“件中件”也应编目

来源:用户上传      作者: 晋　平

　　实施《归档文件整理规则》（ＤＡ／Ｔ２２－２０００，以下简称“《规则》”）后，以“件”为单位整理与编目，较之传统的按“卷”检索大大提高了查档准确率。但我们在实践中发现，漏检问题尚未完全杜绝。究其原因，主要是《规则》虽然允许有密切联系的多份文件组合为一件，却忽视了对“件”中之件的编目，由此导致一些隐蔽的文件因无检索标识而被漏检。为此，有必要深入探讨“件中件”的编目意义，疏通被隐含文件的检索渠道，从源头上将“淡化整理，深化检索”的新理念落到实处。
　　
　　一、“件中件”的由来
　　
　　《规则》规定“一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。”由此可知归档文件整理单位之“件”，并不限于纯粹的单份文件，还包括一组互有联系的多份文件。这就是“件中件”的由来。
　　关于“件中件”，有的是文件制作时自然形成的，如“正文与附件”；有的是文件归档整理时人为组合的，如“来文与复文”。但它们都反映了文件之间的历史联系。“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”，是归档文件的整理原则。因此，将一些密不可分的文件组合为一“件”有其合理性，既可以简化整理，也便于利用时成套提供，相互印证。
　　问题是《规则》强调“为一件”，不仅指文件实体装订在一起，而且编目时也只体现为一条条目。那么，“为一件”的多份文件如何体现一条条目呢？我们从“归档文件应逐件编入目录。来文与复文为一件时，只对复文进行编目”，以及《规则》对“件”的定义等相关条款推导，显然不是将“件”内多份文件的内容和形式特征融合为一条条目，而是只对排列在最前面的那份文件进行编目。如此一来，“件中件”就被排除于编目范围之外了。
　　
　　二、“件中件”的编目意义
　　
　　《规则》中的编目，是指编制归档文件目录。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注。这些项目基本包括了构成一份文件的主要部分，涵盖了归档文件内容和形式方面的多种特征。对于单份文件来说，一件一份对应一条条目，清晰明朗，的确能够为利用者提供完备的检索渠道。但对于多份文件为一件时，一件多份只对应第一份文件的目录，恐怕就未必都能一目了然。下面，我们以《规则》列举的几种组件类型为例，假设对组件中的前、后文件分别编目，通过列表对比分析其编目内容之异同。（见表一）
　　（注：因“页数”非检索之必要、“备注”酌情而填，故这两项在此不宜比较。）
　　由表一可见，多份文件为一件是否需要对“件中件”编目，应具体情况具体分析，根据有无实际检索意义区别对待。⑴正本与定稿、原件与复制件具有检索意义的编目内容完全相同，没有必要分别编目。⑵正文之附件应酌情而定。Ａ．凡带有文号的附件应予以编目。文号作为专指性很强的文件代号，不仅是统计和管理现行文件的必要手段，而且实践证明按文号检索也是最简捷和准确的查档途径。Ｂ．附件之题名若能在正文题名中明确体现的无需编目，否则应另行编目。Ｃ．附件之附件是否编目，依上述原则类推。⑶转发文与被转发文应分别编目。“转发文”与“被转发文”本来是两个独立的文件，各自有不同的责任者、文号、题名及日期，尽管两者有一定联系，但当查档者不知所查文件原本是由另一文件转发时，如果未对“被转发文”编目，就会无据可查。⑷来文与复文最好不要“为一件”（按事由联系紧密排列即可），若作为一件对待则须分别编目。“来文与复文”主要包括“请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等”，它们各自的独立性很强，如果只对复文编目，很难保证仅凭“复文”目录实现对“来文”的查检。
　　当然，“件中件”之间的确有一定联系，因此多份文件“为一件”时只对排列在最前面的那份文件进行编目，肯定也有它的合理之处。但需注意的是，归档文件之间的联系，并不完全等同于检索利用时的联系。前者是文件在产生和处理过程中形成的某种天然的内在连带关系，而后者则是根据利用需求结合检索标识而人为确立的相互对等关系。在查档工作中，用户乃至调档人员恐怕并不十分清楚所查档案文件与其他文件有无关联。调档人员主要通过对用户提供的责任者、文号、日期、题名或主题等线索与存储在档案检索工具中的著录项目标识进行相符性比较，然后将符合利用需求的条目查找出来，再凭借条目中的档号调出所需档案。用户提供的查档线索与检索工具中的著录内容愈接近，查检效率愈高；反之，则愈低。如果“件中件”被排除于编目范围之外，那么归档文件目录中当然就没有存储其检索标识，因而也就不能对其进行快速准确查询。尤其是当查档者不知所查文件碰巧是另一文件之“附件”时，即使按文号、题名等专指性很强的检索标识查找，也会得出“查无此档”的结果。比如在某大学档案馆欲查人事部人发[２０００]５９号文件，计算机检索结果为“无满足此条件记录”，事实上该文件确已存档，但它是陕教工干字[２０００]６２号文件的被转发文而未编入归档文件目录；再如欲查《某某大学１９９１―――１９９５在职人员申请硕士学位工作报告》，因不知该报告是作为１９９６年上报的《某某大学研究生学位工作总结》之附件存档的，故按题名检索不出来。尽管这些附件还可通过责任者、主题词等其他方式模糊查询，但无疑降低了查档效率。为预防这种不该发生的“事故”，应将那些具有独立检索意义的“件中件”纳入编目范围。
　　
　　三、“件中件”的编目方法
　　
　　《规则》规定“归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。”归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目，以上各项除件号外均依照文件固有情况如实著录，而件号则需编目人员在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“１”开始编排。对于单份文件来说，一件一份编一个自然数序号很容易操作，但对于多份文件组合为一“件”时，如何体现组件内所有具有独立检索意义的文件序号则是一个新问题。笔者建议，采用“级次件号”作为补充形式。
　　所谓“级次件号”是指将组合件的件号分为若干级别（为简明扼要，级次不宜过繁，设置二级即可），其模式由“组件号＋件内序号”两部分构成，之间以圆点“・”相隔。“组件号”相当于《规则》界定的多份文件为一件的件号，“件内序号”则是组件内每个具有独立检索意义的文件的排列序号。组合件与单份文件的编目除件号标识略有差异外，其余一致。具体方法如表二所示。
　　应当特别说明，在归档文件整理工作中，绝大部分归档文件是以单份文件形式出现的，需要重新界定的“件”只是为了方便整理和成套利用的一种补充形式。编制“级次件号”仅仅是针对《规则》允许的一组文件“为一件”时的特殊处理，旨在疏通“件中件”的检索渠道，进一步提高查档效率。因此要严格控制使用范围，避免对“件”的扩大化理解而重蹈组卷之覆辙。?笮
　　参考文献：
　　１． 中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（ＤＡ／Ｔ２２－２０００）。
　　２． 《归档文件整理规则》系列谈，《中国档案》２００１年第１―１２期。
　　３． 王健：《关于立卷改革思路的改革――《归档文件整理规则》的应用与反思》，《档案学通讯》２００２年第３期。

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