多元化经营企业集团内部控制体系优化设计
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作者:陈丽
【摘要】 对现代企业而言，内部控制是重要的管理手段，科学高效的内部控制不但能够提升企业的管理效率，还能增强企业在市场中的综合竞争力。随着高新技术的发展，传统行业企业的发展受到了一定的限制，在此背景下，很多企业实施了多元化经营战略，随之而来产生了一系列内部控制管理问题。基于此，文章以LT公司为研究对象，探讨了多元化经营企业集团应如何优化自身的内部控制体系，以期为其他现代企业集团内部控制管理提供一定的参考。
【关键词】 多元化经营;企业集团;内部控制体系;优化
一、案例背景
近年来，我国各个行业均实现了快速发展，行业内的竞争愈发激烈，部分传统行业企业面临的市场环境已经大不如前，无论是经营业绩还是利润都出现了下滑。在此背景下，很多企业实施了多元化经营战略。随着企业规模的不断发展壮大，多元化经营企业内部控制管理出现了一系列问题，体现在岗位与权限设置、资金管理、监督、信息共享等方面。企业只有紧跟国家宏观政策的变动方向，不断增强自身的竞争优势，才能保持旺盛的生命力与强劲的发展动力。这就要求企业必须充分了解自身的内部控制环境，结合运营实际，量身定制内部控制体系，并加强建设企业文化、准确定位目标市场与客户群、打造企业品牌。
成立于1995年的LT公司是一家多元化经营的企业集团，现有员工4 500余人，主营油田开发、路桥建设、旅游等业务。虽然集团取得了不错的发展成绩，但随着规模的不断扩大，所暴露出的内部控制问题也越来越多、越来越严重。本文分析了LT公司内部控制存在的问题，在此基础上提出了优化该公司内部控制体系的建议。
二、公司内部控制管理存在的问题
（一）岗位与权限设置方面
首先，LT公司的高层管理者还沿用着过去的管理思想，在实际工作中总经理权限很高，能够直接干预公司各部门、岗位的工作，而且常常按照自己的意愿改变公司原定的经营计划，导致公司其他管理人员无法从整体以及长远的角度考虑公司的发展，公司的运营效率较低，长期发展能力受到了抑制。此外，LT公司当前的行政管理结构过于复杂，不同部门之间几乎很少沟通，增加了部门之间的工作摩擦，很难提升工作效率。LT公司也意识到了这个问题，因此要求公司中层管理人员定期参加内部协调会议，希望通过这样的方式降低部门之间的冲突，但效果有限。
其次，LT公司由于没有设置明确的岗位职能与权限，管理成本一直居高不下。LT公司由于其多元化经营的属性，通常会同时开展很多项目，而每个项目都有其自身的特点，应该安排专门的管理与实施人员。但LT公司并没有明确设置这些岗位，也没有赋予有关人员相应的权限，导致在实际工作中经常出现项目原材料、人工、施工进度等方面的协调问题，为了解决这些问题，LT公司投入了大量资金，造成管理成本居高不下。
（二）资金管理方面
目前，LT公司还没有组建专门的资金管理部门，基本上都是由各分支机构各自管理自己的资金往来，集团总公司只能通过各分支机构提交的资金报表才能了解其资金往来状况，而且很少对报表中数据的真实性与准确性进行审核，因此，形成了各分支机构各自为政、集团总公司财务部无法对整个集团的资金往来进行集中管理的局面，集团的资金使用效率较为低下。
（三）监督方面
1.公司还没有建立起完善的内部控制监督机制，主要表现在：首先，内部监督机制不健全，公司未组建专门的审计部，也没有对内部控制绩效进行有效考评，内部控制管理基本上处于无监督的状态。其次，现有的内部控制监督机制比较片面，难以服众，不但无法实现监管内部控制的目的，还会令内部控制管理陷入执行困局。
