浅析事业单位人事档案管理工作

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　　【摘要】随着社会的不断发展，事业单位与过去相比，发生了明显的变化，在單位人事管理过程中，人事档案管理是其重要的内容之一，立足当前，单位的人事档案管理状态仍不尽如人意，管理方式滞后，很难满足日益提高的人力资源的需求。干部人事档案针对的对象是单位干部，包含了干部的各项信息，在评估干部工作表现的过程中，干部人事档案提供了重要的参考作用。因此，要立足于单位人事档案管理的现阶段的发展实情，剖析管理中存在的不足，形成具有针对性的管理模式，渗透创新与发展理念，在根本上为单位的长远发展创造有利条件。
　　【关键词】人事档案  管理工作  存在问题  解决方案
　　引言
　　事业单位中人事档案管理存在的时间非常长，从开始发展到现时期已具备一定专业性和系统性。然而伴随社会对于人事管理要求的不断提高，从中也发现人事档案管理中所存在的问题非常多。只要高效处理好这些问题，便能够使事业单位中的人事档案管理跟上时代步伐，获得更好的发展。
　　1人事管理工作的现状即存在的问题
　　1.1认识不够
　　长期以来，一些单位对人事档案管理工作存在着一定的误解，认为人事档案管理工作就是保管性的事务工作，没有列入到单位的重要工作内容当中，认为只要做好人事档案的不丢失、不泄密，能够应付人员的调配以及查阅就可以了，人事档案管理工作没有得到应有的重视。甚至有些单位未把档案管理工作纳入到正常的议事日程当中，对档案管理工作不重视、不研究、不安排的现象很普遍。致使一些单位在调配人事的过程中常出现这样那样的问题，给后续的人员调配工作造成了阻碍。同时，一些单位从事人事档案管理工作的人员还存在“兼职”的现象，专业性不强，也容易导致人事档案管理工作的问题出现。
　　1.2人事档案管理工作长期未受到足够重视
　　人事档案管理尽管在事业单位当中占有关键性的地位，但却不能给单位创造经济效益或业绩，部分人员认为此项工作无须具备一定的专业水平，所以对人事档案管理并未给予足够重视。如此情况下，会使事业单位人事档案管理所用的硬件设备和软件跟不上时代发展步伐，再加上人才配置不合理，便会使得人事档案管理一直处于应付状态。
　　1.3人事档案管理制度不完善
　　人事档案资料中年龄、性别、学历等信息错误或漏记的现象仍然存在，这些与档案管理工作混乱有关的问题影响了单位相关事宜的顺利开展。究其原因，在于人事档案管理制度的不完善。尽管许多单位根据自身的发展情况建立了相应的人事档案管理制度，但是制度没有得到有效的贯彻与落实，使档案在借阅或转递的过程中容易造成档案传递通知书未填写、相关借阅手续未登记、回执单填写不及时等问题，不利于人事档案管理工作的有效进行。
　　2加强人事档案管理工作的措施
　　2.1丰富人事档案的内容
　　在人事档案管理工作中，相关资料的收集是档案管理员最基本的工作，在资料收集完成后，档案管理员要充分发挥自身的专业能力，对资料进行甄别，将无效信息过滤出去，并且事业单位人员调整的过程中，个人信息也会随之发生改变，因此，在收集资料时，档案管理员要兼顾时效性和有效性两个方面，保证收集到的资料具有比较高的有效性、完整性以及客观性。人事档案在管理过程中有转递有交接，在这个过程中要严密严谨记录，不让档案材料随着管理人员的变动而造成不必要的缺失及信息不完整，这样做会更加有助于提高人事档案信息的价值。只有这样，人事档案才能将自身的作用发挥到最大，为单位的进一步发展提供助力。
　　2.2提高人员素质
　　在单位发展的同时，要具有长远的眼光，根据单位自身的发展前景选用合适的人员来进行人事档案管理工作。这就要求从事人事档案管理工作的人员要具备专业的素质，具备熟悉人事工作、熟悉档案工作同时具备一定的计算机专业水平。另外，人事档案管理工作又是一项保密性很强的工作，所以要求从事其工作的相关人员要具有政治性很强的工作立场。同时，档案员要通过不断的学习以及业务培训，不断地丰富自身的专业知识，提高自身的业务能力，优化知识结构，以满足当前档案管理工作的需求。
　　2.3推进事业单位人事档案管理机制改革
　　要想有效提升事业单位人事档案管理工作开展的效果，就必须针对事业单位人事档案管理机制进行全方位的改革创新。事业单位应针对人事档案管理工作构建专业的管理部门，针对人事档案管理工作的内容、要求、标准、范围、义务、权力、责任、奖惩等进行明确规定，同时针对管理人员在人事档案管理工作中的工作进程、工作效果、工作结果、工作方法、工作标准等进行明确规定，确保人事档案管理工作在实际展开工作中能够拥有具体的目标、方法、制度、标准和考核，以此促使人事档案管理工作能够形成一个完善科学的工作体系，能够结合当前事业单位的实际发展形势与时代技术的发展应用而不断创新、不断进步。
　　2.4提高人事档案管理的信息化水平
　　当前科学技术迅速发展，事业单位内部人事档案管理工作只有具备高度的信息化水平，才能适应我国市场经济发展的要求。根据我国基层人员对人事档案管理的现状来看，使用过去那种传统的档案管理手段进行工作，已经严重不符合当前社会的发展要求，并且这种传统的管理方式由于其自身的复杂性会导致人事档案管理发生错误或者档案丢失。为此，需要对档案管理制度进行更新，其中需要做到：首先，事业单位要积极将科技化的手段融入人事档案管理工作中来，配备与更新先进的信息化设备软件系统。其次，要学习其他事业单位人事档案管理的先进经验。
　　2.5规范人事档案管理工作流程
　　评定人事档案管理工作成效的关键要素就是人事档案材料是否完整和标准。因此，事业单位有必要对人事档案管理工作流程进行科学合理的规范，使档案的收集、鉴别和查阅、转递等工作真正落到实处。第一，认真做好人事档案的收集工作。在单位规定的期限内按照规范要求及时收集年度考核、干部任免、调研考察等档案信息，以确保个人材料的完整性。第二，认真做好人事档案的鉴别工作。档案工作人员在这个环节需要高度关注档案材料的日期与真伪，判定档案材料是否属于该员工、相关手续是否完备，如缺少有关材料应及时进行登记、收集与补充。第三，认真做好人事档案的整理工作。档案材料要按照基本原则进行编号与归档，比如为材料编“类、页、号”、抄写档案目录、装订、编写索引号等等。第四，认真做好人事档案的查借阅工作。根据查阅人所持有的单位介绍信或查阅审批表提供相应的服务，经审查符合规定后进行阅档登记，然后提取档案以供查阅。如遇借阅档案这样的特殊情况，需办理相关的借阅手续。第五，认真做好人事档案的转递工作。必须针对所需档案填写“人事档案转递通知单”，并批注档案转出时间和转往单位，同时还要填写转出档案登记表，确认无误后在回执单上签名盖章，完成档案转出。
　　结语
　　人事档案管理工作是一项复杂而艰巨的工程，随着人员管理制度的不断改革和完善，人事档案管理工作必须要做到适应新形势的要求，做到科学、规范、与时俱进。这就要求从事相关工作的人员从观念上转变，从制度上做到更新，从管理上做到完善，采取有效的措施，不断改进，只有这样，才能使人事档案更好的为人事工作服务，为当前的社会主义现代化建设服务。
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