论企业信息化管理的重要意义
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作者: 周 磊,盖卫东
摘要：企业要想在市场竞争中立于不败之地，必须进行信息化建设，所以信息化管理就成为企业获取竞争优势的关键所在。其重要意义表现在：对企业组织结构的调整；加强信息技术含量，促进产品多样化；降低企业成本，提高企业竞争力； 提高企业的整体管理水平。
关键词：企业；信息管理；组织结构
中图分类号：F270文献标志码：A文章编号：1673-291X（2010）36-0034-02
企业信息化管理是企业应用信息技术及信息产品的过程。更确切地说，就是信息技术由局部到全局、由战术层次到战略层次向企业全面渗透、运用于各个流程、支持企业经营管理的过程。随着现代化信息技术的迅猛发展和普及，企业的生存和竞争环境发生了根本的变化。企业要想在市场竞争中立于不败之地，必须进行信息化建设，所以信息化管理就成为企业获取竞争优势的关键所在。其重要意义表现在以下几个方面：
一、对企业组织结构的调整
1．改进组织结构。传统的组织结构存在多层次、多等级、机构臃肿、缺乏活力、横向沟通困难、信息传递失真、对外反应迟缓等弊端。现代企业信息化管理一般将组织机构只设置为三个层次。一是高层信息管理机构。这一层是指负责统一管理全企业各种主要信息的信息管理中心，其主要作用是负责把与企业经营管理有关的重大信息向企业决策层反馈。二是中层信息管理机构。这一层是指只要负责收集、传递、处理或反馈各种专业信息的信息管理机构。三是基层信息管理机构。这一层是处于企业基层的信息管理机构，主要负责收集、传递企业内各基层生产单位（车间或分厂）在生产经营过程中所产生的信息。这种组织结构不仅使信息沟通畅通及时，市场信息与决策层之间的反馈更加迅速，提高了企业对市场的快速反应能力，而且极大地调动了组织成员的积极性和潜在能力，加强了相互之间的沟通和交流，从而使企业能更好地适应激烈竞争的市场环境。
2．优化业务流程。在认真研究了企业的管理体系，全面了解和掌握企业生产经营流程，吸取企业现有管理体系中的成功经验的基础上建立信息管理系统，同时融入国内外先进的管理思想，并将适用于该企业的管理模式与企业实际管理经验进行有机整合，能进一步优化业务流程。在此基础上，按照企业资源的内在要求，实现基础管理、产品研究和开发的信息化；借助计算机集成制造系统（CIMS）和计算机辅助设计（CAD），还可实现人力、财力、物力和技术等资源的优化。通过加强企业间的供应链管理和客户资源管理（CRM），密切了企业与供应商、销售商之间的联系，从而能充分利用国内外信息资源服务商提供的大量优质信息资源，准确把握产品技术与市场走向，提高企业的快速反应能力和抗风险能力。
二、加强信息技术含量，促进产品多样化
企业的信息管理技术是保证企业内、外部信息在企业中准确、快捷的流动，为决策提供依据，其关键是实现设计信息、生产信息、管理信息的有效整合。在企业信息化管理中主要运用到了三大方面的技术：后台技术、前台技术和虚拟技术。
1．后台技术――ERP技术。后台技术是指以企业资源规划（Enterprise Resources Planning，ERP）系统为代表的企业内部信息管理系统软件，又称后台管理系统，包括财务管理、采购管理、库存管理、生产管理、人力资源管理、项目管理等。它主要用于管理企业内部运营的所有业务环节，并将各业务环节的信息化孤岛连接起来，使各种业务的信息能够实现集成与共享。
2．前台技术――CRM技术。前台技术是指客户关系管理（Customer Relationship Management，CRM）系统，它实施于企业的市场、销售、技术支持等与客户有关的工作部门。客户关系管理就是企业利用信息技术，通过对客户的跟踪、管理和服务，留住老客户、吸引新客户的手段和方法。CRM是联系企业内、外信息的桥梁，通过建立良好的客户关系，可以提升客户的满意度，获得最新的客户需求。依托信息技术，利用CRM，可加强对客户的了解并为客户提供更加到位的服务。
3．虚拟技术。在经济全球化、网络化时代的企业，面对瞬息万变的消费需求，变换不定的市场，企业求得生存和发展的关键是具有高度的柔性和快速的反应能力，富有弹性的动态组织形式。传统企业的组织结构和管理难以适应这种要求，“虚拟企业”便应运而生，因此也就有了“虚拟技术”、“虚拟管理”。虚拟企业信息管理的目的是使数据和控制信息能够在虚拟企业网络中正确流动。虚拟企业通过集成各成员的核心能力和资源，在管理、技术、资源等方面拥有得天独厚的竞争优势，通过分享市场机会和顾客，实现共赢的目标。
三、降低企业成本，提高企业竞争力
1．降低企业采购成本。一般情况下，在企业的产值中采购成本要占50%以上。因此，企业要发展，要赢得市场，就必须降低采购成本，强化采购质量，确保交货期，以增强企业的整体竞争能力。实现信息化管理后，根据采购物资的类别和金额，实行分级分权管理，将有关部门和主管的权限明确化，避免了因人为操作造成的损失。操作人员只需通过敲击键盘就可以在屏幕上看到物价部门搜集到的价格信息，品种质量，并且用曲线或表格的形式直观地反映出他们的市场报价，以及它们价格的历史变化和发展趋势等。使整个采购过程完全置于质检、财务、计划、生产、技术、审计等部门的监控下，监督人员完全掌握质量，价格和供应商的资信状况，使整个采购过程透明化和公开化。