2.公司还没有建立起完善的人力資源控制机制，主要表现在：首先，公司现有员工的职业素质很难满足其工作岗位的需求。其次，公司为了控制招聘成本，很少在大的平台上发布招聘公告，一般是在本地的人才市场登记招聘，人才的选择范围较窄，减少了公司聘任高素质人才的机会。最后，LT公司开发的项目一般需时较长，但公司并没有建立起相应的人员培训与绩效考评机制，人才流失现象比较严重。
（四）信息共享方面
LT公司为了提升内部控制体系的运作效率进行了信息化改造，当前公司的内部管理是基于ERP系统开展的，不过，这套系统未能有效结合LT公司的运营实际，系统中的很多功能模块几乎从未使用过，而公司后续开展的新业务也未能及时添加到系统中，各部门之间的业务信息共享效率低下。另外，因为ERP系统各子系统之间没有有效的数据对接口，导致不同部门之间的信息不对称，提高了公司的经营风险。
三、优化公司内部控制体系的建议
（一）明确岗位与权限设置
1.分离不相容职务。LT公司在设置岗位时，应严格遵循职务不相容原则。具体包括：具有衔接性的岗位，以及具有申请、审核性质的岗位，都不能由同一人兼任，这样做除了可以明确各岗位的职能，还能避免出现徇私、渎职等舞弊行为。当然，随着业务结构的变化，LT公司可以根据运营实际随时调整岗位的具体设置，同时也要注意分离不相容职务。
2.明确权限设置。下表为LT公司在GZ市某开发项目的进度安排表，不难看出，LT公司在该项目上存在较为严重的超期问题，这也是当前LT公司很多项目的通病。LT公司未来还会继续扩大经营规模、不断开发新的项目，要想有效控制项目进度，必须明确权限设置，清晰列明每个管理岗位拥有哪些授权权限、需要承担哪些责任，从而提升项目各施工部门的协调程度，有效保证项目按照计划工期有序开展，大幅降低LT公司因为工期延后而背负的违约成本。
（二）实施全面预算管理
1.全面预算管理流程。LT公司结合当前的运营实际，可以设计以下全面预算管理流程：第一，制定集团整体的预算目标。第二，将预算目标层层分解落实。第三，明确各预算责任主体需要完成的预算任务。第四，监督各预算责任主体的预算执行情况。第五，考评各预算责任主体的预算执行收效。第六，及时处理当前预算执行过程中存在的问题并根据考评结果对相关责任主体进行奖惩。 2.实行收支双线管理。当前LT公司的资金管理较为混乱，管理效率低下，提高了公司的财务风险。LT公司应以信息管理系统为依托，以内部控制为主导思想，建立现代、科学的资金管理模式。参考内部控制基础理论与资金管理理论，本文构建了如下资金管理模式，如图1所示。
由图1可知，LT公司需要组建资金结算中心来集中管理集团的资金往来，作为集团资金管理的枢纽，资金结算中心负责人应由董事会决议选举，从而保证其工作的独立性与权威性。集团应设立资金池，将各分支机构的闲置资金集中到资金池中，并借助网络银行统一管理。在此基础上，LT公司应实行收支双线管理，从而提升资金集中管理效率，实时了解集团资金的收入与支出情况，进而为后续运营奠定良好的资金基础。具体的收支双线管理模式如下页图2所示。
3.建立预警监督机制。LT公司应建立预警监督机制，从而实现对内部控制体系运作的有效监管。既然实行了收支双线管理，就应当做好对各分支机构专户资金往来情况的监督，不但要了解资金收支的总量，还要分析每笔收支是否正常、是否与公司的实际业务情况相符。另外，还要建立资金往来预警机制，如果下设机构资金专户出现了不正常的资金收支记录，信息系统会自动弹出预警提示，以便集团总公司及时发现分支机构资金管理中存在的问题，防微杜渐。
（三）在人力资源控制中加入绩效考评环节
