浅谈高校会计档案管理信息化建设
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作者: 丁海萍
摘要:高校会计档案是高校信息资源网络的一个重要部分,随着信息技术的发展,原有会计档案管理模式已不能适应教学、科研等对会计信息的需求。文章分析了传统纸质会计档案管理存在的问题,提出了从观念、技术与制度等方面共同推进高校会计档案管理信息化建设的思路。
关键词:高校;会计档案;信息化
高校会计档案是记录高校的会计凭证、会计账薄,它和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映高校各项经济业务的重要史料和证据。它是高校信息资源网络的一个重要组成部分,对高校的发展起着重要的见证与参考作用。2009年财政部发布了《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》一文,指出了发展我国会计信息化的建设要求,计算机网络的普及运用必将对传统的会计档案管理方式提出新的发展需求。
一、传统纸质会计档案管理存在的问题
(一)纸质会计档案的字迹日久易消淡
《会计档案管理办法》中将会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年和25年5类。而在工作实践中,有些新技术工具的应用反使会计档案的字迹变得不易保存,如用色带打印的发票,发票联上的数字有的在报销时马马虎虎能识别,保存不到1年时就已淡化得模糊不清。原始凭证字迹的消退给档案查询造成较大的障碍,当此欠缺性被别有用心的人利用时,将产生较大的财务风险。
(二)纸质会计档案的调阅难度大
高校的办学规模在日益扩大,教学、科研等各项经费的收支数量与金额也呈逐年增长的趋势,迎接各类专项经费检查时,调阅、复印大量相关的会计档案是高校财务部门的档案管理人员较头疼的工作之一。例如,某项国家级基金项目进行经费审查时,需调阅跨度几年的项目周期内各相关会计凭证,要复印几十份甚至上百份的发票等相关资料。仅配合一项经费审查,就需花费会计档案管理人员数天甚至数周的时间来准备,纸质会计档案在调阅的便捷性上存在欠缺。
(三)纸质会计档案的保管安全性欠佳
由高校会计档案的定义可知,会计档案包括了各类原始凭证、账薄、报表及其他专业资料。在进行会计档案的移交时,通常财务部门与档案部门是按册移交,而每册中的原始凭证从装订到移交及之后存档的漫长过程,由于人力、财力有限,往往难以有效监管。当某册会计档案中的某份原始凭证被抽离时,很难被发现,会计档案的保管安全性主要决定于会计档案管理人员的职业素质,缺乏刚性约束。
二、会计信息化对会计档案的创新
(一)会计档案的载体多样性
会计信息化将产生大量的电子文件。所谓的电子文件,是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读,并可在通信网络上传送的文件。随着会计信息化的发展,高校会计档案的载体不再局限于传统意义上的纸质,而是拓展到各类磁带、磁盘、光盘等现代存储工具,新的技术手段的运用,丰富了会计档案的存储形式。
(二)会计档案内容的多元化
由于会计信息化的推广,传统的会计档案的内容也在延伸,除了记录经济事项的凭证、账薄等会计专业资料,还包括了会计软件程序、会计软件的工作日志、数据库的初始资料、会计软件的使用说明等计算机信息资料、网络数据资料等。
(三)会计信息内部控制的可靠性
会计信息化条件下,会计档案的调阅将不再完全依赖于手工的查账,会计信息资料可以直接由网络查询,或通过拷贝光盘等存储介质直接获取相关资料,从而对会计档案的安全性提出了更高的要求。会计档案的管理人员不仅要保证纸质会计档案的安全性,还要完备对磁性载体存储的各类会计信息的内部控制,完善对存档会计信息资料的操作权限、相关人员的岗位职责等。
传统的高校会计档案工作已不能满足会计信息化所带来的新问题,应根据外界会计环境的变化,创新高校的档案管理工作。
三、高校会计档案管理信息化建设思路
