中小民营企业存货管理中存在的问题与改进策略

来源:用户上传      作者:王克宝

　　 摘要：中小民营企业在发展过程中存货管理十分重要，它决定着企业运营的成本高低。由于中小民营企业发展受到家族管理、初创期管理模式简单等因素的影响，对存货管理方法简单，只重视存货的数量，不重视存货的价值，造成账面价值高，实际存货已大幅度贬值的现象;存货管理只局限于库房存货管理，忽略生产过程的管理，没有建立完善的全员管理机制;存货管理缺乏有效的约束机制，责、权、利不能在管理中发挥应有的作用，造成企业存货浪费、丢失毁损、价值贬值，大幅度增加企业整体成本。文章针对中小民营企业存货管理存在的问题进行分析，提出建立库房管理制度，规范库房管理人员的职责权力和建立库房管理人员的约束机制、加强企业存货价值的有效管理，树立全员、全过程参与存货管理的理念，建立完善的存货管理监督和评价机制，从而完善中小民营企业存货管理体系，责、权、利在存货管理中发挥应有的作用。通过一系列的存货管理措施，帮助中小民营企业有效控制生产成本，促进中小民营企业健康发展。
　　 关键词：中小民营企业;存货管理;存货系统管理;存货成本管理;监督机制
　　 一、引言
　　 改革开放以来，我国的中小民营企业犹如雨后春笋应运而生，活跃我国经济市场，推动了我国经济的发展。然而，中小民营企业的生命周期却很短，据统计，我国的中小民营企业的平均生命周期才三年，而造成这一结果的是中小民营企业在持续发展战略的缺失和缺乏完善的内部管理机制。其中，存货管理问题在企业管理中就不可小觑。存货在企业流动资产中占比较大，管理好存货，既可以节约成本，又可以协调产、供、销，贯穿企业的内部管理全过程。因此，加强存货管理，是中小民营企业持续发展的有力保证。
　　 二、中小民营企业存货管理的现状与问题分析
　　 我国民营企业大都经过初创期和发展期两个重要阶段，而从发展期到成熟期，就会遇到瓶颈，不能突破瓶颈的企业往往就会不进反退，最终被市场所被淘汰，而突破瓶颈期的企业往往能够得到长足发展。民营企业的存货管理正是企业发展的写照。企业在初创期，往往是家族制管理，在存货管理方面认人为亲，没有一个完善的制度，待到企业规模增长，存货成倍的上升，而管理上仍旧无序，大量的问题接踵而至。浪费严重、丢失、过期等非正常损失，采购没有计划、过程没有控制、跟踪会使企业成本急剧上升，缺乏信息沟通，影响生产销售的协调，从而影响企业赖以生存的销售，甚至造成企业亏损、破产。通过分析，中小民营企业在存货管理上有以下问题：
　　 1. 企业库房管理制度不健全
　　 民营企业在存货管理中，往往不是关注于内部管理机制的建立，而是倚重“亲信”，认为亲近的人可以帮自己 “看好这个家”，库管成为企业的“大管家”，时间一长，就会自以为是，在出入库方面就会变得骄横，仗着老板的信任，不把采购、生产、销售人员放在眼里，甚至因为库管的失职造成产、供、销混乱，由于这种用人机制，造成库管人员的素质参差不齐，有些素质低下的人员会徇私舞弊，利用职务之便贪污、偷盗企业的存货，把企业的物资当作自家的，随意处置，造成企业损失，当被发现时，由于是老板的亲信，大多是“下不为例”不了了之或是轻描淡写的处罚了事。
　　 2. 企业存货管理缺乏系统管理
　　 民营企业在存货管理上往往停留在堵漏阶段，靠人去看存货，没有将存货作为一个完整的闭环体系去管理。企业的存货涉及很广，光靠几个人去看是没有成效的，尤其是企业规模发展到一定程度时，更需要完善的机制。民营企业在存货管理上没有将存货的不同形态区分管理，没有将存货管理的好坏作为管理者的绩效评价，没有建立可评价的指标体系，甚至造成存货在生产、销售等过程处于失控状态。
　　 3. 企业存货管理只注重数量不注重价值
　　 民营企业在存货管理方面，往往是眉毛胡子一把抓，认为存货不丢失就是管好了存货。往往没有考虑到存货采购、销售生产等环节的管理对存货的影响，这样造成存货过多，出现过期贬值、变质霉烂等现象，给企业造成损失。事实证明，存货过期等给企业造成的损失往往比丢失造成的损失还要严重，只是这些损失比较隐蔽，不能及时被发现，存货计划性不强造成企业积压过时，其重置价值会大幅下降，虽然有存货数量，但没有存货价值。
