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“互联网+档案”环境下高校干部人事档案数字化探索

作者:未知

  【摘 要】随着“互联网+”趋势的发展,干部人事档案必然由传统的手工管理向数字化、信息化管理方向转变。实践证明,数字化、信息化管理有利于提高干部人事檔案管理的工作效率,有利于纸质档案的保存,更有利于提高高校信息现代化管理水平。笔者面对干部人事档案管理现状与存在的软件滞后现实需求、管理人员与档案量不匹配、实体档案磨损严重等问题,提出全面实施干部人事档案数字化。建立干部人事档案电子库,必须转变观念,树立干部人事档案信息化意识,建立干部人事档案信息化管理系统及安全保障体系。
  【关键词】“互联网+”;干部人事档案;数字化;信息化管理
  【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1671-1270(2019)12-0001-02
  “互联网+档案”是以档案数字化为基础,依托现代信息技术所形成的智慧化、知识化、个性化、人性化的档案服务互联网平台。“互联网+”的主要特征是跨界融合、创新驱动、重塑结构、尊重人性、开放生态、连接一切,它深刻地影响和促进着社会的发展与变革。干部人事档案作为国家档案的重要组成部分,如何在“互联网+档案”的战略目标和发展方向上积极创新驱动,尊重人性,又不失干部人事档案历来恪守的“高冷”,在确保其安全性和保密性的前提下,更好地发挥服务功能,是我们每一位干部人事档案工作者必须认真思考的问题。
  一、干部人事档案的特性、管理现状与存在问题
  (一)干部人事档案及特性
  干部人事档案是在组织人事管理活动中形成的,经组织审查或认可的,记录、反映干部个人经历和德能勤绩亷的,以干部个人为单位立卷归档保存的文字、音像等形成的档案。目前,干部人事档案以纸质文字档案为主。真实性、完整性、动态性、机密性是干部人事档案的基本特征。真实性体现在凡是属于归档的材料必须经过组织部门审查和认可,凡是属于归档材料必须符合有关政策规定,凡是属于归档材料必须经过认真审核。完整性表现在干部人事档案的内容应当全面反映干部个人的全面情况与全部历史。动态性则是从干部个人在不断地成长,历史在不断地变化,档案在不断地产生三个方面来展现。机密性历来被奉为干部人事档案的上宾,《干部档案工作条例》明确规定,“在干部档案管理工作中,必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度,严密保管,确保干部档案的完整与安全”,干部人事档案是历史地、全面地考察了解干部的重要依据,限于组织掌握与使用,关系到组织对干部个人的提拔与任用,涉及干部民生方面的信息,也要经过组织部门许可,方能查阅。
  (二)干部人事档案管理现状与存在问题
  1.软件滞后现实需求。我校干部人事档案管理软件使用的是“南大之星”,而“南大之星”是专门为高校综合档案设计开发的软件,干部人事档案是顺便“揩油”,因而在使用过程中,存在不少的缺陷。
  南大之星检索干部人事档案的流程是:
  录入姓名,查出柜号,然后再按图索骥,从标示好的档案柜中调出实体档案,按需要项目查找后复印、盖章,办理完毕再将实体档案放回档案柜。
  2.管理人员与档案量不匹配。我校干部人事档案专职管理员1人,负责全校3000余卷干部人事档案管理。干部人事档案与其它档案一样,利用服务是其重要的功能。高校干部人事档案的服务主体分为公私两部分。对公而言,主要是学校各职能管理部门,包括组织部、人事处、校办、离退处、工会等等,内容涉及职工的信息审核、任用提拔、退休办理、去世仆告,是组织行为。以2015年10月我校按中共中央组织部精神开展的干部专项审核工作为例,学校对在职副处级以上161名领导干部逐一进行了“三龄两历一身份”核查。2016年开展的党员信息普查,全校教工党员包括离退休党员共2078人进行了全面查核,范围涉及党员的入党申请书、转正申请书、政审材料、出生年月,积极分子考察等,信息核查后反馈各教工支部,教工党员核实后,若有疑问的还要翻查,来回多次反复,查询量之大前所未有。更名(成都学院更名为成都大学)工作是近年来学校的中心工作,为迎接2018年3月份教育部专家来校核查更名,仅学校1205名在岗专任教师“高校教师资格证”核查一项,人事处就翻阅了165卷有疑问的在岗专任教师的干部人事档案。对私而言,干部人事档案主要涉及教工的个人需求,如职称评审、学历晋升及各类资信证明等,特别是青年教师的父母异地户口落户、临时居住证办理,小孩入托入学等各类公证证明,都需要档案馆出具原始信息,随着时代的发展,民生这方面的需求量将在干部人事档案的查阅中占据越来越重的份额。
