论我国中小企业信息化管理实施方案选择

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　　【摘要】中小企业实施信息化管理,是其发展过程的必然选择,但我国中小企业在进行信息化实施过程中,其发展很不平衡。本文结合我国中小企业信息化进程的发展规律,提出了我国中小企业在不同条件下实施信息化管理的不同方案的建议。
　　【关键词】信息化;企业资源计划;实时
　　
　　在信息时代,随着信息技术和网络技术化的不断发展,企业信息化程度和范围不断提高,越来越多的中小企业迈入信息化管理行列。中小企业信息化是指在企业经营管理的各个活动环节中,充分利用现代信息技术建立信息网络系统,使企业的信息流、资金流、物流、工作流集成和整合,不断提高企业管理的效率和水平,实现资源的优化配置,进而提高企业经济效益和竞争能力的过程。但是,由于我国目前仍是一个发展中国家,是在没有完成工业化的情况下搞信息化建设的。因此,与信息社会对企业的要求,以及发达国家的企业信息化程度相比还有相当的差距。
　　
　　一、我国中小企业实施信息化管理的必然性
　　
　　企业实施信息化管理而形成的特有的竞争优势即知识优势,已逐渐成为企业优先级竞争优势,企业实施信息化管理已成为一种必然趋势。
　　1、我国中小企业实施信息化管理是国际国内形势作用下必然要求
　　我国正式加入WTO后,国际社会必将要求加快推进我国参与经济全球化和竞争国际化的变革,这也使得我们更加直观地面对国际和国内的竞争,去面对现实的挑战和潜在的机遇。如何提高中国企业的竞争力,特别是中小企业的竞争力,以信息化带动工业化,发挥后发优势,实现跨越式发展已成为政府的部署,几乎所有的企业都已经认识到,坚定应用信息技术增强企业核心竞争力是必由之路。
　　2、我国中小企业实施信息化管理是企业自身发展的需要
　　首先,我国中小企业实施信息化管理可提高我国中小企业生产、管理和经营的水平,增强自身竞争实力,提高企业的经济效益和社会效益。我国中小企业数量庞大,在我国经济发展中占有一席之地,但与大型企业特别是国有控股企业相比,在政策控制、资金运用、技术研发等方面还处于劣势。中小企业可通过信息化管理提高设计、生产水平及产品的质量,并降低设计、生产的成本;通过信息化管理,中小企业还可以减少企业内部及与外界的交易的成本,在恰当的时候与恰当的对象进行恰当的交易,从而提高交易的投入――产出比;企业信息化管理还可为企业的决策提供大量及时准确的信息,并通过决策支持系统提供人工智能支持,使决策更加客观科学高效。毫无疑问,中小企业实施信息化管理是提高企业竞争力,增加企业效益的有效手段。
　　其次,我国中小企业实施信息化管理有助于增强企业在信息时代生存和发展的能力。信息时代一切都处在迅速变化之中。市场、技术、竞争对手、合作伙伴等等都在不断的改变着。要想在这个时代生存下来并发展壮大,企业必须具备迅速地发现和把握变化和快速调整以变应变的强大能力。中小企业需要能够迅速发现和把握机遇并迅速反应,以使企业生存下来并不断地发展壮大,与大型集团化的公司相比,我国中小企业的实力偏弱,但如果能够通过企业信息化使自身组织结构扁平化,提高信息传递和反馈及调整反应的速度,增强自身的应变能力,那么还是能在一定程度上克服种种劣势,与国内外企业进行抗衡,并在激烈的竞争中立于不败之地的。
　　3、我国中小企业实施信息化管理是国家经济发展的需要
　　我国的国民经济正面临着经济结构调整和产业升级的要求,面临着改造传统产业、调整行业结构、提高企业核心竞争力的挑战。搞好中小企业的信息化管理有利于国民经济持续、快速、健康发展。企业是国民经济的细胞,是经济运行中的重要主体,通过企业信息化可使我国的众多企业增加强活力、提高效益,那么国民宏观经济也自然会呈现良好发展态势。此外,企业信息化是国民经济信息化的基础,当前企业信息化的一个发展趋势就是突破单个企业行业的范畴,将其扩展至供应链信息化、产业链信息化,而产业链信息化发展到一定的高度,各产业由于彼此之间通过投入一产出和其他机制形成的相互依存、相互影响、相互制约,也将通过信息化而逐渐形成一个相互联系的有机整体,从而为国民经济信息化铺平道路。而国民经济信息化必将极大地促进我国生产力的发展,增强我国的综合国力,提升我国在世界经济中的地位,为我国国民经济的持续、快速、健康发展提供巨大的动力和发展空间。
