基于ERP系统环境的企业内部控制研究
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作者:金冰冰
摘要：目前企业的信息化及数字化浪潮正在席卷全国，数字化转型已经成为各大企业目前的主要课题，而作为企业信息化的标志性工具——ERP系统的建设已经成为各大企业势在必行的重要工作。在企业信息化及数据化浪潮席卷市场的今天，ERP系统将成为企业在金融市场及经济市场竞争的重要工具。例如ERP系统的使用使业务信息与财务信息可以共享，显著增加信息的传递速度，有利于管理层面对市场的变化及时有效的作出相关的策略调整。同时，ERP系统的使用也有利于企业降低相关的管控成本，提高工作效率等。但是，ERP系统的上线也给企业的内控管理带来新的问题和挑战，例如快速发展的信息化带来的复合型人才的需求，信息高速共享同時带来的信息安全性的隐患，信息系统与传统内控的融合障碍等。文章介绍了企业建设ERP系统的重要性，阐述了ERP系统与内部控制体系的关系与影响，分析了目前企业ERP 系统下内部控制建设中普遍存在的主要问题，在此基础上，对如何优化ERP 促进企业内部控制建设提出具体的建议。
关键词：ERP系统;内控控制;财务管控
一、企业ERP系统建设的重要作用
ERP系统是企业资源计划（Enterprise Resource Planning）的简称，是指建立在信息技术基础上，集信息技术与先进管理思想于一身，以系统化的管理思想，为企业员工及决策层提供决策手段的管理平台。ERP系统是企业信息化与数字化的重要工具及手段。“工欲善其事，必先利其器”，因此作为“利器”的ERP系统的建设在企业的管理中有着不可估量的地位。
（一）ERP系统有助于为管理层获得有效信息提供有力的技术支撑
由于现代化的管理思维及目前市场多变的情况下，对信息的处理时间及速度提出更高一层的要求，而ERP系统使企业管理实现了信息化，实现了各个环节的信息共享，提高了信息提取速度，对企业的各个环节实施监控并共享数据，使企业信息数据能够实时更新，以便于应对危机能够及时反应，作出积极应对的决策，由此将企业的相关风险降到最低。
（二）ERP系统有助于加强企业预算及费用的实时控制
在原来传统的企业管理中，费用的预算执行情况都是在月末或季末财务分析数据出具后，将预算与执行情况进行对照，根据预算执行情况对后续的进行控制，如果出现超出预算或者执行比例过高等情况，只能事后反馈分析原因，对于预算的执行的控制并不理想。但在ERP环境下实施预算管理不能有效协调预算管理的职能，把事前、事中、事后三段有机地整合于ERP系统中，成为具有互相配合、协调、组织功能的新型管理模式，将原来的事后分析控制转向预先规划和过程控制，有效降低了企业的相关成本，加强了企业的内部控制和管理。
（三）ERP系统有助于增强企业的核心竞争力
ERP系统环境下，消除了原来企业各种信息不对称的情况，可以有效的将企业零散的信息集合起来，将所有的信息有效的共享，形成了企业信息资源的集成整合，由此将有限的资源充分得到利用，实现企业价值的最大化。
二、企业ERP系统与内部控制的关系
目前内外部环境及企业自身均要求企业通过建立有效的内部控制体系来提升内部管理水平，目前国内企业为了适应市场化的要求，均逐步建立自己的内部控制体系。而国内各大企业目前均已不同程度的上线了ERP系统，在此种情况下，内部控制与ERP系统的关系值得进一步的研究与探讨。
（一）ERP系统是内部控制的重要工具与平台
如今外部环境的要求及企业自身管理的需求，对内部控制的要求越来越严格，内部控制的全面性及繁琐性要求必须有一个足够支撑企业达成全面内控的工具及平台，而ERP系统在内部控制中就是扮演了这个“主角”。
（二）ERP系统是内部控制的“对象”
从内部控制的角度来讲，基于ERP系统在内控控制中的重要身份，加之ERP系统的所有控制点都面临这个人为设置的情况，在这种情况下，必然会导致出现“系统”上的相关风险。因此，必须将ERP 系统作为控制对象。
三、企业ERP系统的应用对内部控制的影响
ERP系统的应用对内部控制有着重大深远的影响，主要体现在以下几方面：
（一）ERP系统的应用优化了企业内部流程及组织结构
ERP系统的引进，要求企业必须对企业的现有组织进行“变革”。由于ERP系统不只是一个单纯的系统，还融合了各种先进的管理思想与理念，在这个前提下，企业需要将自行现在的企业流程及结构与ERP系统的进行对比，靠拢，找出差异及个性化需求，在不影响系统逻辑完整性的前提下，修正系统，满足企业的需求。经过这个系统行的梳理调整之后，企业的管理水平及内部流程、结构都得到了大幅度的提升。
