纸质城建档案数字化加工的探索
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2010年年底，厦门市城建档案馆(以下简称“档案馆”)决定针对部分老旧和利用频率较高的馆藏档案进行保护性整理和数字化加工，并于12月16日组织了“档案整理和数字化项目”竞争性谈判，经过与参加谈判的供应商谈判，最终确定成交供应商。此次档案整理和数字化项目是档案馆初次开展档案数字化工作，在为期3个月的工作中出现了很多技术难题，但在档案馆相关科室与加工方的共同努力下，都得到了的解决。本文简要介绍档案数字化加工的情况，并略谈感想和体会。
人员组织保障情况
为做好档案数字化加工整理工作，档案馆成立了项目工作小组，由分管业务副馆长担任组长，档案管理编研科科长为项目联系人，档案管理编研科、业务指导科、信息技术科全员参与，分工协作，明确职责，共同做好项目管理工作。在档案数字化生产加工过程中，充分发挥馆里老厦门人的作用，诸如汉字闽南地方语的读音、不同年代同一地名叫法正确性判断等都需要老厦门人的指导，以确保案卷题名的真实、准确。
采用的规范、标准及制定的技术要求、工作制度
此次项目实施过程中，档案馆要求加工方严格按Ⅸ电子文件归档及电子档案管理办法》(GB／T18894-2002)、《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31―2005)、《建设电子文件与电子档案规范》(cJJ／T117-2007)、《技术制图的折叠方法》(GB／T10609.3―89)等标准开展工作，并制定了《2010年厦门市城市建设档案馆城建档案整理技术要求》。
在档案实体保护、安全保密和加工服务人员管理方面，档案馆参考其他省市有关制度和规定，加强数字化加工场所的安全保密措施，并制定了《厦门市城市建设档案馆数字化档案工作制度》，对档案加工场所内防火、防损、防水、防潮、防虫等档案保护措施作出明确规定。
安全保密管理的具体措施
在加工场所和加工服务人员安全管理方面，要求档案整理和数字化加工必须在档案馆办公场所内进行，并且在该场所安装了全景摄像头，全程录制加工整理现场视频，随时监控生产现场情况。在加工服务人员首次进场前，档案馆都监督加工方组织培训，使其加工服务人员充分领会在档案数字化生产加工过程中必须严格遵守的安全、保密规定，明确档案安全、保密义务和责任。不论节假日或工作日，只要有加工服务人员在加工场所开展工作，档案馆都确保安排专人进行进场监督，及时解决生产加工中出现的问题，督促加工方立即排除安全、泄密等隐患。
在档案实体保护方面，用于整理和数字化加工的档案出库、入库都严格按照管理要求履行交接手续，档案馆编制了《档案数字化项目出库登记表》和《档案数字化项目入库登记表》，安排专人在档案取出库、还入库时负责清点案卷数量，登记存放位置，备注特殊情况，各项手续办理无误后由档案馆和加工方双方签字确认。
在数字化档案安全管理方面，此次项目整理和数字化加工的档案均为非密档案，但档案馆仍要求加工方对进入加工场所的设备按涉密要求进行管理，主要措施有：
1 加工场所内计算机未使用的USB口、网络接口、机箱以及交换机未使用的网络接口都贴上封签，网络线、USB线都在与接口连接处贴上封签。若需要撕开封签，必须通知信息技术科人员到场才能进行相关操作。
2 加工场所内计算机及设备组成专用网络，与其他网络完全物理隔离，禁止使用无线鼠标、键盘等无线连接的外围设备。
3 严禁将数码相机、数码摄像机、私有移动存储介质等设备带人加工场所，加工过程数据的进出都通过档案馆设置在加工场所内由信息技术科人员管理的计算机传递。
4 加工场所内的设备离场前，必须取出硬盘，送保密局指定的技术部门进行消磁处理，确保所有数据彻底清除不可恢复。
质量管理与抽检情况
1 实体档案整理加工质量管理
该项目涉及建造执照、建设许可证、建设用地类档案都是从建国初期到20世纪90年代初所形成的历史档案，由当时的建设管理部门陆续移交进档案馆，普遍存在文件题名不规范、责任者不准确、卷内目录过于简单等不利于日常档案查询利用的问题。
