企业办公室文秘工作的认识分析

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　　【摘要】办公室文秘作为企业领导与工作人员之间的纽带，对企业发展具有重要的意义。随着社会经济水平的快速提升，社会工作对文秘要求也越来越高。所以，文秘必须努力提升自身素质与才能，进而为企业经济发展贡献自身力量。本篇文章针对社会上对文秘的工作要求，对怎样做好文秘工作提出了几点建设性意见。
　　【关键词】企业文秘  办公室工作  认识与分析
　　企业经济发展是推动国家经济发展的重要动力，而办公室文秘工作正是推动企业工作正常运行的关键所在，然而，在当前办公室文秘工作当中，也存在有许多的问题需要我们及时解决。
　　一、办公室文秘工作的问题所在
　　（一）文秘自身素质不能够很好适应企业发展需求
　　隨着经济快速发展，当前文秘工作素质已经不能完全顺应企业发展潮流。首先，文秘所掌握的知识是有限的，大多数企业当中的文秘并没有完全学习过文秘方面的专业知识，而真正以文秘专业出身的人才少之又少。这也就意味着：即使企业能够真正发现问题所在，也未必能够找到与企业经济发展方向相符合的专业性人才。另外，一个合格的文秘需要长时间的实践与锻炼，这本身就需要一个很长的过程，但是，当今企业能够提供给文秘外出工作于实践的机会越来越少，这又在一定程度上抑制了文秘专业素质的进一步提升。
　　（二）企业办公室工作存在有量大且质量差的重要问题
　　近些年来，文秘人员短缺已经成为了企业难以发展的重要问题。就目前来说，大多数企业所配置的文秘服务于多个部门，这无疑是给文秘带来了巨大的工作量，在影响企业工作效率的同时，也会使得工作质量大大降低。长期以往，这样的工作状态也会慢慢消磨文秘工作意志力，甚至导致出现厌倦工作的不良态度。
　　（三）繁杂的办公室事务严重的影响了文秘正常工作
　　通常情况下，在基层办公室当中会处理多个部门的业务，整个企业的业务全部聚集在这里就显得非常繁杂，而办公室文秘则在这里每天处理着各种繁杂性业务，难免会出现信息报送不及时的现象，最终导致企业办公工作不流畅，进一步削弱文秘参谋助手工作的强大作用。
　　二、改善企业办公室文秘工作的具体措施
　　（一）重点培养企业文秘自身能力
　　①努力提升自身写作表达能力。企业文秘都需要承担整个企业文稿撰写以及收集信息等重要任务。因此，一名合格的文秘工作者必须要有专业过硬的文字表达能力以及写作能力，而写作与表达能力绝不是一蹴而就的，只有经过系统性的大量训练与深入研究才能够用语言来描述企业发展状况，从而真正了解企业经营发展方向，最终创造出符合企业文化的高质量文案。②提升自身学习能力。在我国社会经济快速发展的状态下，企业文化在企业发展当中有着越来越重要的作用。所以，办公室文秘应该努力提升自己学习能力，全方位学习企业当中所有专业性的业务知识，在实践当中不断积累业务素材，并最终应用于写作当中。此外，文秘应该重视现代化的政治性专业理论，重点关注与企业经济发展密切相关的法律法规，通过对国家经济发展方向的了解来提升自身的专业表达水平，进而充分发挥自身辅助的作用。③加强企业内部沟通能力。沟通能力是衡量企业文秘是否合格的重要指标，同时也是文秘工作者在实践过程中常运用的综合技能，其主要表现在以下几个方面：与领导的协调沟通、组织企业内部活动以及与企业工作人员之间的交流。以上沟通能力都有利于文秘在工作当中大大提高工作效率，进而实现自身价值。
　　（二）树立良好的服务意识
　　①作为企业工作的重要人员，文秘应该具有不断创新的工作意识，时刻更新头脑思维、创新自身工作理念，不断从以往工作当中吸取教训、总结经验，并从中挖掘新规律后应用于未来的工作之中。同时，每一位文秘工作者都应该时刻以最严格的标准要求自己，尽可能的体现秘书人员该有的工作能力。②具有奉献意识。因为办公室在企业工作当中具有特殊的意义，所以文秘工作者更应该全身心的奉献和服务于这个行业，在自身工作中应该不断地深入群众，为企业的大多数人员提供更多更便利的条件。除此之外，文秘应该在工作作风上严格要求自己，在处理事件过程中懂得顾大局、识大体，重视个人利益与企业集体利益之间关系的有机统一。
　　（三）正确处理企业工作之间的各种关系
　　（1）处理主动与被主动的关系。办公室工作应该是主动的关系，而非一味听从企业高层领导命令的被动关系。文秘作为企业领导参谋人员，必须努力拓宽自己眼界、锻炼思维敏锐度，从而全方面的维护企业正常运转，时刻以企业发展为中心组织各种活动。同时，还需要在完成任务同时正确处理领导所交予的各项任务，通过在处理事件中所得的经验来进一步指导其他员工工作。（2）理解继承与创新之间的关系。继承是创新的前提，而创新是在继承的基础上发展而来的。这也就要求文秘工作者在日常工作中不断更新服务理念、创新工作形式与内容。只有坚持继承与创新的统一性，才有可能使企业发展出现全新局面。
　　三、有效提高文秘工作效率的相关措施
　　（一）建立完善的单位晋升考核制度
　　企业建立较为完善的晋升考核制度将有利于提高人员的工作积极性，而考核制度主要以半年或一年为周期，来对文秘人员的工作状况加以考核，最后会根据其工作的具体状况考虑是否纳入重点工作单位工作。从企业方面来看，企业所建立的考核制度能够更公正、更客观的评价出优秀的文秘人员，从而为其经济发展起到更重要的作用。
　　（二）制定较为合理的奖罚机制
　　企业制定的奖罚机制能够激发文秘工作这个的竞争意识，进而使为企业工作的效率大大提高。而这一制度既有激励也有警告的作用，这也在不同程度上促使工作人员的自我不断完善。而这项制度主要是通过对文秘工作者的办公效率和效能来评价的。所以，企业所制订的这一制度也必须秉持着公平公正的重要原则。
　　（三）加强文秘人员的教育与管理工作
　　要想有效提高文秘工作人员的工作效率与水平，就必须对其强化教育管理。首先，企业应该为文秘工作者提供更多的外出实践机会，在实践中不断提高他们的办公能力与服务意识;同时，企业应该全方位地落实责任制，将工作责任真正落实到文秘人员身上，进而不断规范其行为意识，最终为企业培养出专业与能力共强的人才队伍。
　　四、结束语
　　综上所述，企业要想在不断竞争的市场上立于不败之地，就必须增强企业自身竞争能力。而文秘作为办公室重要的工作人员，要不断提升自身专业业务能力，最终提升企业运行效率。
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