浅谈数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性

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　　摘 要：在信息高速发展的时代，人们的生活与工作正以数据化、信息化的模式发展。医院也正在不断应用数字化信息网络技术，不仅能够顺应时代发展的需求，同时也满足了我国对医院现代化改革的需要。目前，数字化信息在医院人事档案管理中的应用，能够有效提升医院人事档案管理的时效性，对于医院的发展和医疗服务具有重要的促进作用。
　　关键词：人事档案管理;医院;数字化信息;应用
　　中图分类号：G278        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2019）10-0196-02
　　引言
　　医院人事工作管理工作是医院的管理与发展工作中的重要环节，而医院的人事档案管理在此管理体系中起着重要的作用。随着医疗事业的发展，医院规模的不断扩大，人事档案管理工作越来越繁重。所以，通过数字化信息技术在档案管理中的应用，可以有效提升人事档案管理工作的质量，实现医院人力资源的优化配置，有助于医院管理走向科学化、规范化的现代化发展的进程，对医院发展战略的制定有着指导意义。
　　一、医院人事档案管理的现状
　　一份完整的人事档案，能够全面地呈现出一个人的成长经历、品德性情、业务能力水平、日常中的生活表现以及思想政治面貌。因此，人事档案管理作为医院人才信息与用人的载体，需要更加有效地对人力资源的合理配置，不断提升人事档案管理工作的质量和水平，是目前我国医院人事档案管理工作的重点。
　　1.档案管理意识淡薄。由于人事档案管理工作，不是直接经济效益的生产部门。所以很长时间以来，人事档案管理工作不被重视，导致人事档案管理工作松懈、档案时效性差等不良现象。
　　2.档案信息可靠性低。医院的人事档案工作主要是对医院工作人员的学历、经历、工作变动、职称晋升以及奖惩信息等进行信息录入及变更，所以就会出现许多材料一起归档的现象，从而耗费很大的人力、物力。在繁忙的工作中，难免会出现信息录入错误的现象，从而影响了档案的准确性。
　　二、数字化信息应用于医院人事档案管理的优点
　　1.明显提高档案管理使用时间。纸质档案由于长时间的翻阅、使用，难以进行长时间的保存，常常出现不可逆转的损坏，对档案的完整性和准确性造成了影响。而在数据化信息的应用中，就可以完整、准确地保存人事档案信息，使档案使用更长久，同时有效地减少工作人员的劳动量。
　　2.明显提高档案信息的使用率。数字化信息技术引用到人事档案管理中，大大增加了档案信息的储存量，能够长久地保存完整准确的人事信息。在使用上，直接输入关键字进行搜索，进行人事档案的查询，与传统的纸质档案相比，可以快速、及时、精确地查找所需的档案信息，大大节约了档案提取的时间，进而提升了人事档案管理的工作效率和使用率。
　　3.有效提升档案的保密性。与传统的纸质人事档案相比，数据化信息技术在计算机中的使用中，人事档案存储在硬盘或软盘中，并且人事档案管理者对其进行了加密处理，可以优先提升人事档案的保密性，进而确保人事档案的安全。
　　三、数字化信息在医院人事档案管理中应用的注意事项分析
　　1.增强安全防范意识。数字化的人事档案管理中，需要提高网络安全隐患方面的防范意识，比如系统受病毒攻击、IP地址被劫持、软件有漏洞等问题时有发生。因此，需要档案管理人员做好全面的安全防护工作，如安装杀毒软件、设置防火墙、防止计算机病毒及黑客入侵。另外，需要对重要的数据进行加密，如使用指纹技术，只有特定的管理人员才能通过指纹进行查看与查找。提高医院人事档案管理人员信息的准确录入性，保障提供的人员信息真实、可靠、准确。提高人事档案的可信度和使用率，从而进一步加快推进医院人事档案管理工作的数字化发展进程。
　　2.加大硬件与人才的投入。硬件设备是数据化信息在人事档案管理中的基础，因此，医院需要建立专用的档案室、建立机房，引进先进的档案管理设备，如电脑、速印机、档案管理系统等。在人才方面，积极引进高素质的专业型人才，并进行信息技术应用水平方面的培训，将信息技术融入到人事档案的日常管理中，从而能够有效地促进医院在人事档案管理工作中的数字化應用的进程。电子档案的应用效果，由于电子档案能够随时更新，对个人存档的内容进行修改和补充，保持人事档案信息的有效性和时效性，提升工作效率。纸质档案容易丢失或者破损，档案以电子文档方式存放在光盘、优盘中，保留时间长，完好无损。因为电子储备空间大，能够覆盖医院人事档案信息的所有资料，不受纸张的束缚，使信息更具体、全面。纸质档案阅读麻烦，考核内容理解人少，数字化电子档案透明，能够让考核工作公平、公正，真实地反映每个人的情况，确保人事档案的准确性和真实性。由此可知，数字化信息管理为医院带来的全新创新，使人事档案管理信息化，能够为人们更好地服务。
　　3.增强工作人员的素质，实现人事档案管理法制化。随着新技术的在医院人事档案管理中的运用，在开展人力方面起着积极的作用。但在信息化时代的背景下，增强医院人事管理人员的综合素质，是提高人事档案管理工作效率的重点。因此，应建设信息管理的工作理念，加强医院对于人事档案管理队伍的建设，提高人事档案管理人员的政治敏感度、政治责任感等，提升人事档案管理人员的专业技术水平和理论知识，不断地丰富和拓展知识面，提升人事档案管理人员的对文字水平和综合分析能力，在日常人事档案管理中进行有效的运用，最终使人事档案管理人员成为全面掌握熟练运用各种数字信息手段的综合性人才。
　　结语
　　新形势下，应积极地将数字化信息融入到人事档案的管理工作中，提升管理人员的专业水平，积极运用计算机信息管理系统在医院人事档案管理中的实践，满足现代化需求。医院档案的数字化发展进程中，要想快速实现与完善，就要切实地从建立人事档案信息管理系统出发，保障提供的人员信息的完全性与准确性，发挥人事档案对医院发展的作用，为全面实现医院现代管理的奠定基础。
　　参考文献：
　　[1]  王勇.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].科技创新导报，2015，（5）：211.
　　[2]  赵海龙.试论数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性[J].信息记录材料，2018，（2）：238-239.
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