：电子文件管理国家战略与区域合作

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　　近年来我国对如何科学管理电子文件的探讨已经成为行业最热门的话题之一，电子文件的重要价值、资源分布特性、快速增长态势以及管理难点与特点迫切呼唤国家层面的战略安排。从世界范围看，电子文件管理的理论研究和实践发展也同样经历了从机构层面到国家层面的重大转变。研究显示，许多国家已经开始实施不同程度、不同特色的电子文件管理国家战略或区域战略，成效显著，颇有借鉴价值。
　　为从根本上提高国家对电子文件信息资源的控制力，深入探讨我国电子文件国家战略的定位、框架和实施途径，准确把握国际前沿及经验教训，加强各国之间的交流与合作，从而构建适合我国国情的电子文件管理国家战略，2008年6月20日，中国人民大学信息资源管理学院及国家自然科学基金“我国电子文件管理国家战略的基础理论与框架体系研究”项目组共同举办了“电子文件管理国家战略国际学术研讨会”。会议特邀来自美国、荷兰、加拿大、澳大利亚等国的知名专家学者作专题发言，他们领导并直接参与了当今世界上最有影响力的电子文件管理项目，在该领域有卓越的实践和丰富的经验，在国际范围内享有盛名。会议通知一经发出，迅即得到各方面的高度关注与积极响应。国家档案局杨冬权局长、李和平副局长亲临会场，许多省市档案局的领导率业务骨干参会研讨，相关高校及科研单位、主管部门的专家、师生等近200名与会者济济一堂，热切关注、热烈探讨的氛围感染了每一位与会者。
　　
　　中国电子文件管理国家战略构建设想
　　
　　作为“电子文件管理国家战略”概念的首创者和国家自然科学基金“我国电子文件管理国家战略的基础理论与框架体系研究”课题组负责人，冯惠玲教授作题为“中国电子文件管理国家战略的特点与框架”的主报告。冯校长介绍了课题组的研究思路与战略框架。所谓电子文件管理国家战略，就是从国家层面和战略视角对电子文件管理全局性、基本性、长期性问题所进行的目标定位、统筹规划和基本制度安排。它体现了一个国家对电子文件管理的基本态度和总体思路，体现为出台国家政策、制定电子文件管理标准、启动电子文件管理系统建设等表达国家意志、带有全局性的国家行为。冯校长着重指出电子文件管理事业需要在自上而下的规划、指导、规范的基础上全面推进，而不仅仅是自下而上的各自摸索前行。因而制定我国电子文件管理国家战略应该秉承“统揽全国、政策引导、融合发展、综合治理”的十六字发展方针，充分考虑三个基本要素，即遵循电子文件管理原理和规律、立足本国电子文件管理特点、借鉴他国有益经验；采取多种手段合力解决观念、体制、法规、标准、制度、技术、方法、流程、人才等方面存在的挑战。
　　刘越男副教授代表课题组作“融合之路：中国电子文件管理体制与机制”专题发言，基于对中国国情的电子文件管理体制与机制的特色与问题的梳理及利弊分析，着重阐释了电子文件管理体制与机制的建设思路：优化行政组织体系、优化档案馆网布局、发展社会化服务体系、构建完整职责链、审计机制的实践基础、推进合作联盟，共同实现电子文件管理体制与机制的融合之路。
　　钱毅副教授代表课题组介绍了“中国电子文件管理标准体系建设与实施战略”，指出电子文件管理标准体系的建设是实施电子文件国家战略的基本措施，也是电子文件管理进一步走向深入的瓶颈之一。标准体系建设必须充分考虑系统性、动态性、层次性、协调性等特点，在电子文件国家战略框架之下自顶向下开展标准体系的规划设计，加强对相关法律法规的研究和配套指导文件的制定，基于有限的制标资源分阶段逐步展开，同时应建立有效的标准体系管理机制。
　　作为国家档案局信息化试点单位的典范，安徽省档案局黄玉明副局长在“安徽省电子文件中心设计思路”的发言中，着重从实践的角度介绍了电子文件中心的建设目标、主要策略、业务与技术路线以及现阶段成果与社会反响。安徽省电子文件中心建设坚持开拓创新，吸收和借鉴国际标准和成功经验，结合我国实际，探索出一条有中国特色的电子文件管理之路。黄玉明副局长特别强调在电子文件中心建设过程中，深入研究、充分借鉴国际前沿研究成果、与国际接轨、加强标准建设的重要性。