1.使用平衡计分卡管理工具。LT公司应使用平衡计分卡管理工具进行绩效管理，以提升考评的全面性和科学性。平衡计分卡绩效考评的特点有：（1）指标的全面性。平衡计分卡不但将预算指标纳入了考评指标体系，还将非预算指标也纳入了考评指标体系，这些指标既有定量指标，也有定性指标，大大提升了指标的全面性。（2）目标的综合性。平衡计分卡不但关注公司的短期目标，同时关注公司的长期目标。（3）考评对象的多元性。平衡计分卡不但关注公司内部的业务流程与管理环节，还关注公司外部的客户关系管理，对于现代企业而言，这是非常重要的。因为在当前买方市场的环境下，满足客户的真实需求是推动企业发展的重要动力之一，也是企业能够获得长远发展的基本要素之一。
2.细化考评指标。建立考评指标体系后，需要选择具体的指标。结合LT公司的运营实际，本文认为该公司可以设计KPI指标，不过，需要注意区分不同层级员工的KPI值。公司高管人员的考评指标中财务指标应占更大比例，而基层人员的考评指标中非财务指标应占更大比例。
（四）完善信息共享机制
1.实行ERP系统在线管理。第一，LT公司应为ERP系统用户设置相应的访问与数据处理权限，用户根据自己的用户名和密码登录系统之后就能进行授权范围内的操作。需要注意的是，系统用户不能过多，要在必要的情况下再新设用户，以免发生由于用户过多导致系统数据混乱或者造成系统崩溃的情况;同时，还应规范系统超级管理员的工作流程，不允许发生未经公司审核就私自向系统用户授权的情况。第二，LT公司应有效对接业务数据与财务数据，避免因信息不对称而导致的错误操作。LT公司可以建立中转数据库，财务系统与业务系统都将数据实时存放在中转数据库中，数据库在对数据格式进行转换之后，再将双方数据发送至对方系统中，从而保证数据的同步性。第三，ERP系统会自动提示不正常的业务或财务信息数据，以便公司相关管理人员及时发现当前业务中存在的问题，并进行相应的整改，避免出现因人为操作失误或者舞弊行为而导致的公司资产流失。因为系统在对数据进行分析后会自动给出提示，在整个过程中不受人为因素的影响，也就避免了部分管理人员刻意隐瞒不正常业务操作的情况。
2.分支机构建立项目管理模块。LT公司当前进行的成本管理都是事后管理，也就是在成本已经发生之后进行事后核算，再研究成本管理过程中存在的问题。LT公司的分支机构应建立项目管理模块，对各个项目进行全过程成本管理，从而在源头上做好成本控制。LT公司可以构建如图3所示的分支机构成本管理模块。
图3中的动态成本是整个成本管理模块的重点，在实施动态成本管理之后，LT公司应编制相应报表，以反映公司当前的成本管理情况。实际上，动态成本是一系列成本的组合，具体组成如图4所示。
3.在信息系统中添加预算与绩效管理模块。当前LT公司使用的ERP系统，并没有单独设计预算与绩效管理模块，预算数据需要经过整合之后，以EXCEL表的形式导入系统之中。添加预算管理模块后，系统会自动按照各层级的预算编制表与预算目标建立相关表格，并实时将数据提交给相关部门，以实现对预算管理的有效控制;添加绩效管理模块之后，系统会自动对比预算目标与预算责任主体的实际业务数据，并综合计算预算责任主体完成预算任务的情况，从而帮助公司了解各预算责任主体的预算执行收效，并以此为基础对其进行相应的奖惩。由系统进行绩效考评的最大优势在于能够避免人为因素的影响，保证考评的客观性与公正性。另外，LT公司还应将考评结果作为评价员工综合绩效的参考，从而提升员工执行预算的主动性与积极性。通过系统改造，LT公司基本上可以实现内部控制体系信息化，不但能够提升各部门工作的协调程度，还能够提升公司的内部控制效率。
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