小型企业信息系统项目的成本管理探讨

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　　【摘要】在高度信息化的市场经济条件下，小型企业信息系统项目的成本管理在小型企业的信息系统项目中占有重要的地位。它不仅关系着项目的最终成功，也关系到项目的最终收益。对于小型企业而言，企业之间的竞争也是越来越激烈，如何科学有效地控制信息系统项目的成本管理，使企业合理地利用有限的资源，降低项目成本，提高市场地位，实现利益最大化是一项很重要的工作。本文从以项目管理者的角度，着重介绍了小型企业信息系统项目成本管理的三个过程，影响信息系统项目成本管理的一些相关因素，如何降低小型企业信息系统项目成本的手段以及进行信息系统项目成本管理的意义。
　　【关键词】项目 信息系统项目 成本管理
　　
　　一、绪论
　　随着信息化发展的巨大飞越，小型企业面临着越来越大的压力，市场竞争激烈，企业信息系统项目成本高昂，收获利益微薄。为了解决目前小型企业面临的困境，我们不得不对企业的信息系统项目成本进行管理，以使得企业合理地利用有限的资源，获得最大的利润。因此，企业的信息系统项目的成本管理对小型企业的生存发展有着深远的影响。
　　当今世界，信息化高度发展，经济发展势头强劲，信息技术更加广泛地应用于小型企业经济的发展以及小型企业管理的和决策的方方面面，如管理信息系统和企业资源计划，节省了企业项目的时间，人力和成本，为项目的成功奠定了坚实的基础。另一个重要的背景是国家政策的支持，当今时代处于创新创业的发展阶段，国家对小型企业的发展提供了政策支持，企业的项目成本可以在一定程度上降低。还有一个重要的背景，企业项目的风险巨大，存在着很多未知的不确定性和多变性，无形中给企业增加了不少的成本。
　　二、相关理论概述
　　小型企业顾名思义就是生产规模小，设备数量少的企业。它们一般建立的时间比较短，建设投资小，但是生产灵活，适应性强，有利于充分利用有限的資源。而且小型企业是国民经济的重要组成部分，为社会增加了很多的就业岗位，缓解了就业压力，为社会的发展做出了重大的贡献。
　　所谓成本管理，是指小型企业在生产经营过程中进行的成本核算、成本分析、成本决策和成本控制，以充分利用有限的资源获得最大的利润的一项活动。企业项目高层管理者进行成本决策，企业项目员工按照项目管理者的决策计划科学合理地执行计划，争取以最小的费用获得最大的利润。信息系统项目成本管理是企业项目管理的非常重要环节，是关乎企业项目成败的关键。
　　信息系统项目成本管理具有实践效果强，适应性广泛，安全性高的特点。它是以理论方式方法为基础与实际的经验相结合，对企业的各类项目，各种资源进行有计划地管理。信息系统项目的成本管理适合各行各业，适合各类工程，具有较强的实用性，适用性和通过性。
　　小型企业信息系统项目的成本估算需要依靠对小型企业信息系统项目的每个阶段的费用进行估算。成本估算的方法有专家判断，类比估算，三点估算，参数估算，自上而下估算，质量成本，储备分析，卖家投标分析等。不同专业能力的专业人士采用不同的估算方法。在项目初期一般使用专家判断，类比估算，三点估算等方法，参数估算，自上而下估算是在项目信息非常详细的前提下做的，而质量成本是对项目质量进行分析，储备分析是对风险进行的估算。估算的过程是运用成本估算方法对项目的各个组成部分进行识别分析，并根据识别的科目对项目成本进行估算，最后得出估算结果。通过这个过程，项目管理人可以对项目各个阶段的成本进行估计和整理，为后续管理计划的制定实施打下基础，并提出相关的变更要求。
　　成本预算是小型企业信息系统项目进行成本管理的第二个过程，它是将项目的每个部分阶段进行划分为不同的活动，并以成本估算的结果为基础，将成本也以不同的比例分配到不同活动中去，进而明确项目各个活动的成本额的过程。成本预算的方法有专家判断，历史关系，成本汇总，储备分析以及资金限制平衡。
　　成本控制是基于以上的两个过程进行的，它的主要内容有：识别项目可能发生的部分，并对这些产生因素施加影响，使之变向有利于项目成功的方向发展，将成本的管理计划与项目的进度计划，质量计划结合起来共同管理，并将一些不可控的因素调整为可控，统一管理。