2．降低企业决策成本。传统的成本管理是以企业节约开支为目的，片面地从降低成本乃至力求避免某些费用的发生入手，强调节约和节省。实行信息化管理后，从大的方面来讲，企业管理的重心由企业内部转向外部，由重生产管理转向重经营决策管理，研究分析各种决策成本也就成为企业成本管理的一项至关重要的内容。与成本管理相关的指标，也不再局限于服务于产品的生产制造过程，而是将视野向前延伸到产品的市场需求分析，相关技术的发展态势分析，以及产品的设计分析；向后延伸到顾客的合作，维修及售后服务等方面。利用严格细致的信息化手段对所有这些成本进行管理，可增强产品在市场中的竞争力，提高企业的知名度，同时避免决策给企业带来的巨大的损失，为保证企业作出最优决策，获取最佳经济效益奠定了基础。
3．从成本优势中获取竞争优势。信息技术的应用范围可涉及一个企业的所有经济活动，它可以直接影响企业经营过程中的任何一个环节，改变成本结构。计算机辅助设计和制造技术不仅可使企业降低新产品的设计成本和生产成本，而且还可大幅度降低对现有产品进行修改或增加新功能的成本。柔性制造技术对库存管理的替代效应，使企业减少了库存量，降低了管理成本。信息技术的应用尤其是迅速发展的电子商务大大降低了企业的交易成本，从而形成成本优势。信息化企业成本的下降，使企业能以低信息成本实现共享管理成本，并随着管理规模的扩大形成规模管理效应，从而改变了企业的竞争方式，给企业提供了新的竞争空间，使企业获取更多的竞争优势。
四、提高企业的整体管理水平
1．提高生产流程监控管理能力。在采购中，坚决砍掉中间环节，避免曲线采购，主要原材料比价采购是提高采购效益的关键。建立信息管理系统后，可通过系统准确掌握某一时段的采购单价及其走势等情况，可及时、准确地计算出采购成本及其降低额，获得各部门的材料采购节支情况，并依此进行奖惩，使采购管理更加合理化。
在销售中，通过产品编号管理可随时查询存于各专用仓库、经销商及已发出商品的产品型号、数量、存放或发出时间等详细资料，避免了产品长期存放或发出产品长期被占用带来的损失，还可准确查出应收账款的账龄结构，有效控制应收账款的规模，减少了呆、坏账问题；通过计算机直接处理原始凭证，不仅大大缩短了账目查对时间，而且使应收账款的错账率几乎为零，解决了长期以来困扰财务人员的往来账目串户、错账问题。
在仓储管理中，ERP系统可对各种库存物料和产品储备时间和占用资金进行层层分解，不但可以反映出总库存物料和产品占用资金的情况，而且能统计出每一种物料和产品超储备占用资金的时间和金额，并对物料超储备占用资金额实行自动报警，从而为控制存货成本、提高存货周转率、减少不合理资金的占用提供了可能。
2．提高财务质量管理和水平。通过实施ERP管理，财务与业务的管理得到了有机结合，从根本上解决了长期困扰企业的管理部门与财务部门、仓库与财务部门、仓库与车间、车间与财务部门信息沟通不畅、账账不符、账证不符和账物不符的信息孤岛问题，架起了财务信息与物流信息沟通的桥梁，财务管理达到了运算速度快、成本核算精细的要求，而且解决了以往信息仅集中于少数岗位的不合理问题。
3．信息化管理可以提高资金监控的规范化水平。目前，国有企业的资金管理制度不可谓不全，规章条例也不少，但却常常出现有章不循的问题，使企业的资金监控成为一大难题。实施信息化管理，可从两方面提高资金的监控水平，一是把企业的各种规章制度尽量变成计算机的应用管理程序，从而把规章制度硬化；二是及时掌握企业经营中的资金与物流信息，从而把事后监管变为事中监管。
4．完善各项管理制度。很多企业的管理是靠人治，不是靠数字说话，实际是不透明的。而利用先进的计算机信息系统，使得企业的管理更加精细化，更加透明化，这样就能够极大的规避效益的流失和“舞弊”的发生。实施信息化管理后，公司的各项规章制度不得不完善，使得管理水平不断提高，生产经营行为得到进一步规范。现在不按规章制度办事，管理程序就无法运行，即使是企业领导人，也必须严格遵守规章制度，在自己的权限之内组织生产经营活动，人为因素对生产经营活动的干扰大大减少。在信息化过程中通过转变传统的管理理念，提高企业职工的整体素质，建立良好的管理制度和管理体制，从而提高企业的整体管理水平。
参考文献：
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[2]杨再步.利用信息资源增强企业竞争优势[J].科技和产业，2005，(11).
[3]田艳君.基于知识管理的企业竞争优势分析与评价[D].太原:山西大学，2005.[责任编辑 刘娇娇]
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