商业性档案服务机构的发展动力研究

来源:用户上传      作者: 王毅 刘维贵

　　 摘 要：随着商业性档案服务机构兴起，这种新兴的商业性档案服务模式日益被社会所关注，主要是通过分析当前中国商业性档案服务机构的发展现状，深入研究商业性档案服务机构建立的必要性以及这种机构在经济社会生存发展中的核心动力。
　　 关键词：商业性；档案服务机构；发展动力
　　 中图分类号：C93 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2012）07-0201-02
　　
　　 随着市场经济的快速发展和信息化程度的不断加深，给档案工作和公共档案馆的发展都提出新的挑战和机遇，档案服务主体也开始多样化，出现了一些新兴的商业性档案服务机构来满足当前社会对档案服务的需求。“商业性档案服务机构作为档案中介服务机构是建立在为客户提供有偿档案服务基础之上的，通过各种渠道和方式提供最好的档案服务，并获得收益，求得生存和发展。档案中介机构作为一个经工商注册的单位，有法人，有明确的服务方向和经营范围，有企业行为参与市场竞争。因此档案中介服务机构具有商业经营性。” [1]可以看出，商业性档案服务机构一直以中介机构的身份在社会中谋求生存和发展。
　　 一、商业性档案服务机构发展现状
　　 1.传统思想观念的局限性。无论是公众还是档案馆行政管理部门都对档案服务商业化操作不是很认可，思想观念很局限，无法将档案工作的公益性和商业性能结合在一起，这就阻碍了商业性档案服务机构的发展，目前档案行政管理部门对商业性档案服务机构进行直接的行政管理，使其必须在档案行政管理部门的监管下开展工作。“档案中介机构的建立、变更、注销都必须向档案行政管理部门报告、备案，在人事、财务、业务等方面的确定都必须经档案行政管理部门同意，这样档案中介机构实质上成了政府部门的一个子机构，使其发展受到限制。” [2]所以必须得做到政企的分开，让商业性档案服务机构的发展更具有独立性。
　　 2.各类中介机构的多样性。目前，中国商业性档案服务机构也开始向多元化发展，商业性档案服务机构通常以档案中介服务机构性质为主，种类繁多，管理和服务不规范不统一，其中包括档案寄存中心、档案咨询服务中心等，还存在档案事务所。从各类中介机构的具体业务特点上可以分为：（1）主经营范围有档案咨询类的，如上海档案咨询服务中心、杭州伟帮档案管理咨询有限公司等；（2）档案数字化和整理类的，如上海夏尔科技公司、北京量子伟业等；（3）档案代理存储类的，如深圳档案寄存中心、沈阳北方集美数据寄存中心。目前来看中国商业性档案服务机构才刚刚兴起，商业性档案服务机构的多种多样，也会造成此机构本身资源的浪费，服务的体系越来越复杂，所以建立规范化具备统一业务标准的商业性档案服务机构就势在必行了。
　　 3.相关法规制定的滞后性。商业性档案服务机构的建立和发展向档案法制建设提出了更高的要求，现有的地方档案规章关于商业性档案服务机构的原则规定，还不能够完全满足日益发展的商业性档案服务机构服务的需要，相关法律规范制定的滞后性也限制了商业性档案服务机构的发展。这需要我们制定全国范围内普遍适用的档案行政法规，对商业性档案服务机构的性质、地位、职责，本身服务的范围、程序，自身和客户各自的的权利、义务及从业人员等作出科学、统一、规范、全面的规定，充分发挥档案法规对商业性档案服务机构的保证和促进作用。
　　 二、商业性档案服务机构建立的必要性
　　 1.社会主义市场经济的客观要求。中国的档案工作在计划经济时期，完全没有竞争，缺乏应有的生机和活力。随着市场经济的不断发展，档案部门与技术、生产、资料、情报部门融为一体，将参与渗透到各项具体工作之中，就需要档案部门架桥梁，使档案与市场靠得更紧。因此引进竞争、激励、风险机制对商业性档案服务机构显得尤为重要。不但顺应了市场经济的大潮，而且很好地运用了市场经济的规律，利用成本核算，实行计时定量考核，加之专业性档案人员的业务优势，一流的服务态度和严密的管理模式，使商业性档案服务机构的档案服务工作发展的很好，取得了良好的社会效果。实践证明开展市场化档案服务是切实可行的，所以说建立商业性档案服务机构是社会主义市场经济的客观要求。
　　 2.企事业单位文档数量剧增和管理成本高。在企业文件数量高速增长、档案管理难度不断增加的现实背景下，企业依靠内部力量承担自身文件、档案的整理、保管和提供利用工作，高额的人、财、物的耗费将使企业不堪重负。而更值得提及的是，任何企业的资源和能力都是有限的，对于绝大多数企业来说，文件、档案的管理是一项非核心业务职能或流程，若能借助于外部的设备、服务以及前沿的技术和技能等资源，将其交由最适合企业情况的专业档案中介服务机构，未尝不是更经济高效的管理模式。
　　 3.公共档案馆馆藏和管理压力增大。中国公共档案管理机构的设置普遍存在着人手和经费紧张、馆藏数量增多压力大的困境，不难看出，商业性档案服务机构的建立，可以承担大量的档案劳务性工作，为机关、单位、个人提供高质量的档案服务，有利于立档单位借助外力管好档案资源；有利于公民方便利用档案信息，达到资源共享。由于一些具体的、事务性的、纯技术性的服务工作，都由商业性档案服务机构承担，可使档案行政管理工作着重点能够真正放在宏观管理方面，重点去研究在新形势下档案工作的新思路、新举措。
