基层水利档案管理工作探讨
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作者: 艾 文
摘 要:论述了在新时期国家水利建设的大环境下,基层水利档案管理工作的重要性。指出基层档案管理单位在档案收集、纵向管理、信息化管理、档案工作人员管理等方面的加强和建设,使水利档案能适应新的水利建设需要,提高水利工作者的工作效益和社会效益。
关键词:水利档案;管理;效益
中图分类号:C93 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2010)03-0198-02
引言
当前,中国正处于改革开放和全面建设小康社会的重要时期,水利事业正经历着从传统水利向现代水利加快转变的关键阶段。水利档案管理是水利工程建设管理过程中一项十分重要的工作。虽然水利工程档案管理工作不直接作用于工程建设,但它是水利部门对水资源规划、水利建设、水利管理工作的依据,是水利部门进行水利建设的真实记录。建立完整、准确、系统的水利档案,充分利用水利档案,对加快全社会的水利建设,提高各地区的经济效益和社会效益都有重要的现实意义和深远的历史意义。因此,水利档案事业的发展要跟上水利事业的前进步伐,更好地为水利事业的发展建设提供服务。
基层单位对水利档案工作重视不够,档案资料混乱,未进行分类整理,档案管理制度不全,主动收集档案的意识差,档案信息化弱等弊端,严重制约着水利系统的工作效益和发展。特别是今年以来,我市水利建设工程80000万处,到目前为止,已投入水利建设资金2.23亿元,比去年同期增加30%,水利档案资料收集、整理和信息化、规范化有着举足轻重的作用,因此,水利档案工作如何改革,如何开展档案利用工作,如何与水利工作的新情况、新变化紧密结合,并努力为其服务,值得我们水利档案工作者进行深入研究和探讨。
一、加强水利档案收集
水利档案收集整理的特点是牵涉的部门多,覆盖范围广,工作烦琐,因此,档案收集工作往往较被动,收集意识差。首先,档案管理部门应该加强档案收集工作的重视,增强“档案意识”,营造“水利档案,人人负责”的浓厚氛围,激发大家收集整理档案的工作热情和积极性,变被动为主动;既要明确专人负责,同时水利各部门、各科室均负有搜集本辖范围内数据文件的职责,收集的内容应包括具体数据、声像资料、请示批复、图纸、合同、招投标书、账册、协调活动、会议记录等,做到应收尽收,应纳尽纳,确保归档文件、数据和声像资料的完整性。在档案资料的收集中要做到两个结合:一是办公室收发文件时把关收集与档案管理人员专项收集相结合,二是日常收集与每年年底归档整理时查漏补缺相结合。通过领导职工的共同努力,将水利档案资料收集得更为齐全完整,在今后的水利建设工作中,把最系统的、最有价值的档案信息传递给使用者,更好地为现代化建设服务。
二、加强档案的纵向管理
水利行业档案包括:文件、设计、施工、管理等方面的资料。文件登记主要是记录文件的来源、内容和去向。各种文件能历史地反应项目的建设过程,如发文文件中有发文日期、发文字号、文件标题、密级、发往机关、签收、归人卷号和备注等项目。文件的登记形式有簿册式、卡片式、联单式、电子文档式。由于水利厅作为政府职能部门,下属单位较多,市(县)区水利职能部门,保存的水利档案很多,为档案的开发利用提供了基础。因此,在档案的纵向管理工作中要注意以下几个方面:
1.基层单位必须建立自己统一的水利档案管理标准。水利行业档案管理标准是大框架,并不一定完全适合基层单位的档案管理,基层档案管理部门应在现有各种管理制度的基础上,通过对自身档案的调查和研究,并与档案管理人员探讨如何制定更有效的、符合实际的本单位的水利档案管理标准。如水利档案的划分可分为:水资源档案(地表水资源和地下水资源)、水资源开发利用档案、水利工程技术档案和水利工程运行管理档案;还可以按大、中、小型工程进行归档,这样做的好处是抓档案管理的重点;对文书档案进行区分。从而使档案管理更加规范化、标准化。有了统一的标准,就可以为计算机管理和实现水利行业档案资源共享打下良好的基础。