同时，ERP系统在传递企业各项信息时，系统及流程的改革也让企业各部门之间达到信息共享，使企业的内部组织结构更加立体化，各部门及各岗位的权责清晰明确，有效减少了各部门之间的摩擦及推诿，为企业内部控制的实施打下了优秀的“基石”。
（二）ERP系统的应用提高了内部控制的管理效率
传统的内控环境下，企业的相关的业务信息很难做到及时传递，在这种情况下，事前控制及实时监督是不可能实现的，这种情况让企业面临着所有问题出现都是事后查缺补漏，企业的状态非常被动。而随着ERP系统的应用，企业内部流程的优化，企业内信息共享，这种情况得到了极大的改善及调整，部门之间的沟通的效率得到大幅提高，实现了真正意义上的内部管理的实时监控。
另外，由于企业前期系统建设中对于流程的优化，通过ERP系统对企业的各项流程的合理的设计，清理了一些无效的冗余的活动，企业内部各部门及人员之间权责分明，业务流程清晰顺畅，内部控制有效点清晰明朗，有效提高了内部控制的管理效率。 （三）ERP系统的实施提高了内部控制的监督效率
由于ERP系统的上线实施，ERP系统的实施对企业的内部控制管理模式产生巨大的变革。在已经实施ERP系统的体系中，只需要企业内部控制的管理目标、程序、方法，要求传达到ERP系统中，系统程序将会自动进行整合处理，企业就能够实施的控制和监督相关的信息。
经过系统及公司流程的变革，企业的所有流程及信息均可在系统中实施提取，各岗位的职责及业务相关流程也在系统中清晰可见，逐渐透明化，在这种情况下，有效的减少了徇私舞弊及推诿责任的情况，ERP在内部控制中的监督效果清晰可见，让内部控制的监督效率得到了顯著提高。
（四）ERP系统的实施降低了内部控制的实施成本
基于内控控制要求的复杂性及范围广的情况，如果基于传统的方式来处理的话需要耗费大量的人力物力来支持内控控制的实施，而经过ERP系统上线测试后，相关的内容系统已经解决了大部分，有效的节约了内控的成本。
四、企业ERP系统在内部控制方面存在的主要问题
伴随着ERP系统被普遍使用在现代企业内部控制的建设及管理过程中，并在内控中逐渐扮演了“主角”的情况下，各种各样的诸多弊端也随之不断的涌现出来，例如内部控制执行力不够，实际业务线下线上双重标准等问题。
（一）企业管理层内控意识浅薄
我国的内控控制起步较晚，基础比较薄，相当一部分公司的管理者对建立内部控制体系不够重视，或者在认知方面有很大的误区，导致很多公司虽然建立了相关的内控制度，但是没有规划，不成体系，对公司的经营活动无法起到关键的规范作用。
由于内部控制对于企业经营活动所起的推动作用很难用账面上的具体数字来衡量，由此导致一部分管理者对内控的认知停留在成堆的文件、手册上，是应付外部审计的工具，只要有就可以，导致出现有章不循的情况，使内部控制流于形式，这就在很大程度上影响了内部控制作用的发挥。
（二）企业内控岗位职责分工不合理
由于内部控制的制度的设置中，要求很多岗位必须同时有经办人（申请人）及审批人，且必须不能同时为同一人，以此来控制风险。一般不相容职务包含业务经办及授权批准，业务经办与记账，付款及记账，财产保管及记账等。岗位不相容的主要目的就是通过相关岗位的“牵制”作用，来控制企业的业务风险及经营风险。
但是在实务处理中，很多企业由于人员编制限制及经济效益等因素影响，无法将相关的职责及岗位设置的如此详细及职责清晰，导致内部控制的制度的风险控制的有效性大打折扣。
（三）企业缺失复合型内部控制人才
ERP系统的上线实施，对企业内部控制的人员提出了新的要求，除了基本的专业知识及工作经验之外，还要能够熟练的掌握系统的相关操作及相关知识。具有较高的综合素质能力。
但是以我国现阶段的企业情况来看，大部分企业都面临着缺乏符合型信息系统人才的情况。传统的专业人员往往会因为系统使用不好或者抵触新系统而导致ERP的实际使用效果并不好，无法充分的实现ERP系统的效果效力。
（四）ERP系统成本高而缺乏“柔性”
由于ERP系统的建设投资成本较高，尤其是全面ERP系统的建设，软硬件及相关咨询费用等，建置投资成本是非常高的、而且还会面临着系统建设失败的风险，由此导致一些中小型企业不愿意在此方面进行投入。
另外，由于ERP系统建设上线之后，相关流程及相关功能基本为一个固定的状态。而现在的市场需求的多变及金融环境的变化可能要求企业随时调整企业的相关流程，而相关流程的调整必然会面临系统的调整。而ERP系统的“柔性”较差的情况这个时候就会比较凸显，导致内控及系统的变化及调整晚于实际业绩调整的时间，导致内控效果的减弱。
（五）ERP系统的信息安全存在隐患
