国际档案界动态

来源:用户上传      作者: 丁　枫

　　国际档案理事会
　　
　　信息社会世界峰会（英文缩写为ＷＳＩＳ，下同）将于２００５年１１月１６～１８日在突尼斯召开。国际档案理事会（英文缩写为ＩＣＡ，下同）将和其他非政府组织一起出席，并将与一些政府组织如联合国教科文组织及ＷＳＩＳ共同开展工作。２００５年６月，ＩＣＡ与ＷＳＩＳ联合发表了一个《ＷＳＩＳ第三次筹备委员会会议宣言》，论述了档案和优良的档案管理在信息社会中的基础作用。该宣言认为档案和文件提供了人类活动的证据，提供了对真实可靠信息的保存与利用。因此档案与文件和其他信息体系一样，是组成一个包容、公正和开放的信息社会的关键元素。该宣言向ＷＳＩＳ的参与者提出建议，要求他们保证：１．档案与文件被承认是一个包容和开放的信息社会的必要组成部分，档案与文件工作人员必须从信息形成的开始，在文件管理系统开始运行时就进入该系统。２．档案与文件工作人员被承认是过去、现在和将来之间的信息调停员，是国家之间的信息调停员。３．有关当局认识到他们的责任，即提供方法与条件使档案机构保存历史档案和组成明日社会的数字档案。
　　２００５年６月２２日至２３日，ＩＣＡ参加了在巴黎的联合国教科文组织总部召开的保护伊拉克文化遗产国际合作委员会第二次全体会议。这个委员会是由联合国教科文组织行政部于２００３年成立的，目的是为帮助保存伊拉克文化遗产提供一个基础设施和专家网络。通过与联合国教科文组织联合，帮助伊拉克文化部为伊拉克档案工作者和图书馆工作者准备培训材料和筹备培训研究班，ＩＣＡ扩展了它在国际合作中的作用。
　　
　　澳大利亚
　　
　　２００５年６月，澳大利亚国家档案馆举办了一次文件管理工作论坛，由澳大利亚文件管理工作者参加。论坛展示了澳大利亚档案馆在文件管理方面的新动态：１． 数字文件的管理。国家档案馆将于以后几个月内发表两部关于文件管理的规范，它们是：（１）电子文件管理软件的功能规范（又称ＥＲＭＳ规范）。（２）事务信息系统中文件管理软件的功能规范（又称ＢＩＳ规范）。每个规范都带有一套实施指南，以帮助机构的工作人员使用该规范。ＥＲＭＳ规范和ＢＩＳ规范提供了确保适当的文件管理功能融入文件和信息管理系统的一般要求，这些系统包括形成、获取和维护事务活动文件的事务系统。这两个规范的主要作用是帮助机构设计或购买具有适当的文件管理功能的系统。ＥＲＭＳ规范提供管理数字文件软件的核心设计要求，包括在一个电子文件管理系统中获取、控制和保存数字文件的要求。ＢＩＳ规范则提供了把文件管理功能融入形成、接收和维护事务活动数字文件的系统的要求，这些系统包括事务流程系统、个案管理系统、电子商务系统、金融或人力资源系统。ＢＩＳ规范概括了在设计或购买这类事务系统时应该考虑的文件管理功能要求，以保证合理地管理所形成或维护的文件。机构运用这两个规范的方式可以随机构的规模和软件的复杂性而不同。２．国家档案馆的“宏观鉴定项目”。以往几年，国家档案馆的鉴定方法是从单个机构的角度分析机构职能。现在，他们开展的“宏观鉴定项目”把这项工作放在一个更广泛的背景中，即分析确定整个澳大利亚政府最重要的职能。这有助于确定实施这些职能的各个机构，并且指明哪里最有可能发现具有档案价值的文件。随后，国家档案馆与这些机构合作，建立档案馆的馆藏，并且确保这些馆藏能够提供最好的关于澳大利亚政府的政策与运作的证据。宏观鉴定将帮助国家档案馆减少馆藏的断层和重复。国家档案馆还运用宏观鉴定做了以下工作：复查了所保管的文件，以确定最有价值的文件；建立机构传送文件的优先顺序；使最重要的文件更好地为公众所利用；关注处于危险状态的高价值文件的保存。３．建立机构服务中心。２００５年１月，澳大利亚国家档案馆成立了机构服务中心，它是以电话和电子邮件的方式，向各机构提供有关文件管理及与档案馆工作领域有关的建议。
　　
　　新西兰
　　
　　２００５年４月，新西兰议会通过了《公共文件法》。这部法律取代了新西兰１９５７年制订的《档案法》，以及１９７４年的《地方政府法》中关于文件和档案工作的条款。该法反映了过去４７年中发生的技术、立法和文件管理实践的变化，旨在改进政府机构的职责，以及迎接电子信息技术带来的文件管理工作方面的挑战。
　　２００５年６月，新西兰国家档案馆、国家图书馆和国家服务委员会的主要负责人签署了一项联合协议，使新西兰成为世界上继英国和芬兰之后第三个批准元数据描述标准，加入“都柏林核心元数据倡议”的国家。该倡议的目的是通过使用一个通用的元数据标准，使得在互连网上寻找资源更为方便。这使新西兰处于全球互联网标准的前沿。
　　
　　新加坡
　　
　　新加坡国家档案馆（英文缩写为ＮＡＳ，下同）最近在其网站上公布了国家档案馆公共教育项目的内容。该项目之目的是通过宣传国家档案馆的使命与馆藏，提高国家档案馆的知名度，以及形成对馆藏档案的更多了解。它包括以下内容：１．巡展。ＮＡＳ的各种展览在新加坡的学校、社区俱乐部、购物中心和其他地点巡回展出，以付费预约的方式常年对公众开放。２．学生实习活动。这个活动通过让学生们在档案保管、编纂、自动化和研究等部门进行积极的实地体验，向他们介绍国家档案馆及其职能。学生们有机会与档案馆工作人员进行互动，这样可以扩展他们未来的就业选择，同时使他们吸取积极的价值观与工作态度。３．由学生完成的项目。国家档案馆每年从学校或更高级学习机构如工业大学接收几批学生参加实习活动。为了让学生们运用他们在这里获得的知识与技能，他们被鼓励完成与他们的学习课程及ＮＡＳ使命有关的项目。例如，国家档案馆举办了一个展览，是由４位来自Ｔｅｍａｓｅｋ工业大学信息研究专业的学生创作的。他们于２０００年７月至１０月在ＮＡＳ实习，这个展览是他们课程作业的一部分。他们把网络出版和多媒体设计技能运用到这个实际项目中。展览展示了从２０世纪６０年代至今的年青人的生活方式。４．参观和引导性旅行。ＮＡＳ应要求推出了展示档案馆工作过程的引导性旅行，为此，ＮＡＳ还招募了志愿者担任导游，帮助引导来访者进行旅行。

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