基层行政事业单位固定资产管理存在的问题及对策
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作者: 沙朝阳
摘要:县区级基层行政事业单位固定资产管理存在购处置程序不规范、计价不准确等现象,导致固定资产存量不清。从建立科学资产管理机制,完善内控制度、加大培训力度等方面提出加强固定资产管理的对策,确保国有资产保值增值和完整。
关键词:基层;固定资产;管理;行政事业单位
中图分类号:F23文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)07-0080-02
固定资产是行政事业单位赖以生存和发展的重要资源之一,其管理好坏,直接影响到行政事业单位业务活动开展。近年来,笔者通过对县区级基层部分行政事业单位预算和财政财务收支审计发现,某些行政事业单位的固定资产管理很不规范,存在许多弊瑞,亟待加以改进。
一、存在的问题
1.固定资产购置计划性不强,处置缺审批手续。审计发现一些单位对预算编制不重视,在实际操作中,只重视争取购置经费,轻资产科学管理,不管存量资产的优化配置与使用效率。对需要更新和添置固定资产缺乏计划性,盲目采购,造成资产闲置。同时有些设备的购入未经国有资产管理部门审核、批准,使国有资产管理部门难以宏观调控;一些单位固定资产缺乏规范的处置制度,不履行《行政事业单位国有资产处置管理实施办法》,在资产处置过程中,既不经国有资产监督管理部门批准,也不对资产进行评估,随意处置,或随领导的意愿私自作价处理;有些单位购入、盘盈等增加资产不入账,盘亏、转让、报废等处置的固定资产也未经国有资产管理部门重估或审批就自行入账或冲账。处置资产手续不完备,加之管理乏力,必然会导致固定资产流失。
2.资产管理控制程序不规范,管理业务不精。实行政府集中采购制度后,基层行政事业单位固定资产的购置得到了有效控制,但管理控制程序不规范,缺乏相关的内部控制。如部分单位不重视资产内部控制制度的建立,未建立不相容岗位分离制度、资产清查盘点制度、资产处置制度等,即便有制度也存在许多不规范、不合理的方面,内控制度执行效果不佳;有些单位上至负责人下到财务人员对于资产的管理不够重视,认为资产账的核算是会计核算中心的职责,没有从制度上规范单位的资产管理行为;部分单位具体资产管理人员缺位,大多数由财务人员或办公室人员兼职,责任心不够强,而且频繁调动,移交时事务交接不清,给资产管理带来很多问题;有的单位固定资产盘点不及时,对资产管理意识不强,以车辆和电脑为例,这些资产与房屋建筑物不同,它们具有很大流动性,如果不对每辆车和每台电脑定期盘点、资产是否存在,将无人知晓,很难保证实际使用数与账面数相一致。
3.会计核算不及时,固定资产的计价不准确。一些单位资产重新评估后价值发生了增减变化,报废资产已经处理,而会计未及时进行账务处理,导致账实不符;有些单位对接受捐赠,无偿调入、盘盈固定资产,不按照同类固定资产市场价及相关税费、调拨价、重置完全价值等规定入账,导致资产计价不准确;一些单位财务人员业务不精,不清楚固定资产的确认标准,对固定资产计价的认定往往带有随意性。对购入的固定资产,有的单位只按发票上价格入账,而实际支出的运输、装卸、安装等费用未计入固定资产;对改建、扩建的建筑物所发生的增值费用,也不记入相应的固定资产账户中。甚至还有一些单位建造的办公楼、教学楼已使用多年,但该项工程支出仍挂在“在建工程”和往来账户;部分单位对购置的固定资产直接列支费用科目,不入固定资产账,形成“隐性资产”。
4.账账不符、账实不符,固定资产存量不清 。“账账相符、账卡相符、账实相符”,这是对财产物资核算和管理的基本要求。然而,有些单位财务会计信息不真实、不及时,无法真实反映和有效控制固定资产实物状况,不能真实反映固定资产的实际数量和增减变化情况,有的单位账面只反映固定资产原值总额,未建立固定资产台账或卡片,导致账、物脱节,账面总值对实物失去控制;有的单位未建立固定资产明细分类账,总账与明细账与实物没有严密的稽核关系,部分单位只以流水账形式记录,未分门别类按资产性质、类别进行明细登记,账面数与实物数长期不核对,从而导致账账不符、账实不符,固定资产存量不清,产生账外资产;一些单位由于会计人员和财产物资管理人员的更换交接不明不清,致使资产账实不符,财务会计资料无法真实和有效反映固定资产数量的增减变化。经审计的基层行政事业单位中有70%没有建立固定资产明细账,固定资产账面只反映固定资产总值,没有记载明细资产的实物数量及其价值,会计人员无法确认资产数量的多与少。缺少相互稽核,账外物资就游离于管理监督之外,账面资产总值失去了对实物的控制,致使账实不符。
二、几点对策
