浅谈内部审计档案管理

来源:用户上传      作者: 孙杰慧

　　摘要：文章首先分析了医院内部审计档案的特点，通过对医院内部审计档案管理中主要问题的提炼，归纳了内部审计档案建设工作的对策。
　　关键词：医院；内部审计；档案管理
　　
　　在审计活动中，内部审计档案属于关键的记录信息，对于审计活动来说是非常重要的载体，对于医院管理也具有核心价值。伴随着医院的不断改革，审计力度日益提升，在医院的内部审计过程中，包括了各个领域的活动，相应的审计档案也逐渐增多，因而提升医院的内部审计档案管理工作亟需提上日程。本文将围绕医院内部审计档案管理的相关问题展开讨论。
　　
　　一、医院内部审计档案的特点
　　
　　内部审计，是建立于组织内部、服务于管理部门的一种独立的检查、监督和评价活动，它既可用于对内部牵制制度的充分性和有效性进行检查、监督和评价，又可用于对会计及相关信息的真实、合法、完整，对资产的安全、完整，对企业自身经营业绩、经营合规性进行检查、监督和评价。而对于医院内部审计档案来说，还具有如下特点：
　　第一，职能专业性。审计工作属于特殊的职能，其作用是对职能活动审计档案的记录和反映，在文书制作、立卷、归档和整理等审计环节，都反映出审计的专业性特征。
　　第二，工作程序性。在审计过程中，通过审计对象的确定、审计小组的组成、审计方案的拟定以及审计通知书的发出，进而开展审计的实施和审计报告，审定审计报告和提供审计结论等一系列工作，体现出内部审计工作各个互相联系的程序。无论哪个环节的缺失，都无法系统反映审计事项的进程和结果。所以说，在审计档案管理中，必须根据审计工作的程序加以考虑，精确地体现出审计工作的具体情况。
　　第三，形式多样性。审计工作的取证材料在形式既涉及文字又涉及声像；既包括书面证明和证据材料，也包括实物证据材料。在内部审计材料的规格上，具体取证案例各不相同，书写的格式也不尽一致。在审计档案的保
　　管方面，采用不同装具和保管方法。
　　
　　二、医院内部审计档案管理中的主要问题
　　
　　在医院内部审计档案管理工作中，主要存在如下问题：
　　第一，工作认识不足。对于很多医院的领导和审计人员来说，内部审计档案的管理工作方面欠缺足够的认识，在意识上只强调审计项目的实施而没有考虑收集整理文件材料并予以归档。误认为审计报告和意见的出具就是审计项目的结束，而在审计过程中，许多原始凭证并不整理，而只进行简单的堆砌。
　　第二，制度规范缺失。在内部审计管理制度方面存在诸多不规范的地方，审计部门缺乏专门的审计档案管理人员，而是通过兼职形式管理，缺乏档案业务知识培训的相关人员并不了解档案的归档范围和标准，工作中存在很大的随意性，而审计工作的资料往往都由个人掌握，缺乏统一的归档保存制度。对于关键的审计资料而言，无法获得有效保护和利用，也无法保证审计档案的真实和完整。
　　第三，利用效果欠佳。在审计档案的利用过程中，其效果欠缺。审计档案的凭证价值非常突出，特别是反腐倡廉工作，使得审计作用日益凸显。在审计档案的数量方面，往往会逐渐增多。与此同时，审计档案的案卷提供了大量且重要信息。必须有计划、有目的地对信息进行开发利用，为医院决策提供参考依据。
　　第四，数字水平落后。审计档案数字化系统运用不到位。在目前的计算机技术条件下，未能很好的利用计算机系统整理、收集审计资料，实现纸质审计文件数字化，完成硬件、软件及人力资源的有机结合。
　　
　　三、内部审计档案建设工作的对策
　　
　　通过内部审计档案工作存在的问题，不难发现档案规范化的建设是一项亟待解决的难题。考虑到档案的规范化建设，提升档案规范化建设步伐，必须着重考虑如下方面：
　　第一，档案管理需要贯彻落实科学发展观。对于医院内部审计档案的管理工作，必须全面贯彻科学发展观，坚持要用科学发展观统领档案建设工作，要把科学发展观作为档案管理工作的根本指针，在档案规范化建设工作的各个领域加以落实。在档案管理过程中，需要构建相应的运行管理机制，让档案能够发挥效益，为医院的经济发展服务，体现档案管理工作在贯彻科学发展观中的价值。
　　第二，档案规范化建设需要纳入重要议事日程。对于档案的规范化，需要通过法制建设来促进，如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》及《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国国家审计基本准则》等，加强干部职工和相关人员的档案意识，将档案工作列入审计重要议事日程，每个基层内部审计人员都必须建有档案室，处理各种档案规范化建设工作中存在的问题。全单位需要为档案规范化建设工作提供所需条件，将档案工作扎实推进，使档案规范化建设工作真正成为内部审计基础工作不可缺少的重要组成部分。
　　第三，内部审计档案管理力度需要逐步细化。对此，可从一些具体重点工作入手：首先是加强公文制作的管理。其次要树立文书处理工作的管理与档案工作的管理相协同的思想。在实际工作中，把住文书处理工作规范化入口关，做好实现档案工作规范化的基础工作。再次要高标准、严要求地提高档案案卷质量。档案工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化质量的操作性因素。注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
　　总之，在医院内部审计档案管理中，工作是否有效且规范，对于内部审计档案的价值和效果具有关键意义。因此，必须注意体现基层内部审计档案主体的特征及行业特点，为医院经营管理提供有效信息。
　　
　　参考文献：
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　　2、肖文英,马有生.浅谈内部审计档案管理的几个问题[J].内蒙古科技与经济,2005(19).
　　3、贾慧超,张建民.浅谈县级医院审计档案的管理[J].现代医院,2006(4).
　　（作者单位:山东省威海市文登中心医院）

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