　　 4. 企业存货管理忽略生产过程中的存货管理
　　 對于存货管理只是单纯的库房内的存货，没有实现企业经营全过程的管理，尤其是对生产环节的半成品存货的管理更为薄弱，有证据表明，生产经营型企业生产过程就像一个黑洞，在慢慢地吞噬着企业，直到把企业吸食萎缩甚至终结，企业的物资吞吐决定企业兴衰，企业的增值也在于生产环节，如果生产环节的半成品、生产线上的材料没有得到真正的控制，即使库房管理再严格，也不能达到节约的目的，因此企业存货要重视生产过程。
　　 5. 企业存货管理没有建立完善的监督机制
　　 存货的监督对民营企业来说只是局限于人的监督，没有利用制度建立监督机制，造成存货账目混乱、账证不符、账实不符，库管管理一元化，没有建立材料、成本会计与库管的双向管理机制，材料入库、出库结存等手续没有其他系统比对，只凭着库管的一本账和出入库单据，如果亏库了，库管可以伪造单据抹平账目，掩盖亏损。民营企业库管由于是家族成员，没有考虑其业务素质，造成企业信息传递不对称，形不成有效的供应链。在生产环节，民营企业往往缺少完善的成本管理方法，生产车间管理混乱，掩盖存货亏损，发生存货丢失、毁损亏时，库管人员利用车间物资没有精确统计以损耗为由出库给车间，生产人员为了以后领料方便，帮助掩盖库房亏损。
　　 三、中小民营企业存货管理问题的解决对策
　　 针对民营企业存货管理的诸多弊端，应该系统化、科学化管理，加强存货监督机制的建立，为企业能够科学占用资本、节约成本，在市场上占据优势，形成产、供、销全面管理。具体的存货管理要形成购、销、存闭环，不留死角，全方位控制，达到最优的控制目的。 　　 1. 建立完善的存货管理制度
　　 首先，建立库管的岗位责任制，明确库房管理人员的职责是：保证存货的安全（防火、防盗、防霉变）;建立完整、清晰的账簿，并依据单据及时分类登记存货，确保账实相符;出库、入库凭单据办理，每笔单据要有相关人员签字确认;及时传递信息，将库存明细情况及时传递给采购、生产、销售部门。其次，科学管理存货，按照存货的性质进行整理，分重点管理，按照A、B、C法进行存货的分类管理，对于价值占企业存货绝大部分的存货（占总存货价值70%左右）采取重点管理列作A类存货，存货价值一般的存货（占总存货价值20%左右），采取一般控制，对于存货价值很低（占总存货价值10%左右）的存货，采取灵活控制。同时，根据存货的不同性质采取不同的出库方法，如存货有保质期的采取先进先出法，保证存货在期限内使用;再次，建立严格的库房管理人员的奖惩制度，对因丢失、非正常毁损的赔偿、盘亏盘盈超限额的处置及库管信息传递给产供销部门失真影响其他环节的处置等均要有严格的制度，制约库管人员的行为;最后，提高库管人员的整体素质，对存货的管理建立科学的方法，最好建立自动系统，与采购、销售、生产信息互通，满足产供销的基础上将存货量降到最低，这要求有较高的库管专业知识的人担当。
　　 2. 转变意识，建立存货管理体系
　　 存货管理是广义的存货，从形态上包括采购的原材料、自制的半成品、产成品、机物料消耗品等低值易耗品，从环节上包括散落在各个环节上的不同地点的物资，管理好存货就要着眼于全过程控制。首先，建立起各环节存货管理体系，在库存货由库管来管理，生产车间设置专（兼）职材料物资管理人员，建立过程控制台账，领用、消耗、损耗等清晰记录，便于分析原因，避免丢失和不正常毁损。工艺复杂的生产车间建立半成品台账，严格划分存放地点，比照库房管理，将半成品的加工数量、下一道工序领用数量和结存数量清晰记录。其次，制定科学的正常损耗指标，便于评判各环节的管理成效。存货不论在库阶段还是生产过程、半成品阶段，都有可能损耗，这需要管理者根据存货性质易损程度和生产工艺的复杂程度、物料加工时的方法及生产设备的先进程度，制定定额消耗，用以衡量各环节的存货管理水平。再次，制定非正常损耗的管理制度，建立事后分析体制，循序渐进改进存货管理的方法，同时及时修订存货管理损耗指标，不断提升存货管理水平。
　　 3. 存货管理要重视存货的质量，夯实存货价值