　　
　　二、我国中小企业信息化管理现状分析
　　
　　总的来说,我国中小企业目前整体素质还比较低,企业管理思想和管理手段都比较落后,企业竞争能力不强,缺乏核心技术。而企业内部改革和外部环境对中小企业的进一步发展形成了强大压力。为了迅速赶上发达企业的水平,在强大的竞争压力中生存发展,手中没有利器不行,而这一利器就是企业的信息化。进行企业信息化管理改造,应用企业信息化管理系统,迅速与国际市场接轨,已成为中国企业的迫切要求。
　　影响我国中小企业实施信息化管理的制约因素主要有:
　　1、思想观念问题
　　(1)最高决策层管理理念不到位。表现在一部分企业领导者对信息化建设是“口号响、行动小”,他们重视在长期的管理实践中获得的丰富的经验,不愿意主动分析吸收新的管理方法和先进的管理手段。或者只是片面地认识到信息系统是他们改变策略、改变管理模式的一种重要手段,仅仅是把信息系统当成节省时间、节约劳动成本的自动化工具。因此不能从企业全局和长远发展出发,进行统筹规划,合理建设,由此也给信息化建设带来一系列的问题。
　　(2)中层管理者患得患失。信息化管理实施过程中,必然会涉及到企业的业务重构,业务的重构与管理的规范必然要涉及到企业内部人员利益的重新调整、岗位的分工及权力的分配,这种变化会使得中层管理者感觉他们的权力在某种程度上被剥夺,感觉在项目实施过程中发挥不了作用甚至在原有的岗位中都找不到应有的价值,因而会本能地抵触信息化管理实施。有许多经验表明,中层管理的薄弱是很多具有良好创意的新公司在市场竞争中栽跟头的主要原因之一,因此务必要改变中层管理者对信息化管理实施的观念。
　　(3)基层职工对信息化管理被动跟进。实施信息化管理项目是一个涉及到企业全员参与的项目,如果宣传培训不够,使得基层员工不容易不理解该项目的重要性及与自己岗位业务的关系,在实施过程中,员工只是被动接受,久之会造成对信息化管理项目的冷淡,这种现象极有可能给信息化管理实施带来不可估量的风险,因此,企业决策者及中层管理者必须充分重视培训与宣传的作用,让所有部门、所有员工都理解业务,梳理流程,步步跟近。
　　2、资金投入不足问题。
　　投资相对不足严重制约了中小企业管理信息化的进程和实施效果。我国的企业的信息化投入,在几百个重点企业中所占的比重非常低,中小企业则基本处于空白期。在加入WTO后,如果我们在信息化方面的投入还是按照现在的比例,那么将来我们的中高端产品参与国际竞争将是很困难的。更多情况是,不少企业在企业管理信息化初期,对信息技术抱较高期望,希望通过企业管理信息化获得较高效益,结果一旦看到投资费用增多,而效益又未见明显提高便丧失信心,对企业管理信息化建设资金在投入时顾虑较多,导致项目中途下马或完工后难以达到预期建设目标的情况也屡见不鲜。
　　3、人才缺乏是制约企业信息化进一步发展的关键环节
　　对于中小企业来说,有关信息化软件设施好上,但人才缺乏是制约企业信息化进一步发展的关键环节。企业信息化需要一支既懂技术,又懂管理,知识结构合理、技术过硬的"复合型"信息技术人才队伍,这就要求企业通过“内培外引”加强人才培训、技术交流与合作等方式或引进专门人才来造就一批精通专业知识,具有较强的创新精神和实践能力的中高层专门人才,来推动企业内部信息化建设。

　　
　　三、我国中小企业信息化管理实施方案选择
　　
　　由于中小企业在资金投入、重视程度、管理基础、外部环境、经济效益等方面的差别,中小企业在信息化管理实施上存在很大区别,但总的说来,我国中小企业实施信息管理必然是由简单到复杂,由低级到高级发展的,其实施方案的选择一般遵循如下思路。
　　(一)产品的选择上以中低端主流产品为主。这是受中小企业投入产出的限制和自身规模应用需求来决定的。从产品应用情况来看,中小企业对产品价格和成本控制方面都非常敏感;同时乐意采用市场相对成熟的产品。因为这样的风险成本较低,反而技术含量高并处于市场投入前期的新产品对中小企业来说不愿使用。中小企业还要求产品具有非常好的易操作性、可靠性和管理性。特别是信息化管理软件良好的界面和功能可以提高员工的工作效率。很多企业还强调产品必须具有非常良好的可伸缩性。因为中小企业最大的特点就是处于不断的发展之中,系统必须能够确保企业业务得到很大扩展时能够在原有的基础上进行扩展,以保护原有的投资和满足业务的需要。在产品服务方面需要从顾问咨询、产品供应、方案集成和售后维护的一条龙服务。这是因为自身的技术水平不高,人员配备不全,需要全方位的服务。 同时技术支持和服务,与企业的总体拥有成本密切相关。
