现阶段我国中小企业内部控制制度研究
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作者: 张钧铭
摘要:中小企业的健康发展,有利于确保国民经济增长,对于促进市场竞争、促进市场繁荣、保持社会稳定等方面发挥愈加重要的作用。但是,中小企业受经营规模、财力、人力、经验等因素的限制,内部会计控制不健全,岗位设置、职责划分交叉重叠等现象严重,对中小企业的持续经营和健康发展颇有影响。中小企业需要结合自身特点,优化控制环境,明确控制目标,改善控制技术,并不断完善内部控制系统,从而提高内部控制的效果。
关键词:中小企业;内部控制;控制环境;控制目标;控制技术
中图分类号:F27文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)17-0031-02
一、中小企业内部发展和经营的优势
大多数中小企业具有规模较小、业务单一、经营灵活、效率较高的优点,相对大企业而言,具有一定的创新优势。由于中小企业是在市场经济中出生和成长起来的,具有很强的生存意识,大多采用了集中一点、寻找空白、特色经营、关键环节突破等经营策略,从而使其具备了较好的经营弹性。
二、中小企业内部控制存在的问题
(一)规章制度缺失,内控不健全
内部控制制度是企业内部各职能部门、各有关工作人员之间,在处理经济业务过程中相互联系、相互制约的一种管理制度。完善的内部控制制度可以保证企业业务活动的有效进行,保护财产的安全和完整,可以防止、发现并纠正错误与舞弊,保证会计资料的真实、合法、完整。
内部控制制度主要应包括以下三项内容:
1.控制制度要确定企业内部行政领导和各职能部门拥有的职权相应承担的责任,以及据以确定的他们在处理经济业务时所处的地位和作用。
2.控制制度要明确每一项经济业务的处理程序和手续。
3.内部控制制度中要明确处理每一项经济业务的人员之间相互制约的方式,相互之间能否形成制约关系,每一人员是否置于他人的监督之下。
目前,小型企业内部控制通常比较薄弱或不够健全。有的企业虽然也有一些内部规章制度,但很多都在口头上做些规定,并未形成正式的文体。这样,在实际工作中,执行内部控制就缺乏有章可循的依据,或执行起来多少会打点折扣,有的根本就是形同虚设,这就给错误或舞弊的产生创造了条件。
(二)组织结构简单,财务不透明
中小企业普遍存在规模小的特点。其经营管理权通常集中于少数管理人员身上,管理人员特别是高层管理人员为了达到某种目的或为了显示其权力,就很可能无视甚至践踏内部控制,从而使内部控制失效。例如,企业负责人要求下属遵循内部控制的有关规定,但他自己本身从来就不遵守内部控制;又如,由于在操作理念上的分歧以及市场环境的制约、财务状况不健全等多方面原因,企业在财务管理上也暴露出种种问题和弊端。
(三)人才缺乏,管理水平不高
造成中小企业的各种问题的因素中,归根结底是人才因素。
第一,中小企业领导人普遍没有经过科学化管理的熏陶,管理水平不高。不注重企业文化建设,不重视精神激励,奖惩没有制度,致使员工的不公平感强烈。管理观念陈旧,人员选用上任人唯亲,相信血缘关系,强调忠诚老实,不注重才能,企业留不住人才。
第二,管理方式上过度集权,不够民主。家族式管理现象普遍存在,强调家族利益,从业人员觉得为一个家庭服务,个人晋升发展的机会很少,积极性与创造性未能充分发挥。而且管理随意性强,缺乏管理的制度化、规范化和程序化。对于管理会计更是模棱两可。
第三,由于中小企业规模小,报酬低,发展潜力不大,致使高水平、高素质的会计人员不肯“下嫁”,所以,目前中小企业的会计人员一般为刚从学校毕业的年轻小生,没有实践经验,又无资格,或者是一些原乡镇企业的会计,业务素质较低,知识比较陈旧。与中小企业所要求的会计人员存在一定差距。
(四)法律意识淡薄,投机取巧
许多中小企业法律法规意识淡薄,有法不学、有法不依,想方设法打擦边球,有的逃避纳税、逃避债务的愿望比较强烈。企业负责人为了掩饰财务状况和经营成果而使会计人员故意弄虚作假,高估负债低估资产、虚构经营业务等从而逃避纳税。在这种情况下,企业会计报表出现重大错误或舞弊的可能性就很大。
(五)质量观念薄弱,资金不足