　　信息系统项目的成本管理为小型企业的生存发展添加了堡垒，保证了信息系统项目的顺利进行，让小型企业信息系统项目的发展状态达到了一种动态平衡。三、信息系统项目成本的影响因素
　　信息系统项目的成本管理决定着项目的成功与否，影响着小型企业能否在市场抢占一席之地，也紧紧联系着企业的扩张与利益。因此，信息系统项目的成本管理是关乎小型企业生死存亡的大事，一定要合理利用有限的资源，降低信息系统项目成本。信息系统项目成本不是固定不变的，会受到很多因素的影响，主要有以下几个因素：质量，时间，价格和管理方式。从现实情况看，信息系统项目的成本管理也因这些因素面临着诸多挑战。
　　（一）质量对成本的影响
　　信息系统项目质量的好坏是关系小型企业信息系统项目成本的一个重大因素，信息系统项目质量控制得越好，项目的损失就越小，信息系统项目成本就越低。信息系统项目质量控制得越差，项目的损失就越大，信息系统项目成本就越高。在此基础上，项目管理人就要严格保证信息系统项目的成本以及对信息系统质量的更新维护。在保证信息系统项目质量时，也会发生一定的成本，这一部分的成本在管理学中被称为质量保证成本。质量保证成本是指小型企业在保证项目的质量而进行的一些活动所需要耗费的成本，如购置质量检测仪，邀请专家检测等。这部分的费用越高，质量保证成本越高，信息系统项目质量的可靠性也就越强，质量保证成本越低，信息系统项目的可靠性也就越弱。
　　（二）时间对成本的影响
　　每个项目都有一种最佳施工工期，信息系统项目更是如此。信息系统项目不可以长时间超过工期，不然视为项目超时完工，那么企业的信息系统项目的成本就会变高。项目管理人在进行项目的决策计划时，一定要把控好项目的时间进度安排，抓住项目的最佳工期。所谓最佳工期，就是保证企业在最低的成本下进行项目的实施的时间节点。因此，项目管理人在进行信息系统项目成本管理时，一定要准确确定信息系统项目的时间进度计划，把握最佳的项目工期。 　　（三）价格对成本的影响
　　中国市场，随着价格的变化，市场环境也在不断的变化，同时，在进行信息系统项目时，价格也成为相对灵活的影响因素。价格对信息系统项目成本的影响主要体现在进行信息系统项目时，购买的软件设备的价格，原材料的价格以及其他相关价格，市场价格的变动，给信息系统项目的实施增加了一个不稳定的因素。在项目的决策设计阶段，小型企业在建设信息系统和实施信息系统时做出成本预算，而预算要取决于信息系统项目决策和设计方案的价格，价格直接影响到信息系统项目的造价。因此，有效的控制项目的造价具有重大的意义，只有保证信息系统项目造价的合理水平，才能让信息系统项目的成本得到有效管理，有利于市场有序和谐的发展。
　　（四）管理方式对成本的影响
　　不同的管理方式，会对信息系统项目产生不同的影响，也会给小型企业带来不同的经济效益，因此，信息系统项目的管理方式对项目的成本具有重大的影响。在管理学上看，一般的企业的管理方式有四种：专制---权威式，开明---权威式，协商式和群体参与式。在企业中，一般采用专制---权威式的信息系统项目管理人比较专制，通常企业项目的决策只在企业高层进行，很少信任下属，没有奖励措施，经常采取惩罚的方式来刺激下属。一般这样的管理方式，项目会减少很多不必要的支出，项目管理人员对成本的控制比较严格，费用支出会比较谨慎。开明---权威式的项目管理人员一般对下属比较有信心，采取奖励和惩罚并用的方法，允许上下级沟通，授予下属决策权。企业采取开明---权威的管理方式会比专制--权威的管理方式项目成本高一些，管理人员需要奖励下属，一些奖励性质的支出就会出现在项目的成本中。协商式的项目管理人员比开明--权威式的项目管理人员更加信任下属，与下属一起协商处理项目信息系统的相关事宜，对下属的奖励力度会更大，项目的质量和进度会有很大幅度提高，但下属可能会提出利于自身利益的方案，使得项目增加不必要的支出，是一把双刃剑。
　　四、降低信息系统项目成本的手段
　　（一）信息系统项目成本管理的原则
　　1，“成本——效益”原則
