国际档案界的新动态

来源:用户上传      作者: 胡魁海

　　ＵＮＥＳＣＯ／Ｊｉｋｊｉ世界记忆奖提名
　　
　　２００５年３月２２日，在联合国教科文组织（ＵＮＥＳＣＯ）总部召开的会议上，从来自各成员国的３６项提名中初步选择出７项作为联合国教科文组织Ｊｉｋｊｉ世界记忆奖的提名。这７项提名来自于澳大利亚国家图书馆、捷克共和国国家图书馆、印度国家手稿部、坦桑尼亚的卢旺达国际刑事法庭以及哥伦比亚、尼加拉瓜、埃及的文献机构。
　　在初期的筛选中，世界记忆局考虑了被提名的文献在其他领域或其他机构的重要性。２００５年６月，世界记忆国际咨询委员会将在中国云南丽江召开会议对这些提名进行进一步的研究。来自世界各地的图书、文献和档案部门的专家将出席这次会议。
　　据悉，国际档案理事会在这次会议上将要发表一个有关世界记忆工程的立场声明。１９９７年９月的爱丁堡会议之后，国际档案理事会对世界记忆工程中关于档案的保护工作一直持保留态度。
　　丽江会议之后，按照世界记忆国际咨询委员会的建议，联合国教科文组织总干事将决定该奖的得主，该奖将有奖金３万美元。
　　该奖两年评选一次。主要针对的是在文献遗产的保护和利用方面作出了重要贡献的个人和组织。
　　
　　美国国家档案与文件局有了新局长
　　
　　２００５年２月１６日，著名学者、历史学家艾伦・温斯坦博士被任命为美国国家档案与文件局第九任局长，并在参议员理查德・卢格主持下，宣誓就职。
　　在宣誓中，艾伦・温斯坦博士说：“在４月，我们将庆祝国家档案馆独立２０周年。在共和党和民主党政府时期，美国国家档案馆馆长的超政治和高度专业化的传统已经形成。在我的这一任上，这一点将继续下去，并要加强与国会以及其他政府机关的合作。对于国家档案馆来说，这是非常重要的。我们正处在经费紧张，对电子文件的依赖日益增强，对于文件的检索、安全性和保护日益关注的时代，同时我们也处于对民主的教育不够关注的时代。要应对这些挑战，我们必须协调地和创造性地工作。在前１００天里的时间是至关重要的，我打算在这段时间里花更多的时间倾听、学习和设计档案馆的未来。这个未来将是我们今后一些年里要履行的重要职责。”
　　最近一些年，温斯坦博士担任过国际选举制度基金会的高级顾问。从１９８５年到２００３年，温斯坦博士一直是促进国外民主转型的一个超党派、非营利组织的ＣＥＯ。他由于“促进世界上几个主要地区的和平、对话和自由选举”而获得联合国和平奖章、欧洲理事会的银质奖章（１９９０和１９９６年）等。
　　温斯坦博士作为国家档案馆的馆长具备坚实的学术基础。在１９６６－１９８９年的２０多年的时间里，他一直是斯密斯学院、乔治顿大学和波士顿大学的历史学教授，并有许多著作问世。
　　
　　澳大利亚国家档案馆伊恩・麦克林奖得主
　　
　　澳大利亚国家档案馆馆长罗斯・吉布斯宣布，２００５年国家档案馆伊恩・麦克林奖获得者是历史学家尼可基・汉宁海姆（Ｎｉｋｋｉ Ｈｅｎｎｉｎｇｈａｍ）博士。该奖每年评选一次，旨在向个人提供一项可以促进档案专业发展的研究。
　　汉宁海姆博士是澳大利亚妇女档案项目的研究员和执行主任。他打算利用这个奖励进行１９７０年以来与澳大利亚女移民经历有关的文件的研究。
　　在澳大利亚的公共生活中，妇女起到了十分重要的作用。妇女在专业和私人网络中都曾经存在，而这些并没有得到官方档案馆的重视，因此有关妇女活动的许多方面都存在着文件的空白。
　　汉宁海姆博士希望通过这次的调查活动，能够查找到隐藏在官方办公室、车库、甚至床底下的文件，并通过提高研究人员和历史学家利用文件的意识，使公众保存更多的澳大利亚的特性。
　　伊恩・麦克林奖是为了纪念伊恩・麦克林（１９１９－２００３）而设立的。他为了国家和国际档案工作积极工作了５０年。１９４４年１０月成为联邦档案馆的第一任馆长。
　　
　　新西兰通过新的公共文件法
　　
　　新西兰新的公共文件法于２００４年９月提交给议会，目前将要通过与实施。
　　１９５７年新西兰通过了档案法。４７年以来，由于档案工作所面临的行政、立法和技术都发生了深刻的变化。如国家制定了信息和隐私权法案，政府机关产生了许多新的形式，电子文件（字处理文件、电子邮件等）技术不断应用。这些问题通过１９５７年的档案法已经无法彻底解决。因此，现实需要有新的法案来反映新的价值、新的实践以及将要面对的新的挑战。