　　
　　美国电子文件档案馆(ERA)的现状、挑战与教训
　　
　　美国文件与档案管理署(NARA)美国电子文件档案馆(ERA)项目受到全球的普遍关注。作为美国文件档案管理署(NARA)系统工程部主管、美国电子文件档案馆(ERA)项目技术负责人和ERAX2程评估委员会负责人Dyung Le先生在19日应邀作“美国电子文件档案馆项目框架与软件架构”专题讲座，20日在大会上作题为“美国文件与档案管理署电子文件管理的现状、挑战与教训”发言。他系统介绍了NARA历史和任务、电子文件带来的挑战与应对策略――建设电子文件档案馆。电子文件档案馆(ERA)是美国国家档案与文件署的一项战略动议，旨在保管美国政府生成的具有独特价值的电子文件，提供长期利用，把政府范围内所有文件的生命期管理纳入到电子政府框架之中。Dyung Le先生重点介绍了ERA项目的开发要素、系统开发时间表及最新进展与经验教训。ERA项目不仅是基于开放档案信息系统(OAIS)、高度集成的自动化系统，更是一个跨国界、跨部门的国际研究项目。Dyung Le先生还从技术开发的角度详细介绍了ERA项目系统设计的方法；顶层设计和底层设计方法中所用到的先进技术以及ERA参考架构的突出优点。Dyung Le先生还特别提到两点：第一，电子档案馆的长期需求是制定一个不断发展完善的框架，必须能够适应技术的发展，包括那些现在无法预测的情况；第二，即使全球瞩目的ERA项目业已启动，但美国各州尚未启动相关项目，因为此前需要坚实的基础研究，各州在等待借鉴ERA成果，少走弯路，节约成本。上述经验教训对我国国家与地方的电子文件管理无疑具有珍贵的借鉴价值。
　　
　　欧盟电子文件管理国家战略与区域合作范例
　　
　　荷兰国家档案馆馆长、数字资源长期保存高级专家Hans Hofman先生在“荷兰与英国的电子政府与文件管理”发言中，以荷兰和英国为例，首先指出电子文件管理面临重重挑战，荷兰在电子文件管理方面注重电子政务标准建设，荷兰国家档案馆为适应快速发展变化的电子政务技术环境，不断改进文件管理，明确各政府部门电子文件管理的职责分工，构建文件集成管理模式，加强互操作能力，注重元数据管理方案的研究，加强立法建设，启动“数字信息的长期可读”项目(Digital longevity)，建立数字仓储。将文件管理融入荷兰电子政务信息架构、积极参与欧洲数字保

存项目的诸多区域合作，这些都是颇有借鉴价值的成功经验。
　　英国国家档案馆为适应电子文件管理的需要，开展了了一系列相关研究。比较著名的项目包括：1　“无缝流程项目”(Seamless Flow)研究旨在改进文件的利用方式，保护重要文件的安全，使移交提前成为可能，处理不断增加的数字文件的能力，实施文件生命周期的全过程管理，提高文件质量和过程管理连贯性以确保文件的利用，减少成本和工作量。2　“数字连续体项目”(Digital Con-tinuity project)则侧重于保证核心政府信息的长期可用，在组织、运行和技术领域进行风险评估，由国家档案馆提供共享服务，在风险分析、评估以及如何降低风险方面提供指导。该项目始于2007年，可望在2011年全面实施。3　“网络连续体项目”(Web Conti-nuity project)着眼于网络归档和网络链接管理，以期保证对政府信息的可持续利用，当网址不再存在时可为用户提供导航工具使其可以利用已经储存在档案馆的文件；同时还可以为设计站点提供指南，帮助建立网络归档规划，利用因特网建立网络联盟和欧洲档案馆的互联互通，共享信息。
　　
　　澳大拉西亚数字文件长期保存合作机制运作模式
　　