　　信息系统项目成本管理可以为小型企业增加利益。在企业的发展过程中，信息系统项目成本管理会给企业带来高收益，这些收益远远大于企业进行成本管理时的付出。成本管理是小型企业发展的基础。在同样的行业水平下，将小型企业的成本控制住，才有迅速发展的基础。成本降低了，小型企业可以接手其他的信息系统项目，扩大业务，占领市场。成本管理是小型企业进行内外抗压的必要条件。企业在经营过程中，内有企业自身员工的工资薪金要求，外有企业间的竞争、经济环境变化等诸多因素，企业只有降低成本，才能有能力，抗击压力。
　　2，具体问题具体分析的原则
　　信息系统项目是一个与信息系统挂钩的项目，企业项目的各个部门，岗位基本都与信息系统相关，信息系统的成本一定划分清楚，按照实际出发，具体问题具体解决，汲取优秀的经验。
　　3，全程全面成本管理的原则
　　信息系统项目的成本管理，既包括信息系统产品生产成本的管理，也包括信息系统产品设计、财务费用、质量成本、使用寿命周期成本、计算机软硬件采购成本、销售费用、管理费用、人力资源成本等。因此，在进行项目成本管理时，项目资金金额巨大，花销方面多种多样，要全面全程地监管，不能错漏，抱有侥幸心理，以免最后造成大错，到那时悔之晚矣。
　　4，领导重视和全员参与的原则
　　领导的重视和全体员工之间的相互配合在进行项目成本管理中发挥着非常重要的作用。在一个项目中，如果领导不重视，就算员工积极，对项目的发展也没有作用，但是如果领到足够重视，员工不配合，企业的项目也走不远。因此，在进行信息系统项目成本控制时，要做到领导和员工共同重视，相互配合，拥有积极的心态，共同前进。
　　（二）做好成本预算
　　小型企业想要降低成本就要学会做好成本的预算，成本预算是小型企业项目启动之前就应该整理好的。首先，要考虑好企业的生存设备以及将来会产生的一些费用等，再者，还有企业发展的相关问题。尽量按照项目的原定方案进行，减少不必要的损失，即使情况有变需要更变原定计划，也必须根据项目变更方案，在项目可控的范围内尽可能降低项目成本，合理估价，减小影响。
　　（三）加大监督管理
　　对信息系统项目成本的监督管理，需要对项目各个阶段的成本，定时定区地进行检查审核，观察和监督。然后根据检查所得结果进行分析，检查和监督影响项目的各项因素，如质量，时间，市场价格，管理方式等。
　　信息系统项目成本监督管理主要方面有：
　　1，对项目质量的监督
　　对信息系统项目的监督就是要对项目的各个阶段的过程严格把关，定期检查。在项目未结束时，邀请专家，测评师对项目的信息系统，企业设备以及未完工产品进行质量方面的检查监督，以免发生意外。在项目结束时，要广泛听取客户意见，找出有关质量方面的问题，进行评审，及时解决质量问题。
　　2对市场环境的监督
　　市场环境变化多端，导致了项目成本的变更。市场是巨大的，市场环境也是多种多样，如国家政策，出台法律，经济技术，社会文化和市场价格等，要加强对市场环境的敏锐洞察力，增强对市场变化的嗅觉，争取在市场变化之前发现情况，及早做出防范。对市场环境的监督需要项目工作人员收集大量的资料，分析对比，寻找原因，对项目的市场环境密切追踪。
　　（四）强化系统的维护管理
　　信息系统项目是一个以计算机信息系统为基础的的企业项目，那么，信息系统的维护就显得至关重要了。信息系统的维护分为四类：更正性维护，适应性维护，完善性维护和预防性维护。信息系统项目管理人要根据不同的系统变化和系统错误对系统进行相对应的维护，提高系统的执行效率，改善和加强信息系统的功能，满足需求。
　　（五）用好用活激励机制
　　好的项目管理人员可以让项目进行的事半功倍，不好的项目管理人员会让项目事倍功半，关键是看，项目管理者如何调动项目员工的积极性，用好用活信息系统项目激励机制。
　　主要措施有：
　　1，对项目的质量有保证并及时进行反馈，实施重奖。
　　2，对项目的损耗较少的和验收，保管与使用优秀的实施重奖。
　　3，对项目进度有严格把控的实施奖励，激励员工继续保持。
　　参考文献：
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