用户来厂验收工作探讨

作者:未知

  摘 要: 通过分析国外用户来厂验收遇到的问题,探讨以项目管理为导向的用户来厂验收机制,以期充分发挥公司各职能管理部门和制造单位的职能职责,规范项目履约执行过程中用户来厂验收工作,提升验收工作管理水平。
  关键词: 国外用户;用户来厂验收
  中图分类号: F24      文献标识码: A      doi:10.19311/j.cnki.1672-3198.2019.12.044
   1 前言
  用户来厂验收是指根据合同定义,在产品生产过程中至完工出厂前,用户来厂进行的验收。笔者总结了验收工作需要注意的两项问题,并提出解决方法,希望对后续项目有所借鉴。
   2 用户来厂验收问题分析及解决方案
   2.1 第一个需要注意的问题是各部门、各单位不熟悉各自在验收工作中的职责,验收流程混乱
  近年来,公司拆分、合并或新建了一些职能部门,导致部門职责变化,各部门相互推诿的情况时有出现。解决该问题有以下方法:一是公司牵头组织相关部门及单位,根据人力资源部定义的组织机构职责,通过网上会签或会议评审等方式,进一步明确各部门、各单位在验收工作中的职责划分,同时规范验收流程;二是通过定期召开用户验收现场协调会,对验收工作的成败得失进行总结,进而督促相关部门、单位做好本职工作;三是组织各相关部门、单位对《用户来厂监造验收管理办法》进行宣贯与培训;四是制定验收工作奖励与考核管理办法,细化奖惩条例。
   2.2 第二个需要注意的问题是沟通管理未做到位
  沟通管理包括公司内部沟通和国外用户沟通两种形式。
  (1)内部沟通。由于营销部门的销售人员不了解产品制造进度,在产品未达到验收状态的情况下,迫于用户对产品交期的压力,邀请国外用户来厂验收,导致用户在厂停留时间过长,或造成产品再次复验,增加了大量饮食、住宿、交通成本。解决这一问题的方法:一是加强营销部门与制造部门之间的沟通,共同确定用户最佳来厂验收时间;二是强化销售人员对产品制造流程的培训;三是从根本上增强公司制造能力,特别要持续开发优秀供应商,杜绝劣质产品造成不必要返工,保证产品按期交付。
  (2)外部沟通。国外用户有时会提出一些超出合同范围的、甚至不合理的要求。比如,在产品即将完工出厂时,用户提出更改产品结构,而该要求会导致产品大批量返工,影响交付进度。这时,应当把公司利益放在第一位,和用户进行谈判,说明原方案的优越性,力争说服用户接受原方案,或通过让步接收、附加赠予等方式,让用户接受原方案。如果用户提出合理要求,公司在保证交期的情况下可以实现整改,则须以报告形式报项目经理,由项目组组织相关部门进行评估、讨论、评审,在与用户达成共识后,双方签署书面决议或纪要,重新定义双方各自承担的责任和职责,造成的损失、交期延误或新增成本等。每次会议之后1个工作日内将会议纪要下发项目各相关责任单位和人员。
   3 项目验收成效
  上述两个问题通过以上措施取得了显著成效,主要体现在以下两个方面:
  第一,在明确验收职责、规范验收流程方面,通过对各个部门进行《用户来厂监造验收管理办法》的宣贯与培训,部门间互相推诿情况大大减少;通过定期召开用户验收现场协调会,验收效率不断提高,公司快速响应用户需求的能力不断增强;通过制定验收工作奖励与考核管理办法,做到了奖惩分明,为后续验收做好铺垫。
  第二,在完善沟通管理方面,营销部门通过与制造部门不断沟通、配合,共同确定了用户最佳来厂验收时间,减少了不必要的成本;通过对销售人员进行制造流程的培训,使营销更贴近生产,从而为生产争取了更多时间;在验收过程中,通过与用户耐心、细致地沟通、协商,避免了产品大规模返工,节约了人力、物力。
   4 结束语
  综上所述,验收工作是一项跨部门、复杂的管理工作,期间会遇到很多问题,如果解决了这些问题,产品就可以比较顺利地交付用户。目前,公司营销中心已制定了《用户来厂监造验收管理办法》,对用户来厂验收流程进一步固化和推广,并将在后续的项目交付过程中给予持续改进和完善,保证产品验收工作愈加顺利地开展。
   参考文献
  [1] 余雪杰,项目部岗位职责与考核精细化管理[M].北京:人民邮电出版社,2014.
  [2]王希跃,项目管理关键点精细化设计[M].北京:人民邮电出版社,2013.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-14892270.htm

服务推荐