2.重视对档案管理人员的培训工作。水利档案管理人员虽然在水利工程的决策、设计、施工和运行管理中作出的贡献并不大,但水利工作涉及面广、内容繁杂,在水利工程建设中往往牵涉到农业、工业、交通、电力、通信、市政、生态环境等各个方面,再加上水利专业本身又与电力、机械、建筑、水文、气象等专业联系紧密,由此形成的水利档案也就具有多元性和综合性,不仅仅是某一学科的信息反映,而是以水利为中心的多学科、多专业的信息综合。因此,水利工作档案是水利科技档案的重要组成部分。是专业技术人员劳动智慧的结晶,它记录了整个水利工作的全过程。要管好、用好这些档案资料,并进行开发利用,必须对现有档案管理人员进行培训,提高档案管理人员的素质,适应现代化管理的需要。
三、加强档案的开发利用,发挥档案效益
1.水利档案记录了水利的发展史、建设史,从另一个侧面反应了人类利用自己的智慧推动社会进步的足迹。设计者往往需要借鉴前人设计的经验,来规划和设计新型的水利工程项目,这样已有的水利档案就成为优化项目设计、施工管理和运行管理提供决策性依据,所以,加强档案的开发利用,能充分发挥水利档案的作用。
2.促进档案资源的共享,发挥档案的社会效益和经济效益。由于我省各水利行业部门分散,县级水利技术人员信息相对闭塞,对一些好的设计、施工和运行管理的范本需求大,这为水利档案的再利用提供了基础。通过开发水利档案效益,可以为培养知识、经验丰富的水利行业人才发挥应有的作用。
四、加强基层单位水利档案管理网络
把分散的档案进行整体归类管理,建立网络的原则:一是覆盖范围要大,相关业务部门均应有专人负责本部门文件的收集、归档工作,尤其是临时机构及外部施工点,更不能疏漏;二是人员要精干,职责要明确;三是专、兼职相结合,由行政办公室负责综合协调管理。基层单位的档案管理网络与上级主管部门联网后,可随时接受业务主管部门的指导,或提取有关信息,并把单位的信息及时反馈给上级主管部门。
五、加强档案工作人员的管理
1.树立责任意识和服务意识,水利档案工作者应深入水利工程一线和工程建设现场,收集第一手档案资料。这是一项既艰苦,责任心又很强的工作。因此,水利档案工作者一定要有很强的事业心、责任心和服务意识,要把深入现场作为收集工作的重要环节来抓,时刻牢记把责任心放在首要位置,收集工作要把“现场第一”和“服务意识”作为衡量工作优劣的标准。
2.增强协调意识,在档案工作的各个环节中,把协调、协作作为水利档案工作与其他部门的联系纽带。水利档案工作不仅仅是水利档案部门的事,更是水利工程施工单位、基层水利单位、上级水利部门应共同关注的事情。对于各级水利部门和建设单位本身所产生的档案,如不及时收集存档,极容易造成档案资源的流失。因此,水利档案工作者应树立协调意识,加强水利工程施工单位和水利部门之间的联系沟通,建立水利档案协调联系制度,及时提供资料,主动服务工程建设。
六、加强档案信息化管理
档案信息化管理是以计算机技术应用为载体,这就要求档案工作者不仅要具备图书、情报、档案学的专业知识,还需具备现代信息技术应用能力和信息加工处理能力。加快培养和构建一支档案信息化建设的复合型多层次的人才队伍是当务之急。可以从以下几个方面人手:
1.制定切实可行的培养计划,鼓励专、兼职档案人员通过在职培训、业余进修等多种形式,根据缺什么补什么的原则,提高档案工作者掌握和运用信息技术的技能。
2.要注意引进信息技术、计算机、数据库、网络技术等方面的专业人才,优化人员结构,以适应档案工作现代化的需要。
3.加强对档案工作者信息意识培养,改变传统档案“重藏轻用”的局面,使档案人员充分运用信息资源管理理论和信息技术手段,对档案信息资源实施科学管理与有效开发利用。
4.建立必要的激励机制,充分发挥档案管理人员爱岗敬业、积极进取的工作热情和主观能动作用,提高工作效率和质量,从而增强档案管理改革和发展的动力。
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