　　目前正在执行的档案法针对的是长期价值的文件，而在新的立法中，针对的是所有的文件，在任何时候都可以利用和能够利用。同时新的公共文件法也规定，档案馆馆长可以在对机关人员进行广泛的咨询的基础上，提出强制性的或推荐性的文件管理标准和指南，以确保文件管理工作能够满足应用。
　　新的公共文件法规定了该法所管理的机构的范围：政府立法、执行和司法机构，各机关部门，各部，国家所有的实体（第三修道会机构、大学、托管的国立学校理事会、社区卫生机构）、国有企业。政府机关文件和档案管理要实现透明化，档案馆馆长可以对任何一个独立机关的文件管理工作进行检查。在新法案通过５－１０年之内，每一个机构都接受一次检查，进行检查的成本由新西兰档案馆支付。有关整个国家文件管理情况的检查报告要提交给国会。
　　法案规定，具有历史意义的电子文件都要由公共部门管理，但要由新西兰档案馆支付费用。
　　在文件产生２５年后，不管这些文件保存在哪里，都必须提供公开利用或限制性的利用。如果文件已经被移交到国家档案馆，这种利用可以在２５年的期限到来之前进行。法案保证公民自由利用公开的文件的权利。受限制利用的文件的利用要根据官方信息法或其他相关法律来进行。
　　依据新的公共文件法，新西兰要建立一个档案理事会。该理事会由７个具有相关专业知识的人员组成，其中两个成员必须具有毛利人的历史知识。理事会的职责是：对档案与文件管理提供咨询；对各机关对档案馆馆长的有关标准、移交文件的决策等有疑义时，进行裁决；当档案馆提出文件处置决策时，向部长提出有关处置的建议。
　　
　　联合国教科文组织支持老挝、孟加拉发展电台档案
　　
　　由联合国教科文组织提供资金的老挝和孟加拉国家广播电台录音档案数字化和保存项目正式展开，亚太广播发展研究所将这项工作作为电台档案数字化项目的一部分。
　　在老挝国家广播电台工作组共有１０名工程师、图书馆员和程序员。孟加拉工作组共有１６个人员。这两个小组的顾问卡尔・利普举办了一个关于现代声像档案的概念及管理的讲座。
　　尽管两个工作组的主题相同，但其工作却完全不同。两个档案馆档案的数量完全不同，老挝国家广播电台只是在几年以前才使用计算机程序，孟加拉的情况也很相似。所以，档案的数字化战略不得不根据各个地方的设备的不同而有所不同。
　　两个国家的共同点是，老式磁带是一个大障碍，不得不找寻一些替代品。两个国家的目录系统不符合要求，如何将它们转换成计算机化的数据库也是相当困难的一个问题。
　　最后，两个工作组开发了新的元数据结构。这个新的元数据结构充分考虑了原有的基础，并兼顾都柏林核心元数据基础。数字录音档案的数字化和转换问题也已经解决。
　　在５－８天的工作中，各个档案馆的档案并没有全部转换成数字化的形式。这项工作要进行几个月甚至几年。因而，制订一个路线图指导各个国家进行进一步的工作是极其重要的一步，也是工作组工作的最主要的成果。５－８天的工作达到了这个目的。
　　
　　英国制订文件管理规范评价手册
　　
　　２００５年１月，英国新的《信息自由法》被贯彻实施。该法提出了对公共信息的自由利用权，并要求公共当局按照“公布计划”公布信息。此外，该法鼓励所有的公共当局都要按照大法官发布的行为准则来保存、管理和销毁他们产生的文件。为此，英国国家档案馆已经制订了一个评价手册，以帮助公共当局评价他们的文件管理系统。
　　这个手册旨在评价各机关执行文件管理规范的情况，同时也建立了各机关由于没有执行文件管理规范而造成的风险等级评价机制，并考虑了适当的文件迁移策略。手册分为两个部分，第一部分提出了“有关机关”产生、保管、维护和销毁文件所应采取的措施。第二部分提出了文件管理机关在评价文件和移交文件时的安排。这个手册涉及到了文件管理的各个领域，如文件管理的职能、文件管理政策说明、文件管理的作用与责任、人员的培训与意识、文件的产生和管理、文件的维护、文件的处置、文件的利用以及对策措施。
　　２００５年３月３１日，英国国家档案馆公布了《文件管理规范：评价手册和方法》的草稿，放置于网上，请社会各方面进行评价。２００５年７月，经过了广泛的咨询以后将发布一个正式的版本。
　　
　　（作者单位：哈尔滨师范大学档案馆１５００８０）

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