提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略研究

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　　摘 要：办公室是单位或企业的重要组成部分，文秘是单位或企业领导阶层的重要下属，工作量较大，工作程序较为繁琐，因此，文秘工作人员的办事效率将会对整个工作运行的效率产生直接影响。本文通过介绍提高办公室文秘工作质量与水平的重要性和原则，结合实际情况着重分析提高办公室文秘工作质量与水平的重要策略。
　　关键词：办公室文秘工作 质量水平 提高 有效策略
　　中图分类号：C931.46 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2019）10-0179-01
　　一、提高办公室文秘工作质量与水平的重要性
　　在企业或单位中，办公室是开展管理工作与行政工作的重要地点，承担着企业单位上下所有行政管理工作，工作量较大，不但要向领导阶层汇报各类工作的运行情况，还要向其他工作人员明确、准时的安排领导发布的命令或任务，完成每一个细节性的工作。除此之外，办公室还要调节好企业或单位中的所有工作人员之间的关系，对外交流与沟通等工作也是办公室需要完成的工作内容之一。由此可以得知，企业或单位的办公室文秘工作人员工作质量与水平会直接对企业内部管理工作产生重要影响，企业或单位必须重视办公室文秘工作人员工作质量与水平的提高，才能促进整个企业核心竞争力的不断提高，促进企业的可持续发展。[1]
　　二、提高办公室文秘工作质量与水平的原则
　　无论是在企业或是在单位中，文秘都是非常重要的工作岗位，文秘工作人员应当严格遵守所在工作地点规定的工作原则，完成自身工作任务。一般情况下，企业或单位的文秘工作原则主要有以下几点。
　　第一，文秘工作人员必须严格执行领导阶层的命令，保证领导阶层与其他工作人员能良好的完成沟通，有利于协调企业上上下下工作人员之间的关系，促进企业经营的有序性。
　　第二，文秘工作人员需要不断提升自身综合素质，其中包括专业素质与职业素养，以企业或单位的实际情况为基础合理安排办公室的工作，保证文秘工作的质量与效率不断提升。
　　第三，文秘工作人员必须严格遵守相关职业道德规范，在完成较为复杂繁重的工作内容时，必须始终保持耐心、认真的工作态度，根据企业或单位内部规定的相关办事制度完成工作，提高工作质量与水平。[2]
　　三、提高办公室文秘工作质量与水平的重要策略
　　1.定期对文秘工作人员进行职业培训
　　从实际意义的角度而言，文秘自身素质的优劣会直接影响到整个工作的质量水平与效率，如果企业或单位的文秘工作人员能够定期进行职业培训，无论其工作方式或办事效率都会得到显著提升。因此企业或单位需要重视在文秘工作人员职业培训方面的资金投入，为其创造良好的学习氛围，使其能够在这种学习的环境中不断提高自身综合素质。企业或单位应当定期安排文秘工作人员学习计算机相关技术，使其能够更加熟练的应用计算机技术完成相关工作，能有效制作办公室的文件。文秘工作人员如果能熟练的应用计算机，将会不断提高文秘工作的运转效率，能有效改变原本较为落后的传统的办公方式，促进整个办公程序朝着方便快捷的方向发展。除此之外，定期对文秘工作人员进行职业培训，还能提高文秘工作人员的业务能力，使其业务素质、专业技能等方面不断提升，让工作人员明白这份职业在实际完成的过程中都需要哪些方面的知识，以便于加深工作人员对相关知识的理解与应用。
　　2.强化文秘工作人员的创新意识
　　随着现代社会的进步与发展，传统的工作观念已经开始被逐步的改革与取代，公司或单位若想取得优秀的经营结果，与办公室文秘工作人员的创新意识息息相关。办公室文秘工作人员的思想观念如果始终处于陈旧的状态，会导致公司的业绩無法顺利开展。因此，在完成工作过程中，办公室文秘工作人员需要以自身工作经验为基础总结经验教训，形成具有特色的工作模式与工作风格，并在实际工作环境中不断提高自身工作效率与能力，大胆寻找新的工作方式，顺应时代的潮流，不断提高公司运营能力。
　　3.设置科学有效的奖惩机制
　　为充分调动办公室文秘工作人员的工作积极性，公司或单位应当健全科学、有效的奖惩机制，对于工作过程中认真负责或有重大贡献的工作人员应当给予一定物质、精神上的奖励，使其能够不断激发自身工作热情，满足公司或单位的发展需求。而对于那些粗心大意、浑水摸鱼或出现失误的文秘工作人员，应当给予一定的惩罚，按照其出错的程度，给予不同等级的惩罚，使其能够在奖惩制度的影响下不断提高自身工作素质。科学有效的奖惩制度能改变原本落后匮乏的精神与动力，不断完成提高自身工作效率。
　　4.照顾办公室文秘工作人员的情绪
　　企业在运行过程中，应当表现出人性化的一面，不应当因为利润的增减而忽略了办公室文秘工作人员的工作情绪，对于企业或单位内部的一些过于落后陈旧的工作环节应当直接剔除。部分企业的规章制度已无法满足现今社会环境与工作运行的要求，严重影响工作人员的工作质量与效率。因此，企业或单位应当实施人性化工作管理，使用合理的规章制度约束办公室文秘工作人员，又能够使其拥有合理的自主决策权，在工作岗位上发挥自己的才华，合理、科学、规范的处理发生的事情。
　　5.营造良好企业文化氛围
　　良好的企业文化氛围能够为文秘工作提供和谐的工作环境，使其在工作过程中能够不断强化自身责任感，提高为人民服务的工作意识，文秘工作人员需要明白自身作为协助者与连接者应当承担的责任与作用，严格保守自己工作过程中存在的机密内容，避免出现以权谋私的非法行为。只有营造良好的企业文化氛围，才能够使文秘工作人员专心致志于岗位工作，忠于职守，热情积极。
　　结语
　　文秘工作人员是企业管理人员开展工作的重要协助者，能够连接企业各个部门之间的工作。就文秘工作人员自身而言，他们应当确保自己工作的质量与水平才能促进所在企业或单位的平稳运行。因此，文秘工作人员应当不断提高自身综合素质，保证专业知识与专业技能满足岗位需求并处于不断更新之中。文秘工作人员需要加强领导与各个部门同事之间的沟通，营造良好和谐的工作氛围。除此之外，文秘工作人员还需要通过多角度、多方面的积累，不断提高自身思想道德素质。
　　参考文献
　　[1]崔文萱.提高办公室综合管理工作质量和水平的有效策略分析[J].现代经济信息，2018，（24）：129.
　　[2]王新铭.办公室文秘工作质量和水平的优化策略研究论[J].现代国企研究，2018，（14）：84.
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