文书档案实体管理的三层结构序号
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作者: 陈明友
近几年来，常常在一些单位档案室间做档案业务指导工作，看到文书档案的档号填写有许多缺失和欠妥现象。如有的档案员在档案盒上未填盒号或在档案盒上漏填盒内文件起止件号，也有些档案员在盒内归档文件上没有标明文件页面号，同时还有一些档案员单纯按保管期限或在归档年度内编制盒号，造成盒号头绪繁多等等。思考这些缺失与欠妥现象，我认为问题存在的主要原因在于基层档案工作者对文书档案的盒号、件号、文件页面号这三层结构序号的作用理解认识不到位，从而在档案整理过程中这三层管理结构序号和编制填写上带有随意性，这种现象如不加强控制，归档文件就有可能在意想不到之中丢失。因此，基层档案工作者应充分认识盒号、件号、文件页面号对档案文件的实体管理作用，并在整理过程中进行正确编制并如实标注，确保档案完整安全。
盒 号
2000年12月6日由国家档案局发布的《归档文件整理规则》指出：“盒号即档案盒的排列顺序号”。盒号编定后对档案管理有三个作用，一是编定了以盒为单位的归档文件在整理后集体存放位置的排列顺序，那些放置归档文件的档案盒按照数字流水序号顺序有序存放，是档案查阅利用时提高调档效率的基本保证。二是编定了立档单位归档文件重要程度与保管期限长短的层级顺序。如在同一个归档年度，永久、长期保存的档案共用一套流水号，存放永久档案的盒号在前，存放长期档案的盒号置后。短期保存的档案，考虑其无进馆需要，盒号插编其间，对日后档案移交进馆时盒号取舍、改编、排序及其改填工作带来诸多麻烦，故其盒号单用一个流水号，另类排列存放。盒号的第三个作用是将一个立档单位某一历史阶段内多年度的归档文件编纂固定为一个整体，编目上架，存放保管。这样既便于以盒为单位来统计归档文件，也便于以盒为单位来检查了解档案有无整盒缺失的情况。其间如有档案文件整盒地借走或被丢失，从档案柜架上档案盒的排放序列中按其序号清点就一目了然了。有很多不同行业的基层档案员在档案盒号编制时采用一年一个流水号，或一种保管期限一个流水号，或一个归档年度内一种保管期限编定一个流水号。这样造成档案柜架上盒号头绪繁多，统计检查了解多年度的档案数量及其有无档案借阅离队未归的情况显得不够直观。区县基层许多较小的立档单位，其归档文件每年仅有一二百件，三公分厚的归档盒大约三五个就装得一干二净。如果这三五盒归档文件再按类别，按保管期限，按年度分别重排盒号，在盒号的使用中常常出现独“一”无“二”的怪现象，甚至存放某一类别或某一保管期限档案的归档盒连年只有其“一”，不见其“二”。对此，有些基层档案员认为存放档案文件的盒数太少，仅一二盒，有时只一盒，感觉无编号需要，于是对盒号干脆不编不填了。这种档案盒数极少而头绪众多的盒号即使编了填了，也不利于档案管理与统计，何况未编未填，那就更难统计与保证档案安全了。这样的管理状况，年代一经久远，不仅调档困难，费时费工，而且档案从柜架上离队不归的现象也难以从档案柜架上直观发现。近几年来，我们根据基层实际情况，普遍使用这样一种盒号编制方法，即文件整理后，视档案数量多寡，在若干年内对永久、长期保存的档案共用一套流水号，在若干年内逐年接排，归档年度内再按永久、长期依次排序，这样管理收效明显。短期保存的档案如前所述，无其进馆需要，其盒号则另用一套流水号，也逐年接号编排。
件 号
《归档文件整理规则》指出，件号是“文件的排列序号”。件号同盒号一样，对档案固化管理也有三个作用，所不同的是件号的三个作用体现在盒内归档文件这个层面上。其一是编定了盒内归档文件的排列顺序。其二是编定了盒内归档文件形成时间与重要程度的顺序。 《归档文件整理规则》指出：“归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列”，依照这一规定，同一事由的众多归档文件，重要的在前，次之的置后。归档文件件号的编定，就使这些群体文件在归档后前后主次顺序化。这样便于档案查阅时要文先览，也便于信息开发时重点突出。件号的第三个作用是将一个归档年度内的归档文件排列固化为一个系统的整体。一方面便于档案文件级的数量统计，一个立档单位在一个归档年度内的归档文件有多少，在该年度的起止档案盒上标注得一清二楚。同时还便于检查了解盒内归档文件有无丢失现象，一个归档盒内有多少件档案文件，可以从档案盒上标注的起止号段中了解得明明白白，归档文件如有丢失，归档人员编制的完整件号系统就有缺位空档情况存在，只要检查就会发现。
文件页面号
文件页面号是指一个整理单位内所有构成文件系统的页面序号。为了说清文件页面号对归档文件保管的重要性，先应了解《归档文件整理规则》中关于“件”的概念。《归档文件整理规则》有如下定义：件是“归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。”鉴于归档文件以件为整理单位，一个整理单位内有时有多个构成元件，这个整理单位内的各个元件的页面就必须重新编制统一的页面序号，除非归档文件只有构成“件”的一个元件且在该个单元件的首尾页面之间有一个完整的页面序号。否则，在文件正本与定稿，正文与附件，原件与复制件，转发文与被转发文，报表、名册等这些整理单位内就难以进行固化管理，就不能有效控制档案文件的张页缺失。当然，有些归档文件的整理单位内只有一个构成元件，且该个单元件的首尾页面间有一个完整的页面序号，反映了该个单元件所有页面系统的完整性，这就不必画蛇添足地编制页面号了。按照《归档文件整理规则》“文件中有图文的页面为一页”的规定，凡归档文件中有图文的页面，均应按其页面先后顺序依次编制页面顺序号，并在归档章上增加“文件页数”一栏且如实填上归档文件的页面总数。笔者始终认为，归档章上应设置文件“页数”栏目并如实将归档文件页面总数填上，这对固化管理归档文件有着十分重要的作用，缺失这一工作将会对档案保管安全工作带来诸多不利。一是在档案查阅利用过程中难以有效控制少数不法者可能有意增删拆取档案张页的不法行为；二是一旦发生档案张页被拆取的违法现象，档案馆室接待利用的工作人员也很难及时发现。文件页面序号是控制管理归档文件流失的最后一道防线，也是一项重要的档案管理固化工作，是万万不可缺失的，它对控制“件”内文件页面缺失，保障归档文件信息内容真实完整有着重要的作用。
总之，按照《归档文件整理规则》规定的标准，归档文件实行新的以“件”为整理单位的方法进行整理后，盒号、件号、页面号是档案固化管理的三层结构序号，每层结构序号既各管一个层面，又统一构成了归档文件系统有序管理的一个固化系统。我们只有从系统的各个环节、各个层面上进行层层控制，才能从多个层面上保障档案资源不被丢失。盒号先从整体程度上控制一个归档年度内一定量的归档文件即整盒归档文件的不丢失；件号，则控制一个归档盒内的一个整理单位的归档文件即整件归档文件的不丢失；文件页面号，则最后控制一个整理单位内归档文件整页面或整组合元件的不丢失。因此，科学完整地编制并填写好三层结构序号，是固化管理档案不可缺少的必做工作。我们必须在做好归档文件其他整理工作的同时，充分认识这三层结构序号的管理作用，完整地、系统地、科学地编制并填写好盒号、件号与页面号。
(作者单位：武汉市江夏区档案局430200)
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