1.加强固定资产购置、处置的科学化管理意识。实现资产管理与预算管理相结合、与政府采购相衔接、与会计核算相沟通。国有资产管理部门,要制定和完善资产管理办法、建立和完善行政事业单位资产监督管理的规章制度,包括行政事业单位资产配置、处置、增减审批等规章制度,使每个单位资产管理有法可依、有章可循,提高管理的约束力。利用现代网络技术结合现有的资产信息化管理平台,统一建立基层行政事业单位资产监管信息系统,使资产管理者、预算管理者、政府采购管理者、资产账核算者互通信息,实现对资产的数量与质量的实时动态监控管理,杜绝违规行为,提高管理实效。如加强与预算管理相结合,细化资产购置预算,盘活存量资产,优化资产配置,合理安排资产购置预算,降低事业单位运行成本;又如制定统一的资产配置标准体系,通过严格的审核程序,将资产购置支出的预算安排与单位的资产使用效率挂钩,使资产配置科学合理,禁止超标准购置。此外,要加强对固定资产处置的统一管理。处置资产包括调拨、转让、报废、报损等,资产处置要严格按照“先报批后处置”的程序办理,由资产占用单位对需处置的固定资产的使用状况、损耗程度、处置原因等方面作书面说明报单位领导,领导会同使用部门、专职负责人、财务部门对资产评估作出处置意见并签署书面意见后,向主管部门、财政部门、国有资产管理部门提出申请报告,并按有关规定履行审批手续,未经批准不得擅自处置国有资产,否则应追究有关责任人的责任。
2.建立科学资产管理机制,完善内控制度。单位领导必须重视固定资产的管理工作,进一步提高科学管理意识,要加强固定资产内控环境建设,明确部门职责,强化责任。首先,要认真开展对固定资产清查工作的查漏补缺,对资产清查过程中发现的漏清漏报和错报的资产、盘盈和盘亏的资产等进行彻底清理核实后,按资产清查规定申报处理,对新形成的资料要分类整理形成档案,为建立长效的资产管理机制奠定基础。其次,要从各单位实际出发,加强固定资产的价值管理和实物管理,建立一个科学的管理机制来保障固定资产管理的运行质量。完善符合本单位的内控措施,健全固定资产管理制度,包括计划审批,采购与验收,登记与审核,保管、使用及养护,资产变动及调拨管理,财产定期清查盘点、损失、丢失赔偿,报废、租赁管理制度以及业务管理规范、规程、标准等等。必须做到有章可循,有章必循,违章必究,并确保执行到位。再次,应落实各个环节上的管理责任和经济责任,建立资产内审制度,选用业务精、责任强的人员担任内审工作,定期审查本单位的资产管理现状,及时发现问题,确保资产安全完整。同时在单位领导或资产管理人员离任时,要组织核查,办理资产移交和监交手续,确保“人走账清物在”,防止资产流失。
3.加大培训力度,增强资产管理人员及会计人员的责任意识。要从制度上与业务操作上强化培训,提高资产管理人员及会计人员管理水平与责任心。由国有资产管理部门每年定期对资产管理人员进行资产管理的培训,对资产管理人员实行资格考试,持证上岗,加强继续教育和年检工作,不断更新和提高业务素质;强化会计人员的素质教育,会计人员政治素质和业务素质的提高,是对固定资产有效管理的基础。要严格实行会计人员准入制度,不具备会计从业资格条件的人员,严禁从事会计岗位工作。会计管理部门要对会计人员进行经常性的职业道德教育、专业知识培训,提高其政治、业务素质,增强会计人员的责任感和上进心,使会计人员能自觉地抵制各种不良风气的侵蚀,严格按照会计制度的规定进行固定资产的核算和管理。记账人员与会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限应当明确,并相互制约。不论单位大小,应明确分工,设置固定岗位,确定岗位职责和权限,记账人员与财物保管人员都应分离,做到“管账的不管物,管物的不管账”,而不能身兼两职,只有这样,才能使财物保管人员的责任和会计人员的责任落到实处,并形成完整的资产监控体系。
4.规范固定资产核算方法,落实固定资产盘点制度。固定资产管理工作需要各方面的有效衔接,不仅要有金额核算,而且要有数量控制,固定资产数量金额核算需要财务、物资、使用部门的通力合作。购置的固定资产,应在验收以后及时登记固定资产明细账与固定资产卡片,并把发票上报给财务部门登账。财务部门按规定程序及时进行账务处理,做到账实相符、账账相符。另外,《会计法》规定,“各单位应当定期将会计账簿记录与实物、款项及有关资料相互核对,保证会计账簿记录与实物及款项的实有数额相符。”因此,固定资产的盘点工作必须认真落实,每年应定期对固定资产进行彻底盘点一次。由专职人员与财务人员把总账、明细账、卡片核对以后,再分别到各业务科室逐一核对、清点,对盘盈资产要积极寻找原因,如查找不出原因要及时补登上账,对盘亏的固定资产要及时查找原因,追查责任人,如是主观原因造成的,要进行赔偿。在坚持定期盘点同时,要建立单位主要领导人上任和离任时固定资产盘点审计制度,这样可以让新任领导人对单位的固定资产有一个明确的了解,还可以将离任领导在任期间固定资产的变动情况及时掌握,为领导干部考核提供一个参考数据,从而保证行政事业职能的实现和任务的完成,确保国有资产保值增值和完整。
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