如何建立民营小企业内部控制
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作者: 罗东敏
提要在民营小企业如雨后春笋般蓬勃发展的当今，如何使其在激烈竞争的市场环境中站稳脚跟，就需要建立一套切实可行，适合民营小企业经营特点的，操作性强的内部控制制度，用于查错防弊，提高办事效率，提高组织机构的有效经营，实现最佳的经营成果。
一、民营小企业建立内部控制的现实意义
（一）设置民营小企业内部控制是出于实现企业化条件的需要。企业内部控制是现代化生产发展的产物，科学而严谨的控制措施是民营小企业实现企业化经营的重要环节。内部控制的全过程，实际上就是企业内部的管理人员在实现企业目标中借以保证获得资财以及有效地利用资财的管理过程，其实质就是有效地执行经营策略的一种管理控制。民营小企业要摆脱小作坊或小店铺的工作模式，真正按企业化管理模式经营，必须建立内部控制制度，以有效地实现企业经营目标。
（二）设置民营小企业内部控制是出于现代化管理的需要。民营小企业在市场经济中生存发展，就要进行现代化管理，采取有效的管理措施――建立本企业的内部控制制度。内部控制是进行现代化管理的可靠保证。内部控制主要注重效率管理，其效率原则包括两方面：一是指内部控制各环节之间必须相互联系衔接有效。在处理事项时，一个人或一个部门的工作要由另一个人或部门加以检查复核，同时又要求其他个人或部门及时予以处理执行，以提高工作效率，防止拖拉；另一方面，从总体上看，内部控制本身不是目的，建立内部控制应考虑民营小企业的成本与效益问题，应根据不同企业的特点，实施不同的内部控制。建立民营小企业内部控制不仅是要防止错误和弊端的发生，而其根本目的在于提高办事效率，提高组织机构的有效经营，实现最佳经营成果。
（三）设置民营小企业内部控制是出于纠正企业不正当行为的需要。在民营小企业中，企业一般是一人或少数人创建，产权主体的一体化，所有权与经营权相统一，使经营管理权集中在民营企业主手中，民营企业主由于自身的原因或考虑成本与效益的关系不愿意建立内部控制，漠视内部控制，工作程序不健全，法制观念淡薄，风险管理意识不足，权力过于集中，监督机制不健全，缺乏有效的责任追究机制，所有的这些是企业发生错误和舞弊等不正当行为之根源，也是民营小企业失败之原因。民营小企业要想对自己的生存条件具有适应和选择的能力，对自己的经营前景具有自我改造和自我发展的能力，对来自外界的刺激干扰具有自动反映和排除干扰的能力，其关键在于增强民营小企业的活力，建立健全小企业内部控制，即充分挖掘潜藏在企业内部的经济潜力，充分调动小企业内部的主动性、积极性和创造性，达到小企业的经营目标。也只有加强内部控制，才能使小企业资产有增值力，对市场有应变力，职工有凝聚力，才能使企业具有自我改造，自我发展和自我约束的能力，以利于提高企业效益。
二、建立民营小企业内部控制的具体措施
在建立民营小企业内部控制时，通常可以将小企业所从事的交易和事项划分为几个主要的业务循环进行设计，即针对具体控制流程进行建立本企业的内部控制体系。控制流程是依次贯穿于某项业务活动始终的基本控制步骤及相应环节。控制流程，通常同业务流程相吻合，主要由关键控制点组成。当企业的业务流程存在控制缺陷时，则需要根据控制目标和控制原则加以整合。就商品流通企业而言，可以划分为如下的几种主要的业务循环进行设计内部控制：1、收入(销售)循环。包括从顾客收取订单，批准信用额度，发货，销售发票的填写，收入和应收账款的记录，现金收款的处理和记录等相关的程序和政策。2、支出循环。包括存货、其他资产和服务的采购，处理采购订单，货物采购的验收，应付供应商货款的记录，付款审批，现金支出及其记录等相关的程序和政策。具体针对现金控制、采购与付款控制、销售与收款控制，风险管理。
（一）现金控制措施。现金控制措施有：1、审批；2、审核；3、职能分离；4、收付；5、复核；6、记账；7、核对；8、清点；9、清查。根据民营小企业的经营特点，控制环节越多，其控制成本越高，所以，应根据各个民营小企业的具体情况对现金控制的九个控制措施有重点地加以运用，同时民营小企业不可能安排人员设置这九项工作岗位，所以应精简、合并这九项控制环节，如审批，审核可由企业主自己来进行，对现金控制进行必要的职务分离，一定要按规定的业务流程进行现金收支的管理和控制。