　　 首先，会计人员要定期对存货的采购成本与市场价值进行比较、重估，计提存货减值损失。对于已贬值的存货，根据企业的生产销售情况，及时处置变现，避免更大的损失;其次，要选择合适的成本计量方法进行出入库计量，保证存货的账载价值真实可靠;再次，库管人员要及时清理存货，防止存货毁损变质，造成损失。
　　 4. 建立全员存货管理意识，结合管理会计的成本管理，做好全过程的存货管理
　　 首先，建立起购销存的在库管理体系，有条件的可以引入用友等专业的财务软件，建立起网络购销存管理体系，实现购销存信息共享，加大存货的数量管理，结合存货的采购周期，确定存货的最低需要量，科学的管理存货的数量，减少没有必要的存货，降低存货过时贬值、积压损耗等不必要的损失。其次，建立产供销一体化的存货管理模式，要遵循以市场环境定销售量，以销售量定生产量，以生产量定采购存货量，以存货周期定最佳存货数量的原则，将产供销数据紧密联系在一起，避免盲目采购造成存货积压或者影响生产继而影响销售，造成企业损失。再次，成本会计加强全过程的成本核算，成本会计要着眼于采购、生产、销售全过程，区分出各个存货的环节，将在库存货的的管理成本计算清楚;将生产线的定额消耗计算出来并应用于生产当中，实现定额生产，同时，要弄清楚并建立好全过程存货管理的合理损耗，各环节都按照定额损耗进行评价存货管理的好坏，正激励存货管理好的部门或车间，负激励存货管理差的部门或车间。
　　 5. 企业存货管理要建立完善的监督机制
　　 保证存货的完整性，产供销各环节都能在可控范围内。在存货的系统管理基础上，要建立起监督机制，是保证存货管理体系有效运行的重要手段，如果企业建立起存货管理体系，但在各环节执行上没有有效的监督，那也会形同虚设，只是在搞数字游戏。首先，建立完善的账目，保证各环节的存货入库（或领取）、出库（或生产消耗）在账目上清晰，入库（或领取）、出库（或生产消耗）要有凭证，有权人签字的出入库单或领用结转单，这就要求成本会计进行抽查、核实其真实性，所谓账证相符。其次，在购销存账目建立的基础上实行定期存货盘点机制。库房存货（包括产成品、在库低值易耗品）按照账上余额进行定期盘点，做到账实相符，保证在库的存货的真实性。盘点是指全过程进行盘点，不仅仅是库房存货，在生产环节全面盘点十分重要，定期对生产环节的存货盘点，是保证存货完整的重要手段和管理環节，定期盘点生产过程的存货，可以保证生产环节存货真正用在产品的形成上，从另外一个角度，也可以避免生产环节领用的虚假单据发生，如果对生产环节账实相符不控制，不去管理使用定额，那生产领用多少就不能得到过程重视，过程使用失控，造成领用消耗不准确，在领用上松懈就会使库房的监督失控，生产人员可以帮助库管人员填补亏空或相互勾结。再次，建立科学的盘点机制。不同类型的企业的存货千差万别，在品种数量上生产型企业更是繁多，因此在盘点上，也要讲究科学。比如单位价值低但数量上多的可以适当延长盘点的时间间隔，数量少单位价值高的可以提高盘点频度，避免增加盘点成本，同时如果不分巨细盘点会给盘点人员造成疲惫，最终盘点结果的真实性上打折扣。最后，建立全员参与的概念，在盘点时，成本会计牵头、生产统计、库管甚至生产过程管理人员均要参与，提高重视程度;同时重视盘点结果，并对每次盘点进行分析，保证结果的准确性，并对盘点的问题进行处理。
　　 四、结语
　　 随着改革开放的深化，中小民营企业是我国经济发展的中流砥柱，扶持中民营企业发展已列入我国经济发展战略。因此促进中小民营企业长足发展意义重大，而做好存货管理是保证民营企业在竞争中立于不败之地的基础工作。只有将购、销、存和产、供、销全面有机结合起来管理，才能做好中小企业的存货管理。
　　 参考文献：
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　　 [3]吴丽琴，刘学敏.我国中小企业存货管理存在的问题及对策[J].经营管理，2017（11）.
　　 （作者单位：北京顺义银座村镇银行）
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