在此次项目工作中，档案馆要求加工方在加工服务流程中安排专人负责质量检查，严格遵循城建档案著录规范和项目整理规范要求提取文件题名、责任者、收文单位、地点、编制时间等检索信息。对于项目启动前已整理的档案中存在的页码漏打、多打、缺打等情况，要求加工人员在发现后立即通知档案管理编研科在案卷备考表中做备注备考；对于内容不同又未分开组卷的，由档案管理编研科人员进行拆分案卷重新组卷，对于案卷题名与卷内文件不符的，由档案管理编研科人员核实后重新编制案卷题名。上述措施既尊重了档案形成的历史，又系统地清理了这批老档案，为今后的查阅利用提供了极大的便利。
2 档案数字化加工质量管控
由于此次档案整理和数字化项目是档案馆首次对馆藏档案进行批量数字化加工，项目初期加工的数字档案质量问题比较多，如：扫描件的颜色质量不统一、文件容量过大等。经过加工方与档案馆档案管理编研科、信息技术科人员研究协商，重新规范了扫描图像的颜色质量和压缩规格。信息技术科还开发了数字档案查错软件对移交过来的扫描件的质量、大小进行检查，通过检查案卷目录、卷内目录的时间、文件序号等数据，校验卷内目录的文件记录数与扫描件的数量，对数字化的档案进行查错，检查是否有漏扫档案、漏拷扫描件，是否有按要求进行著录等。经检查不符合要求的扫描件全部退回给加工人员进行整改，直至符合要求。在双方的相互配合下，项目初期出现的问题得到了较好地解决，项目中、后期数字化的档案质量有较大的提高。
3 项目成果验收抽检情况
根据项目谈判文件要求，档案馆应对此次项目完成的档案整理和数字化加工成果质量进行抽检，抽检率不低于5％。对于档案实体整理加工成果，业务指导科和档案管理编研科在案卷入库时按15％的比例分批进行抽查，共发现问题卷45卷，主要问题为手写字判别错误、文件题名提取不准确等。对于档案数字化加工成果，信息技术科利用自主开发的查错软件进行100％检查，8880卷数字化加工成果全部经过检查，共查出问题卷278卷，主要是漏移交扫描件和扫描件命名错误，共查出目录数据错误466条，主要是时间和文件序号错误。
综合上述抽检情况，档案实体整理加工成果错误率约为3.4％，档案数字化加工成果错误率约为3.1％。在抽检中发现的问题，档案馆都立即告知加工方进行整改，经过整改和复查，项目成果已全部达到质量要求。
项目成果和经验总结
1 项目成果
此次档案实体整理和档案数字化加工成果共8880卷，其中档案实体案卷的卷内文件题名全部按规范提取，卷内目录全部按规范编制，相应电子文件全部按规范命名，完成的项目工作数量和质量符合要求，实体案卷已安全入库，数字化档案文件15，1386个，容量263GB已投入正常使用。通过对卷内文件的逐页整理，工作人员还惊喜地发现并保护性整理了清朝道光和乾隆年间的她契类档案，将档案馆馆存最早档案的时间提前到清代(原来认为档案馆馆存最早档案为20世纪二十年代的美国驻厦门领事馆工程档案)。
在信息技术科的努力下，使用加工方提供的查询软件，目前可以通过建设单位、项目名称、文号等检索信息直接在案卷级、文件级检索、查阅项目数字化的档案案卷和卷内文件，不用再接触档案实体案卷。由于案卷题名、卷内文件题名、每个电子文件的命名都经过了规范的加工整理，许多存馆多年却因检索信息不全而无法对外提供利用的老建筑项目档案得到了有效利用。此次项目成果有效地保护了部分老旧和频繁调阅的实体档案，极大地提高了档案调阅利用工作效率，目前已在老建筑物产权业务办理、电梯加装改造、违章建设查处、道路沿线景观改造等城市建设管理方面发挥了重要作用，调阅者都对电子档案查询方式给予了很高的评价。
2 疑难问题及解决方法
数字化过程中发现建设执照和建设许可证类案卷基本上采用手书，字迹潦草，许多简化字、繁体字、口语字等难以识别和录入，给案卷题名、文件题名、责任者等检索信息的提取录入造成了困难，档案管理编研科通过请教老同志以及上网查询等方法解决了上述问题，保证了相关检索信息的准确性、完整性。对于超大图纸的扫描处理，在不损坏原图的前提下，一般折叠无法通过大幅扫描仪，图像处理也存在很大困难。项目过程中双方协商探索了许多方法都无法满足技术要求，一度积压数十卷无法完工入库。经过多次试验，项目组研究出合理的多幅面折叠方式，降低了图纸厚度，解决了超大图纸通过扫描仪的问题，又通过合理降低分辨率、提高压缩率的方法，在保障图像可清晰输出的前提下，解决了超大图和多页性超大文件的打开问题。这些问题的探索、解决使档案馆对城建档案数字化建设有了深刻的体会和认识，也为今后大规模地实施档案数字化管理工作打下良好的基础，积累了宝贵的工作经验。
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