近年来,我国的高等教育事业取得了长足的发展,高校在办学规模、经济来源、科技开发、科研成果转化、后勤社会化及产业改制等方面都取得了令人瞩目的成果。随着高校的多元化发展,与社会方方面面的合作与交流日益增多,对高校的各类信息的需求将呈增长趋势,其中高校的会计信息档案对于各类决策者做出科学判断尤显重要。为促进高校教学科研事业的发展,创新高校的会计档案管理势在必行。
(一)观念创新是高校会计档案管理信息化的前提
会计信息化条件下,财务管理的理念发生了质的变化,由传统的核算型模式向现代管理模式转化。会计信息化,把会计人员从繁重的手工算账、结账的工作中释放出来,有更多的精力从事会计分析、预测等财务管理工作,为高校的长远发展当好决策参谋。同时,网络技术的发展,也使会计信息从原先零星分散的数据转换为系统的综合信息,可随时提供实时动态的全方位信息。
会计档案是所有会计信息数据的源头,只有创新会计档案的管理理念,才能为会计信息的数据应用提供更广阔的时间与空间。首先,加强宣传,让学校的领导充分意识到会计档案信息化的建设重要性,只有领导重视,才能争取到高校内部各职能部门的支持,争取到对档案管理系统的经费投入。其次,高校的财务负责人要转变观念,调整会计档案管理人员的配置。多数高校对会计档案岗位并不重视,认为会计档案管理就是会计资料的整理与归档及配合查档调阅工作,一般只是由会计人员兼任,主要满足于应付日常查档工作。会计信息化下,会计档案人员的素质将直接关系到会计信息的质量,会计档案管理人员不仅精通会计专业知识,还应熟练掌握计算机及信息网络知识等。再次,会计档案管理人员要创新管理理念,提供优质、高效的会计信息,提升会计档案管理的
服务品质。
(二)技术创新是高校会计档案管理信息化的实施手段
信息化和网络化的发展,使得高校会计档案的内容有所增加,不仅要收集传统的纸质的原始凭证、账薄、报表等会计资料,还要将会计电算化相关的磁质备份数据库、计算机日志信息、会计软件的相关信息等资料纳入会计档案工作的收集内容,会计档案管理人员的工作量相应也在增加。创新会计档案的管理技术,可减轻人员的工作强度,提供更高效便捷的信息查询。首先,会计档案从收集、整理到最后的归档、信息录入档案管理系统,其内容分类、数据编目等应符合会计资料的归档与管理规范。其次,高校要充分利用现代高科技的技术工具提高会计档案的利用效率,如微缩技术、数码摄像资料的采集等先进技术运用,对一些长期债权债务、大型仪器设备、基建工程的相关原始凭证记录建立影像资料,方便随时调阅。再次,根据会计信息化的要求,对会计档案管理系统进行软件升级,提高档案信息的智能化处理能力。
(三)制度创新是高校会计档案管理信息化的保障
数据安全是高校会计档案管理信息化的首要前提。会计信息化下,大量数据资料存储于计算机网络中,但是定期对财务数据进行硬盘与磁盘的双重备份,仍存在一定的隐患,需从制度源头进行规范与约束。首先,要完善内部控制制度,明确会计档案管理岗位的职责,区分信息化模式下新的不相容岗位,降低人员因素对会计档案安全性的不利影响。其次,建立符合信息化管理要求的会计档案保管制度。会计档案的保管内容,不仅包括传统的纸质会计档案,还包括各类电子文件的归档,完善制度确保会计档案的全面与完整。电子文件归档时,要注意归档文件的防写保护,磁质载体的包装,以及后续的抽样检查与定期维护工作。特别是对磁性载体上保存的文件进行数据拷贝时,未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。现在高校科研活动中也有涉及机密的内容,某些会计档案也涉及保密,对此类会计档案,要遵守国家或部门的有关保密规定,无论是纸质会计档案还是电子文件都要有稳妥的保密措施。
参考文献:
1、肖永菊.创新会计档案管理方法 为高校发展建设服务[J].甘肃科技纵横,2009(2).
2、赵英.高校会计档案管理工作中存在的问题[J].中州大学学报,2005(2).
3、李永宁.信息化时代高校会计档案工作的创新[J].档案与建设,2005(7).
(作者单位:扬州大学财务处)
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