  3.查阅量大,磨损严重。干部人事档案保存期限是永久性的。传统的干部人事档案储存媒介绝大多数是纸质档案,纸质档案的保管有严格的环境要求,在利用服务过程中如果翻阅量过大,翻阅频率过高,势必造成对纸张的严重磨损,不利于永久性保存。
  二、互联网+时代,干部人事档案数字化实践
  2006年中共中央组织部发布了《全国组织系统信息化工作规划》,对干部人事档案数字化工作进行了安排。作为高校,由于这块工作没有主管部门硬性要求,学校对干部人事档案数字化工作也一直按兵不动,固守着传统的管理方式。然而,在我们的实际工作中,传统的工作方式已不能满足日益增加的查询量,数字化工作不可回避地提上了工作日程。学校档案馆将干部人事档案数化纳入2017年年度工作目标。
  (一)纳入目标,增加投入
  领导重视,增加投入。2017年学校在数字化方面增加了对档案馆的投入,干部人事档案数字化专项经费投入预算2万元,对全校中层干部及部分专家教授干部人事档案200卷进行数字化。
  (二)严格合同,确保质量
  按照人事档案保密规则,通过公开竞标,嶙选具有保密资质及经验丰富的数据公司,将干部人事档案数字化整体外包,并将《干部数字档案标准(试行)》纳入合同条款,确保数字化质量。   (三)完善手续,全程监管
  为了确保安全,我们对200卷数字化档案实施全程监管。管理人员提前制作数字化档案名册清单,按清单提前提取实体档案,作好出入库记录,办理实体档案交接手续。数据公司对每一卷人事档案通过目录建库,整理编码,图像扫描,图像处理,打印目录,数据压缩等技术手段将纸质档案材料转换为电子档案,由档案馆验收合格后备份,建立电子档案库。数字化后的电子档案与实体纸质档案完全一样,可以通过电脑查阅每卷干部人事档案的各项内容,可以扫描,也可以打印,高效便捷。
  三、互联网+时代,干部人事档案数字化的意义与启示
  (一)转变观念,树立干部人事档案信息化意识
  干部人事档案之所以未能数字化,一方面是过分强调其保密性,将干部人事档案束之高阁,另一方面是思想过分保守,保密有余,开放不足。2017年,我校对干部人事档案数字化探索性地进行了实践,虽然还处于起步阶段,但是收效明显。成都大学作为成都市管辖的城市综合性大学,干部人事档案管理按照成组通【2017】75号《中共成都市委组织部关于印发(市级各部门管理的干部人事档案数字化工作实施方案)的通知》精神,今后将在市委组织部的统一领导下,以提供更加准确、方便、快捷、优质的电子化干部阅档服务为方向,拟从2018年起逐步将干部人事档案全部数字化,建立电子档案,高效地发挥服务功能。
  (二)建立科学的干部人事档案信息化管理系统
  保证资金,加大投入。学校加大了干部人事档案信息化管理力度,首先投入专项资金更换干部人事档案专业软件,其次,加大建立干部人事档案电子档案库工作力度,今年预算投入数字化专项经费7万元。
  建立管理系统。干部人事档案管理是一个系统工程,依托学校校园网,构建以档案馆为资源中心的干部人事档案网络化管理体系,将干部人事档案信息化管理系统植入学校OA办公自动化系统,设置管理权限,按级别、分部门、分岗位授权,通过网络安全验证系统,实现校内远程查档阅档功能,提高服务功效与管理
  水平。
  (三)建立安全保障体系,确保保密性和安全性
  加强网络建设。干部人事档案管理必须把安全性放在首位,信息化管理给我们带来便利的同时,也给保密性及安全性带来隐患,防止黑客攻击,修复安全漏洞这些专业性要求极高的网络安全问题,档案管理人员是没有能力应对的,网络管理中心负责全校网站管理,经学校统筹,将安全职责划归网络管理中心,安全测试和安全漏洞修复由专业性极强的网管人员全权负责,网络安全得到保障,安全隐患得以消除,人事档案实现了“安全第一”的目的。权限设置。网络安全的前提下,为达到资源共享,严格设置访问权限,采用身份鉴别、权限设置等系列措施,防止人事档案信息泄露,保障信息安全。建立信息资源备份制度。避免因外力等不确定因素导致故障,造成数据丢失,建立信息资源备份制度。
  四、结论
  干部人事档案由传统的手工管理向数字化、信息化管理方向转变,表面看是一次工作方式的改變,实际上是观念的变革与创新,实践证明,数字化、信息化管理有利于提高干部人事档案管理的工作效率,有利于纸质档案的保存,更有利于提高高校信息现代化管理水平。
  【参考文献】
  [1]田伟,韩海涛.实现我国“互联网+档案”关键问题刍议.中国档案,2015(12).
  [2]闫丽侠,董汉良.互联网+环境下档案工作服务模式探索.现代情报,2016(06).
  【作者简介】
  舒涛(1964~)女,副研究馆员,研究方向:干部人事档案管理。
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