　　(二)随着中小企业规模由小变大、业务流程由简单到复杂、业务拓展能力由低到高、成本控制能力由弱到强、管理制度由不完善到健全,企业管理信息化实施方案的选择由财务管理的标准化阶段向ERP阶段再过渡到实时(RTE)阶段。
　　1、标准化财务管理软件应用方案。由于技术水平和管理水平的限制,多数中小企业在信息化实施中,以使用标准化财务管理软件为主,目的主要是替代部分手工会计核算,减轻会计人员的劳动强度,提高会计信息的质量,促进会计工作的规范化,提高管理水平与经济效益。现在市场上销售的部分财务软件,仍然是这种较低水平的“甩账式”财务软件。
　　2、网络财务软件应用方案。它是以财务管理为核心,业务管理与财务管理协同,能够支持远程联网处理和事中动态会计核算与在线财务管理,能够处理电子单据和进行电子货币结算,并支持电子商务和网上理财服务。网络财务软件应用方案其优势在于支持财务与业务的协同处理与动态会计核算方式、支持网上理财服务与提供网络化财会工作方式、支持远程处理方式与提供集中管理服务等方面,这样可以做到消除物理距离与时间差概念,加强对下属机构的财务监控,高效快速地收集业务数据,为整合企业财务资源,有效降低投资和运行成本,提高企业效率,促使企业实现决策科学化和业务智能化,并且可以保持企业内部财务信息的一致性。其局限性在于缺乏科学的管理与决策支持的内容,基本上还是核算型财务软件,核算结果需要进一步加工分析,只能属于数据处理系统(DPS)层次,与真正意义上的管理、决策支持相距甚远。
　　3、企业资源计划(ERP)方案。企业资源计划系统是20世纪90年代初期发展起来的一个全新的企业管理系统,体现了当代企业先进的管理思想和方法,它是在物料需求计划(MRP)和制造资源计划(MRPII)的基础上发展起来的又一更高层次的管理模式。ERP系统基于最新的管理思想及方法技术,结合标准科学的实施方法,能够帮助企业降低成本、改善管理机制,实现企业资源优化与管理提升,提高企业的竞争能力。其先进性在于,系统以企业业务流程为导向、应用价值为主体,将企业基础资源、需求链、供应链三个管理与竞争核心构筑成为三角形业务应用体系,再以业务应用为基础,构筑战略决策应用模式,从而形成金字塔式总体应用价值模型。该方案也适合于特别是信息化尚未完全深入和亟需提高的企业,系统从提高企业管理水平、优化企业运作的角度出发,实现企业的采购、库存、销售业务管理和全面会计核算、财务管理的一体化,提供事前计划、事中控制、事后分析手段,控制经营风险。各系统既相对独立,分别具有完善和细致的功能,最大限度地满足用户全面深入的管理需要,又能融汇贯通,有机地结合为一体化应用,满足用户经营管理的整体需要。
　　4、实时企业(RTE)方案。实时企业是全球权威的IT研究与顾问资讯公司Gartner提出的一个新概念,它是指一家通过使用最新信息来积极地消除其关键性流程中的管理与执行中的延迟从而展开竞争的企业。在RTE时代,企业的信息已经远远地超出了企业内部的范畴,从而在企业内部及企业与其合作伙伴、客户、上下游产业链环节之间畅通无阻,所以RTE是以ERP为基石,加入了决策绩效系统(BPM)、商业智能(BI)、客户关系管理(CRM)、供应链(SCM)、办公自动化(OA)等诸多产品模块。RTE理念顺应了全球企业经营管理的潮流,是集全球企业应用管理思想之大成,但必须和中国国情及中国企业实践相结合。
　　
　　参考文献
　　[1]蒋炳庆.踏着ERP的基石 走向RTE时代[J].今日用友,2006(6).
　　[2]袁咏平.论企业管理信息化及实施方案的选择[J].消费导刊,2007(5).
　　[3]刘纳新.企业信息化过程中财务软件的发展趋势分析[OL].中华财会网,2006-6-11.
　　
　　作者简介:袁咏平(1974―),男,会计师,副教授,研究方向:职业教育理念及职业教育实践性教学体系研究。

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