　　澳大利亚与新西兰的合作是多方面的，也是“近邻”之间资源共享优势互补的范例，由此诞生了一个合成词――澳大拉西亚，即澳大利亚与新西兰联盟。澳大利亚档案馆馆长助理Adrian Cunningham先生在题为“澳大拉西亚数字文件长期保存合作机制”的发言中指出，数字文件保存合作项目(ADRI)涉及十个档案馆，其历史使命是为澳大利亚和新西兰政府提供统一的电子文件制作、保管和利用途径，确保数字文件等文化遗产的可靠性和长期利用。Cunningham先生还介绍了该项目的具体目标、指导原则、工作机制以及近期的发展。澳大利亚在电子文件领域制定了很多高水平的标准，其中不少标准还上升为国际标准，澳大利亚在标准制定、实施、监督方面的思路与举措具有很好的启发示范意义。Cunningham先生还特别强调：标准不能依靠政府强制力实施，而是需要帮助实施人员意识到实施标准给工作带来的便利，增强宣贯的积极性和主动性，确保标准的实施成效。
　　
　　加拿大电子文件管理与数字长期保存规划
　　
　　加拿大电子文件国家战略的主要特色是，第一，国家图书馆与档案馆合二为一，共同打造系统；第二，将电子文件管理纳入政府信息发展规划。
　　加拿大国家档案馆政府文件管理高级主管Johanna Smith女士在“建立公信力：加拿大政府电子文件管理”的专题演讲中，介绍了加拿大图书档案馆(LAC)的成立背景、资源采集、保存模型、提供利用等各个方面，从政策、系统、资源的角度阐述了建立电子文件的公信力的政策与举措。她指出，树立公信力意味着政府机构需要致力于消除数字存储过程中存在的不信任因素。加拿大图书档案馆(LAC)已经建立了相应的政策框架，通过网站向公众发布。这些政策以机构的文件管理指南为基础，支持恰当的安全级别的保护和信息资源的利用，她特别指出仅有政策是不够的。建设一个真正为信息形成人员及其用户所信赖的数字资源存储库(TDR)的过程中，机构必须建立能够充分满足数字资源长久保存需求的电子系统。该系统必须能够保存任何数字对象及其真实性、完整性，具有足够的安全措施防止载体退化、自然灾害和人工错误；能够以原始格式显示保存的数字对象，能在确保原始信息真实性和完整性情况下以新的格式予以呈现；能够维护充分的元数据以证明数字对象的真实性和完整性，记录所有载体与格式迁移信息，必须采取恰当的保存和利用措施。
　　加拿大安大略湖档案馆高级管理员于丽娟作题为“加拿大电子文件管理与保护战略”的报告中，首先对电子文件管理(ERM)与数字长期保存(Long-term Digital Preservation)进行了比较，分析了档案馆的角色和职责。她指出建立电子文件管理系统和可信任数字仓库，必须依托于“专业、机构、市场”三大支柱，基于中国的现状建立以电子文件管理为核心的战略行动、以数字长期保存为核心的战略行动，推动教育、培训和专业人员的职业发展。其中在比较研究的基础上对我国各机构电子文件管理战略的规划与建议尤其具有参考价值。
　　会上高层次的探讨、高质量的发言、高密度的信息，使全体与会者感慨不已、受益良多。冯惠玲副校长在闭幕讲话中将会议比作“专业盛宴”，高度赞扬了各位发言人基于不同背景不同视角的精彩发言和带来的高知识含量的高密度信息，这些无一不在冲击、拷问、更新着我们的观念。会上使用频率最高的一词首推“挑战”，问题不在于是否有挑战，而在于最终的结果是战胜挑战还是在挑战中出局。恐惧退缩或盲目冒进都令人忧心忡忡。如果准备不足、缺乏国家层面的战略引导，则无法有效应对电子文件带来的巨大挑战。
　　本次研讨会为我国档案界提供了国际交流与合作的良好平台，促进了中外电子文件管理领域研究前沿的沟通和资源共享。国外专家对会议的精心策划、高效组织，对高质量的研究团队，对会议的热烈互动给予了高度评价。冯惠玲副校长希望与会人员充分消化吸收研讨会信息，深入研究他山之石，共同致力于建立和完善符合我国国情的电子文件管理国家战略框架。同时呼吁建立超越国界、区域的电子文件管理国际合作机制，加强交流，相互借鉴，共同迎接电子文件带来的世界性世纪挑战。

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