新保管期限表的熟记掌握

来源:用户上传      作者: 杨启林

　　国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》（以下简称新表），笔者将其与“国档发[1987]27号”（以下简称旧表）文件进行了对比学习，新旧表对照调整较大，保管期限由原来的“永久、长期、短期”改为现在的“永久、30年、10年”，永久部分不是简单的旧表中的“永久”对接到新表中的“永久”来，“长期、短期”也不能简单等同于“30年”和“10年”。新表篇幅更大，内容更多，如何才能掌握内容并熟记，以便整理档案以及指导工作，现将笔者的看法提出来供同行参考。
　　首先，要熟读第8号令，尤其是附件“保管期限表”。要了解归档与不归档范围分别描述的4部分内容（这比旧表简单多了），以及第七至十二条相关内容。新表对归档与不归档的范围在旧表的基础上进行了高度概括，精练易记。应归档的部分突出了“国家、集体、公民权益” 方面的材料。“公民权益”即平常所说的“人事方面”的材料，在新表中几乎都规定为永久，这一点要记住与旧表有很大区别。
　　其次，对新表进行分解，化整为零。新表虽然篇幅大，三种期限划分为84个小项（比旧表多21项），但只有13个大项（比旧表少20项）。如果将13个大项分为四个部分就好记了。第一部分是“会议类”，为1―6大项共16小项（其中永久7项、30年5项、10年4项）。绝大多数单位只涉及3―5大项，而作为档案行政管理部门的指导人员6个大项则都要掌握；第二部分是“领导检查视察工作”，为第7大项共3小项，这一项内容很简单，并不是太多的单位都涉及；第三部分是“机关业务、人事、后勤事务类”，为8―10大项共58小项（其中永久31项、30年17项、10年10项），可称为新表的核心部分。“公民权益”的大部分内容都在此体现，与旧表相比改动较多；第四部分是“上级机关、同级与非隶属机关、下级机关文件”，为11―13大项共7小项（其中永久2项、30年1项、10年4项），这部分内容也较简单，容易掌握。笔者认为，重点掌握一、三部分基本就掌握了新表。一、二、三部分可称为“自办文”部分，第四部分可称“收文（来文）”部分。
　　第三，选择适合的记忆方法。在84个小项中，属于永久的占绝大部分，共41项，占48.2%；属于30年的25项，占29.8%；属于10年的19项，占21.4%（这几个比例仅就保管期限表而言，不是归档时三种期限文件实体所占的比例）。掌握时可按“记少不记多”的记忆方法，属于30年、10年的较少，把定期的记住即可；或者记“重要的”，即记住永久的；再者记住“中间”则就记住了“两头”，即记住30年的，而永久和10年的是截然不同价值的档案，自然而然很好区别记住。
　　第四，记关键词。记住表中关键词然后进行区别，如：“通过、未通过”；“重要的、典型的、一般的”；“本机关的、联合的”；“主办的、协办的”；“重要职能活动的、一般活动的”；“属于主管业务的、非本机关主管业务的”；“年度及以上的、年度以下的”……注意：“重要”的有永久也有30年，“一般的”有30年也有10年，这要根据具体情况分别判定。
　　另外，在人事档案的处分材料中，行政处分有6种（警告、记过、记大过、降级、撤职、开除），党纪处分有五种（警告、严重警告、撤销党内职务、留党察看、开除党籍）。“警告”属最低一种，期限为30年，其余几种处分材料均划为永久保存。
　　笔者认为，从以上几方面去学习新表，可以很快领会和掌握。

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