　　 三、商业性档案服务机构的发展动力
　　 1.政企分开的管理模式。目前在市场出现的大多数商业性档案服务机构必须与档案行政管理部门在人员、财务、职能等方面完全脱钩，以独立经济法人身份参与市场竞争，完全不用承担原有的行政职能。要做到独立经营、自负盈亏，必须保持商业性档案服务机构的独立性，这样可以使其不受行政部门的行政干预，在档案服务中保持独立，不损害客户的利益，这种独立性可以使机构本身树立良好的信誉，得到客户的认同，在用人制度上，采取聘用制，根据业务量，组织具有档案专业知识的人员，以确保所承担工作的质量。对每项业务工作，还可采用承包的方式，由承包人自行组织人力完成，事务所可根据实际，制定适当的分配比例。
　　 2.树立核心经营理念。商业性档案服务机构作为企业形式存在，因此树立企业文化，是商业性档案服务机构取得发展和突破的当务之急。企业文化是一种无形的力量，他能使员工感到一种强大的内在约束力，从而决定了员工的行为乃至企业的整体行为，企业文化也是企业经营的核心价值观。“价值观是一个机构的经营宗旨，是机构所有行为的指引。商业性档案服务机构的核心价值观是利用先进的技术和丰富的经验，为档案用户提供档案服务，从中获取利润。核心价值观的树立，引导服务机构围绕这一目标进行机构组织建设和业务运作。员工和机构也就有了前进的方向。” [3]商业性档案服务机构要创新服务思路摆脱产品服务的观念，提倡服务产品营销，摆脱主要以有形产品营销的手段，提倡新型技术服务。建立与顾客的关系营销，培养忠诚客户，形成稳定的基本客户群。
　　 3.配备专业人才团队。首先规范专业团队的准入制度，对从业人员进、出严格把关，坚持实行档案中介服务从业人员资质考核和认定制度，积极引进优秀人才，对不合格的冗员坚决辞退，建设一支高素质的档案中介从业队伍。人力资源管理价值链由价值创造、价值评价和价值分配等三个环节组成。“（1）价值创造的本质在于企业对创造要素的吸纳与开发人力资源是价值创造者。因此档案中介服务机构一方面要注重吸纳优秀人才，另一方面还要注重培训，提升员工的价值。（2）价值评价要建立一套科学规范的价值评价体系。让每一个员工的投入和贡献都能得到客观公正的评价。这样才能对档案中介服务机构的人员及时进行调整，保持档案中介服务机构人员的竞争力。（3）价值分配是建立公平合理的价值分配体系，让员工的绩效得到合理的回报。企业价值分配体系主要体现于企业的薪酬制度、晋升提拔制度，包括工资、红利、股权等经济报酬，还包括表彰、晋升、学习等非经济的价值承认。价值分配制度使档案中介服务机构人员对档案中介服务机构有归属感，树立主人翁精神，提高了员工的工作热情，同时也能留住人才” [4~7]。
　　 4.现代化信息技术的运用。技术包含于所有的价值活动中，不同价值活动的技术之间相互关联，构成了价值链中各种联系的一个主要源泉。随着技术的不断进步，现代化信息技术在商业性档案服务机构中发挥着越来越重要的作用：（1）配备高效科学的办公系统，必定使各个业务环节畅通无阻，提高工作效率；（2）运用信息系统对库存资源进行储存，方便客户的检索和利用，例如商业性档案数据库检索与利用服务是近几年随着网络技术与数据库技术的推广与应用而发展起来的一项新的产业型档案信息服务，国外已具规模，如有国际上著名的大型联机检索系统Dialog 系统、Orbid 系统 Nedline 系统等，但目前国内还不多见，正在探索与实践之中；（3）紧跟现代化信息技术随时更新的脚步，商业性档案服务机构掌握先进的现代化信息技术对电子档案进行管理，提供先进的管理信息系统，保持电子档案的安全性和便于利用。商业性档案服务机构能狠抓现代化信息技术研发，提高现代化信息系统的先进性和安全性，那么就能在提供档案咨询的服务竞争中必然会领先一步。
　　 总之，商业性档案服务机构的发展动力不仅能够推进自身的发展，而且也给档案事业的市场化运营提出了新的思路，档案工作的商业化运作是研究新时期档案管理理论的创新性课题，为公共档案馆档案工作的公益性与商业性档案服务机构之间的业务转化搭起了理论桥梁。
　　
　　参考文献：
　　[1] 欧其健.档案中介服务机构研究[D].成都：四川大学硕士论文，2006.
　　[2] 沈晓容.中国档案中介机构的管理体制研究[J].云南档案，2010，(9).
　　[3] 张静.试论企业文化的建设及其发展方向[J].职业圈现代软科学，2006，(3).
　　[4] 杜义飞，李仕明.产业价值链价值战略的创新形式[J].科学学研究，2004，(10).
　　[5] 吴加琪，李广都.中国档案中介组织的现状分析及业务展望[J].档案学研究，2004，(4).
　　[6] 苗华清.档案中介机构发展的理论基础探析[J].兰台世界，2007，(1).
　　[7] 肖媛媛.构建中国的商业性文件中心[J].山西档案，2006，(1).
　　[责任编辑 王晓燕]

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