基层档案集成管理模式的３部曲１０步法

来源:用户上传      作者: 连　红

　　 目前，我国基层档案管理工作正从单一的传统管理模式向多元化科学管理模式转变。中国计量学院在实践中形成的3部曲10步法基层档案集成管理模式经过三年多的运行和推广，取得了一定成果，为各行各业基层档案管理提供了一种较为成熟的模式和方法。
　　
　　一、3部曲10步法基层档案集成管理模式的概念
　　
　　 所谓档案集成管理，是指运用集成思想来指导档案管理实践，将各种管理方法、手段、工具等资源要素有机地纳入到管理视野之中，综合运用文学、美学、档案学、管理学、计算机网络等交叉学科理论知识的创造性融合。档案集成管理是以全新视角建立起的多元化基层档案管理模式，可以变被动管理为主动管理，最大限度地发挥服务功能。
　　 集成管理模式的3部曲10步法是以档案学原理为理论基础而研究创设的。3部曲，即由建立体系、编研文献、数字网络三部分组成；10步法是指规范制度、搭建构架、建立盒号、收集分类、编辑目录、统计数据、撰写概况、设计装订上架、数字群库、网络检索十项工作步骤。
　　
　　 二、3部曲10步法基层档案集成管理模式的内涵
　　
　　 第一部曲：建立体系。建立系统化、规范化、标准化的制度是基层档案管理走出杂乱无序，进入新型现代化管理的前提。其模式内容包括：规范制度、搭建构架、建立盒号三步法。
　　 1.规范制度首先应根据档案分类法，对本单位基层所产生的材料作全面梳理，为档案管理制度的出台提供依据。中国计量学院的《外国语学院文件资料管理制度汇编》就是在数年的实践基础上集成的。同时，另设各体系的构架、归档范围、档案工作领导职责、兼职档案员职责、档案室安全保密制度等附件。而各个子体系又可以对文件制度补充，形成层层落实的较完善的目标管理系统。如试卷规范管理、试卷归档质量检查、教案讲稿的编写及管理等作为教学档案管理制度的补充。如此，档案管理有章可循，分门别类，归档有序，查阅方便。
　　2.搭建构架 制度是体系的目，而构架则是体系的纲。制度规范为档案管理提供了有力保障，体系构架则为后续的收集、归类等工作起到重要引导作用。例如：高校院系教学档案体系主要是由综合管理、学科专业实验室、教学与实践、教材、学籍管理、毕业生工作等6大板块构成，下设数十个材料项目的金字塔式结构体系。此外，还可以搭建科研、党政等档案管理体系构架，形成系统的网络化管理。
　　 3.建立盒号建立盒号是体系构架管理的具体体现。根据档案管理体系，中国计量学院外国语分院创造性地在盒背上研制出系列盒号。例如：教学档案的6个体系，可在档案盒的脊背上设置编号：JX1至JX6。再依据教学实际情况设若干子项目，例：JX1-1等；由此排序分层次制作。然后根据规范要求对收集的教学文件资料等分类归档。
　　 第二部曲：编研文献。编研文献是提炼档案内涵的一项艰辛且有价值的劳动，也是系统开发档案的重要手段。将工作中产生的材料，经过系统开发整理、分类、提炼，编辑成档案系列汇编为工作服务，可以提高档案利用价值。中国计量学院外国语学院在开展编研工作中总结出了收集分类、编辑目录、统计数据、撰写概况、设计装订上架五步法。
　　1.收集分类收集是编研的基础，材料质量又体现着档案价值。因此严把收集素材的质量，关注管理过程，才能为提炼高质量有价值的资料汇编奠定基础。
　　 首先要全面了解、研究基层管理的内容，坚持“三纳入”、“四同步”的归档原则；其次要大力宣传，鼓励大家参与档案建设，跟踪材料的产生；第三要按照档案体系制作的档案盒，每学期将收集文件资料存放盒内，做到齐全规范；最后对收集的材料进行二次分类整理，为目录编辑做好准备。
　　 2.编辑目录目录检索包含了二次分类方法，是编纂档案汇编的主要工作，要求突出材料的主题、内容。目录分为表格型――专题单行本和主题型――综合合订本。
　　 3.统计数据以表格形式设计，主要体现档案的编码、数量页码、材料的特性（关键词）三方面内容。分为子数据、总数据、主数据3个层次的统计。如：教学与实践体系中的“教学日历”数据统计由序号、学期、部门、任课教师人数、开课门数、份数、页数、负责人等方面设计每学期的子数据，然后对该体系所有的材料项目进行汇总统计，最后统计教学档案6个体系的主数据。
　　 4.撰写概况编辑撰写是提炼档案材料的“二度创作”，也是档案开发成精品的最高境界。由概况―概述―综述，从低到高，呈金字塔式的层层编写，其方法各有不同。
　　 概况撰写主要对象是子体系的材料项目，对材料的提炼主要由材料的性质、意义、作用、工作的规范情况，材料收集入库情况以及数据的简介三大块内容组成。概述撰写要求对每个体系的材料项目进行综合归纳总结，一是紧密结合本单位大环境与本部门的工作情况，二是材料存档情况。例如：“教学与实践”是教学档案体系的核心和主体。编研总体要了解反映整个教学环节的运作过程，从教学计划到毕业设计，认真解读，归类提炼，编纂突出重点，突出效果。综述撰写要求综合归纳各项子体系的特点，对子体系的各项概述进行提炼总结，概括建立体系的意义和作用，材料项目的总体情况，介绍并阐述建立体系的理念、目的、方法等。
　　 5.设计装订上架 这部分工作主要分为材料的排序、确定页码、设计封面和扉页、装订、归盒上架等环节。
　　 此外，还可以根据管理需求，确定主题，提炼内涵，编纂富有特色的专题文献。
　　 第三部曲：数字网络。数字网络建设是各项管理进入现代化管理的主要途径，为提高管理工作的效率和信息打开了方便之门。借用数字网络对档案进行系统管理，使之产生“信息互动”，而形成的动态开放的管理模式又为基层档案工作注入了新的活力。主要方法：数字群库和网络检索。
　　 1.数字群库 建立富有特色的档案电子群库作为纸质副本是现代化管理的必然。在档案体系的构架下，建立档案电子群库，由众多数据库汇聚成一体，编纂数字档案。例如：教学档案库、科研档案库、党政档案库等，然后根据各大类的总库，建立子数据库，要求分类明晰，涵盖面广，方便利用。
　　 2.网络检索运用网站系统软件注入条目，建立一整套科学的档案信息检索体系。例如：通过学校OA网站对所有档案的条目进行数字化管理，按体系的编号输入所有档案的目录、条文。随时可以查到材料的条目及出处，根据需要查找原文的数据库。同时建立分院“档案在线”网页，按体系制作模块，然后将可以公开的档案资料不定时地存入增添。还可以确立主题编纂，在网上举办教学科研成果展，名师介绍等。此系统从不同角度揭示馆藏信息资源，查阅便捷，提高了访问率，达到资源共享的服务。
　　 中国计量学院个案研究成果表明，在基层档案管理经验匮乏的情景下，以全新视野研究将多种管理方法交织一体，系统开发的教学档案，达到了内容与载体的完美统一，赋予以往无人问津的档案以鲜活的生命力。
　　 （作者单位：中国计量学院 310018）

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