ERP系统作为一个企业中信息系统的集成，面临的最大的一个风险及问题就是安全性不足，安全经营为所有企业经营活动有序开展的基石。而ERP系统是作为一款网络应用频繁的工具，企业的内部相关信息数据容易受到外界因素的干扰，病毒入侵，操作失误等都会危及企业网络系统的安全性，严重的会导致数据被盗等问题，因此ERP环境下的内部控制的风险性是不容忽略的。
（六）ERP系统与内控控制融合程度不高
由于每个企业的内部控制管理各不相同，面临着与ERP系统融合过程中需要出现各种的个性化需求，如果ERP系统的实施无法满足企业的个性化管理需求，就可能面临着线上线下两条线的管理情况，如此势必会增加内部控制的难度及效率。ERP系统成功上线后，企业的所有相关信息及管理流程均体现在ERP系统中，企业对ERP的依赖性越走越高，在此情况下，ERP系统的崩溃或者出现问题将让企业短时间内陷入瘫痪状态，严重影响企业的经营活动。
五、ERP 环境下完善企业内部控制的具体策略
（一）强化管理层对内部控制的认知
只有管理层重视内控制度的建设，切实按照财政部等规定要求实施内控规范体系，才能逐步实现内部控制的系统化。企业应组建专门的内控相关部门（小组），加强对内控的宣传及指导，只有各级人员全部加强了对内控的认识，企业的内部控制的有效性才得以体现，企业经营管理者对内控认知的重要性可见一斑。
（二）优化企业业务流程与企业架构
在ERP系统实施中，需要明确系统中各岗位职责，实施关键岗位分离制与轮岗制。企业可以根据企业的实际情况（相关人员编制等因素）将企业的岗位分设为基本职能岗位与ERP系统岗位。例如基本岗位包含出纳、会计等，ERP系统岗位要细分为库存、生产、现金管理、合同审核等。所以，企业应该根据自身情况交叉设置ERP系统岗位，以满足内部控制牵制制度的要求，各岗位既不冲突又能相互制约。 （三）培养全面的内部控制复合型人才
作为内部控制执行的相关人员，需要充分满足信息化时代的基本要求，通过各种方式不断完善自身，提升自己的综合素质，熟练掌握使用ERP系统，与此同时，企业还应当组织内控相关人员的内外部的培训，同时制定一系列相关的奖惩措施，以此来达到刺激相关成员水平能力的提升。另外，企业应该提供一定的外出交流学习的机会，积极学习其他优秀企业的内控管理理念，争取将相关人员朝着全面复合型人才的方向培养。同时企业还应在发展过程中优胜劣汰，积极引进水平高的复合型人才，淘汰一部分在其位不谋其政的人员。
（四）制定有效的长期战略的规划
ERP系统的成本造价高，相关成本大，因此要确保ERP系统的实施的可持续性。以此为前提，企业的未来一段时间的战略规划的重要性可见一斑。企业在ERP系统的建设过程中，就需要考虑未来一段时间内，可能发生的各种调整的情况，ERP系统的更新要贴合企业的长期战略的规划。只要在有效的长期战略方向的指引下，ERP系统在内部控制方面的效率可以得到有效的保障。
（五）加强企业的信息风险防范
应对企业的网络信息风险，不是简单的给电脑设置一个密码或者安装一个杀毒软件如此简单的事情，而是应该从工作的方方面面加强防范。因此，企业应该制定相关的信息安全规范，并要求员工严格遵守相关规范制度，例如给每个ERP系统权限员工设置相关口令，口令不能過于简单，要求员工不得随意到不明网站下载文件等。 高效专业的企业网络安全培训，可以让全员的安全意识大幅度提高。提高员工的系统安全问题的处理能力。企业应设立专职的网络安全管理员，专职定期对企业的网络及计算机进行检查。要求所有的办公软件必须是正版途径等。另外，由于涉及内控的所有相关信息均保存在ERP系统之中，企业应该有专人专岗负责定期对系统中的相关数据、文档等信息进行备份，以备不时之需。
（六）充分利用及发挥内控审计的作用
外部内控审计对企业ERP系统实施及操作过程进行审计过程中，有助于发现企业的内控的缺陷，协助企业完善企业的内控制度，内部内控审计对企业定期的检查能够有效的提高企业系统及信息的真实性及可靠性。因此，企业应该在ERP系统的建设中充分的利用内外部审计功能，将企业的系统建设与内控制度提升一个新的台阶。
总之，虽然ERP系统在企业内控管理中还存在着各种缺陷，但是这不应成为企业使用系统的障碍，企业应该努力克服缺陷，通过完善企业的相关制度及企业行为来规避相关风险，实现企业的高效经营的目标。
参考文献：
[1]李佳.ERP系统环境下企业内部控制研究[J].经贸实践，2018（12）.
[2]王玲.ERP视角下制造企业内部控制中存在的问题及对策[J].财会学习，2018（23）.
[3]曾骏杰.ERP系统下企业会计内部控制问题之我见[J].时代经贸，2019（07）.
（作者单位：用友网络科技股份有限公司北京分公司）
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