其必要的职务分离主要有：现金的收付及保管应由被授权批准的专职出纳人员负责，其他人员不得接触；出纳人员不能同时负责总分类账的登记和保管；出纳人员不能同时负责非货币资金账户的记账工作；现金的收付和现金收支的专用印章不得由一人兼管；出纳人员应与负责现金审批的人员相分离；出纳人员应与现金的稽核人员、会计档案保管人员相分离；负责现金收付的人员应与负责现金的清查盘点人员和负责与银行对账的人员分离。
（二）采购与付款控制。采购与付款的主要活动有：1、请购；2、订购；3、验收；4、储存；5、付款；6、确认与记录；7、支付负债；8、记录现金、银行存款支出。其控制的方法有：1、授权与批准；2、职务分离；3、财产保全控制；4、会计系统控制。在控制过程中，其采购与付款管理的规章制度的建立应结合现金支付的业务流程，充分考虑采购过程中的业务特点，抓住合同签订、验货、付款三个控制关键环节。
采购与付款的关键控制点有：1、请购单、订货单、验收单和卖方发票齐全，并附在付款凭单的后面；2、购货经过批准，订货单、验收单经过事前编号并登记入账；3、对卖方发票、验收单、订货单和请购单作内部核查；4、采购款项计算和金额的内部核查；5、采购价格授权和批准；6、应付账款明细账内容的内部查核。
（三）销售与收款控制。销售与收款的主要业务活动有：1、接受顾客订单；2、批准赊销信用；3、按销售单供货；4、按销售单装运货物；5、向顾客开具账单；6、记录销售；7、办理和登记现金及银行存款日记账；8、办理和记录销售退回以及销售折扣与折让；9、提取坏账准备；10、注销坏账。在控制过程中，其销售与收款管理的规章制度的建立应结合现金收入的业务流程，充分考虑销售过程中的业务特点，抓住合同签订、收款二个控制关键环节。
其内部控制的关键控制点有：1、销售合同签订、开票、发货、收款、记账等职务要分离；2、销售合同、销售发票和发货单，需经小企业主或专门授权的人员审批；3、销售价格的确定，销售方式、结算方式的选择，要经小企业主或专门授权的人员审批；4、发票及发货单要顺序编号，如有缺号，必须查明原因，并经主管销售的领导批准加以注销；5、销售业务必须尽可能根据合同进行，会计部门要参与合同会签；销售发票中的品名、数量、单价、金额以及付款方式，应与销售合同的内容一致，并要经专人复核；6、销售退回需经有关负责人批准后才可办理销账和退款手续；7、应收账款明细账余额查核，及时催收回笼资金。
（四）风险管理。民营小企业在经营管理中，面对复杂的外部经营环境和烦琐的内部管理环境，如何识别经营风险这个潜在事项是一项十分重要的工作。带来正面影响的事项代表机会，企业主可以将其反馈到其经营战略和目标设定过程之中。带来负面影响的事项代表风险，风险要求小企业主予以评估和应对。小企业主要在为本企业经营的全范围内考虑一系列可能带来风险和机会的内部和外部因素。
潜在事项的类别有外部因素和内部因素之分。外部因素有经济、自然环境、政治、社会、技术等方面，内部因素有基础结构、人员、流程、技术等。小企业主应针对潜在事项影响经营目标实现的程度从可能性和影响进行评估，并且通常采用定性和定量相结合的方法，基于固有风险和剩余风险来进行风险评估。有效的小企业风险管理不仅要求针对固有风险进行评估，而且还要与风险应对相结合。
风险应对包括风险回避、降低、分担和承受。风险回避是指退出会产生风险的活动；风险降低是采取措施降低风险的可能性或影响，或者同时降低两者。风险分担是通过转移来降低风险的可能性或影响，或者分担一部分风险，常采用的方法有购买保险或外包一项业务活动等，风险承受是不采取任何措施去干预风险的可能性和影响。
在考虑应对的过程中，小企业主评估对风险的可能性和影响的效果，以及成本效益，选择能够使剩余风险处于小企业主期望的风险容限以内的应对措施，并且识别所有可能存在的机会，从小企业经营范围和风险组合的角度去认识风险，以确定总体剩余风险是否在本企业的风险容量之内。采取一系列控制活动以帮助确保小企业业主采用的风险应对措施得以实施，确保民营小企业稳健经营发展。
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