中小企业规模小、资本和技术构成较低。设法降低成本,但技术不过关,导致产品技术含量较低,质量意识较淡薄,造成客户资源不广,顾客忠诚度低。据了解,多数中小企业缺乏抵押品,无法从金融机构获得抵押贷款,并且由于其信用度较低也无法像大企业那样获得信用贷款。就会导致融资困难,加上企业内部财务管理的缺口:资金管理不严,造成资金闲置或不足;应收账款周转慢,造成资金回收难;没有建立严格的赊销政策,缺乏有力的催收措施,应收款不能兑现或形成呆账;存货控制环节薄弱,造成资金呆滞;有些企业对原材料、半成品、固定资产等管理不到位,资产流失严重等因素限制了企业的发展。
三、建立健全和完善的内部控制制度
内部控制是一个有机的系统,中小企业要加强内部控制,需要结合自身特点,优化控制环境,明确控制目标,改善控制技术,在管理实践中不断完善提高。
(一)优化内部环境
1.提高企业管理层对内部控制的重视程度
中小企业的发展历史比较短暂,许多企业所有者,同时也是企业的主要管理者,得益于短缺经济、宽松政策和优惠的投资环境,企业快速地成长起来,其效益主要是依靠政策、市场等外部环境获得的,但他们管理企业的能力并没有同步增长,相对缺少经历。随着市场经济的深入发展、加入WTO后形成的开放式经济格局的逐步形成,中小企业在用活政策、抓住机遇的同时,也要十分注意加强内部控制,例如,他们是否强调和宣传内部控制的性质与重要性,是否认真组织和领导内部控制制度的设计工作,是否以身作则严格遵守控制制度的规定,是否采用了相应的管理政策与措施来保证制度的认真执行及科学评价等。所以,要提高经营效率,从管理要效益。
2.培育遵守制度的企业文化
首要的是制度执行者的态度与素质。执行内部控制的企业中层管理人员和企业广大员工是否充分认识内部控制的重要性、各自工作岗位的重要性及对整个控制与管理的意义;各岗位、各环节的执行者,有无胜任本职工作的专业知识和专业技能,有无较强的工作责任心与诚实的态度。现代社会是法治社会,现代企业也要成为“法治企业”。无论企业的董事长、总经理,还是最基层的企业员工,都应当对企业的规章制度严格遵守,以制度为标准检验经营管理的对错和效果,发挥其保护、监督、制衡的作用。
3.努力建设“学习型”企业
要在企业内部形成勤于学习、善于学习的氛围。实际上,许多中小企业的管理尚处于原始阶段,离现代企业的科学管理还有相当差距,应该抛弃个人经验主义的一些东西,以谦虚的态度,从大型企业、先进同行那里学习管理中的好制度、好方法。同时,还要善于从书本上学习现代企业管理的知识和方法,敏于观察、勤于思考,总结和制定适合自身管理和发展的内控制度。
(二)明确控制目标
所谓控制目标是指企业内部控制所要实现的目的或收到的效果。企业控制目标是指企业内部控制所要实现的目的或收到的效果。企业控制目标一般包括:维护资产安全、完整及有效使用,保证各种管理信息的存在、可靠与及时提供,尽量减少不必要的成本、费用以求赢利,保证下放的各种职责得到圆满履行,提高各项作业的效益或效率,预防或查明错误和弊端,为管理政策的制定寻找依据和履行各种法律义务。
明确控制目标,前提是科学指定目标。依据企业战略目标制定公司年度计划,并将其细分至相关部门。有了控制目标企业的一切工作才能有的放矢。但企业的生产经营总是处于动态之中,实际的运行会与计划有所偏差。当实际工作没有达到计划目标时不能轻易容忍差距,而应该认真分析执行过程,寻找原因。这样坚持下去,一方面可以督促企业全体人员施展才干、各负其责,为完成总体计划尽最大努力,另一方面也可以促进制定的控制目标更趋于科学。
(三)改善控制技术
1.建立健全与业务规模相适应的组织机构
中小企业在设置组织机构时,首先要根据自身特点,按照不同的管理幅度划分不同的管理层次,设计不同的组织机构,不能面面俱到只能部门齐全,也不能因简单就使得关键职能部门缺失。所以,根据岗位的需要选择合适的人才科学划分,确保控制目标的实现。
2.根据岗位选择合格的人才,不断培养适合自身的人才
人力资源是企业的第一资源。目前,中小企业关键岗位的人才还主要依靠外聘,要善于挑选能力突出、经验丰富、具有职业精神的高端人才为己所用,充分发挥其才智。此外,要着手培养自己的人才,逐步建立适合自身特点的员工培训体系,加强职业道德教育和技能技术教育,促进本企业各类人才的快速成长。
3.控制措施有效、到位
要以国家法律、法规及财经纪律为准绳,对企业的经济活动和其他管理活动进行组织、调节和制约,以利于对违法乱纪行为进行揭露和纠正。采取职责划分、核对等措施,建立成文的方针和职务说明,保证控制的制度化、规范化与科学化。
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