完善事业单位内部控制制度的建议
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作者: 郑菲菲
【摘要】事业单位的内部控制通过会计工作和利用会计信息对事业单位各项活动进行指导、调节、约束和促进,对提高事业单位的工作效率和社会效率起到了重要作用。本文分析了当前事业单位内部会计控制制度存在的问题,并提出了改革的意见。
【关键词】事业单位内部控制政策建议
内部会计控制是指在单位内部建立和健全的会计组织,为确保会计数据的真实正确和财产物质的安全完整而设置的各种会计处理程序和方法,目的在于提高会计信息的质量和保护资产的安全性,以促进企业经营管理。内部控制是企业内部强化管理和外部审计开展的需要。随着事业单位改革的不断深化,事业单位的经济活动呈现出多样性的特点,为了确保事业单位的财产安全和完整,必须加强事业单位的财务内部控制制度建设。
一、事业单位内部控制的内涵
内部会计控制是控制论在企业财务活动中的具体运用,内部会计控制就是利用控制论的基本原理和方法,对财务活动进行科学的规范、约束、评价等一系列的方法、技术、程序及理念的总称,以期达到财务活动预定目标的活动。在当前,机制是一个系统,而且这个系统各个要素之间相互联系、相互制约。所以事业单位内部控制机制要发挥现实作用,必须形成机制,使一个单位内部控制制度达到一个较为理想的目标。内部控制机制的主体是内部控制结构,有了合理的结构就能有比较理想的机制。其内部控制结构包括:控制项目及环境、财务会计系统、控制流程。其中控制项目指内部控制制度的基本单位。控制环境是指对建立或实施某项政策发生影响的各种因素。内部会计控制必然要受到组织结构、职工的诚实等因素的影响。主要有以下两个方面:第一,控制环境不能无限扩大,应该控制在单位可控范围之内,否则内部控制制度就很难操作。第二,事业单位内部控制环境受其上级部门影响比较大。
二、事业单位内部控制制度存在的不足
1、单位内部控制意识薄弱
(1)对内部控制重要性的认识不够。许多单位缺乏对内部控制知识的基本了解,因此对建立健全单位内部控制的重要性和现实意义的认识不够。有的单位负责人简单地将财政的部门预算控制等同于内部控制,认为有了部门预算就无所谓内部控制体系了;还有的单位干脆拒绝进行内部控制制度的建设。(2)对财务与会计工作重视程度不够。财务与会计的基本功能是核算与控制,但在实际工作中,许多单位的负责人仅仅把财会部门当成“钱袋子”,多数单位的会计人员仅仅扮演“付款员”的角色,无权参与单位的重要决策乃至业务管理活动,对单位重要决策的过程和结果均不了解。
2、内部控制制度执行不力
这主要表现在岗位设置和人员配置不当,业务交叉过杂,人员兼职过多,缺乏相互分离、相互制约和相互监督;岗位间缺乏相互联系和协调;会计的事前审核、事中复核和事后监督流于形式;职责不清、权限不明的现象也屡见不鲜。许多事业单位的内部控制制度“印在纸上、挂在墙上”,以应付有关部门的检查、审计,而不管内部控制制度的执行情况。
3、预算控制较为松散
随着我国部门预算改革的推进,预算控制得到了一定程度加强,但在一些行政事业单位的控制仍较薄弱。主要表现为:一是预算编制还比较粗糙。目前部门预算的编制一般仍根据当年财政状况、上年收支实绩、预算单位自身的特点和业务进行核定,大部分都还没有细化到具体项目,预算支出达不到逐笔进行核定的要求。二是预算刚性不够。预算的计划性、科学性不强,预算调整追加较为频繁,资金使用缺乏预见性,削弱了预算的约束控制力,使得财政监督难能到位,部门预算不能对单位的全年财务收支有硬性约束,预算执行失控。
4、监督约束弱化
目前很多行政事业单位无内审机构或形同虚设,能起到对会计工作和经济活动进行监督作用的极少。部分行政事业单位领导由一把手亲自抓财务,实行“一支笔”审批,而一般设立单位内审机构和人员均是单位领导委任,其隶属关系、经济利益均受到单位领导人的制约,这自然对内审人员的监督行为构成约束,造成外部监督机制弱化,使用权内部控制失效不产生压力。同时财政部门重预算分配、轻资金使用的监督,忽视了预算单位的财务管理,对查出问题的处罚,往往就事不就人,重人情而轻规定,执法的刚性被扭曲。
5、人员素质不佳
按《会计法》规定,从事会计工作的人员,必须取得会计从业资格证书外,还应当具备会计师以上专业技术职务资格或者从事会计工作三年以上经历。但是我国个别行政事业单位的会计人员或其会计主管人员连会计从业资格证书都没有取得。如一些协会学会等规模较小的单位往往因为业务简单或人员少,会计工作往往由其他部门的人员临时兼任,没有经过专业教育和培训。会计人员业务素质较低,缺乏对违法违纪行为的辨别和拒绝能力,在执行会计制度、法规的过程中很容易出现偏差和错误,从而造成不应有的损失。
6、内部审计没有发挥自身作用
有一部分事业单位没有建立内部审计机构,而且有些已建立内部审计机构的企业也未能充分发挥应有的作用,内部审计工作得不到应有的重视和支持,主要表现为:内部审计人员不认真履行内部审计职责和权限;不坚持内部审计准则和原则;不遵循内部审计基本程序;不能正确运用审计方法;不能如实、公正地编写审计报告。
三、完善事业单位内部会计控制的政策建议
1、完善事业单位的内部控制环境
控制环境是指企业履行其控制职责、开展业务活动所处的氛围。控制环境提供了单位纪律与架构,塑造了单位文化,并影响员工的控制意识,是所有其他内部控制要素的基础。控制环境的好坏直接影响到单位内部控制的贯彻和执行以及整体战略目标的实现。要改善单位内部控制环境,首先要注重单位文化建设。通过塑造单位文化,可以影响员工的思维方式和行为方式,形成一种控制精神和控制观念,直接影响到事业单位的控制效率和效果。
2、明确职责分工,实行岗位轮换
事业单位应根据权、责、利相结合的原则,明确规定各职能部门的权限与责任,并根据各自的任务与特点划分岗位,即对每一个部门和人员在授予其权利的同时,必须明确其相应的责任,任何部门和个人都不得拥有超越内部控制的权利,并且要做到责任与利益挂钩、过失与处罚对等。在设置岗位时必须考虑到授权岗位和执行岗位的分离、执行岗位和审核岗位的分离、保管岗位和记账岗位的分离等,通过不相容职责的划分,各部门和人员之间相互审查、核对和制衡,避免一个人控制一项交易的各个环节,以防止员工的舞弊行为。同时,事业单位应建立岗位轮换制度, 对那些关键的工作岗位进行定期和不定期轮换, 就可消除有些人蓄谋侵占盗用的打算。
3、预算控制
行政事业单位的舞弊行为往往发生在超预算的项目支出中,经办人员随意地增加项目内容, 提高支出标准, 扩大支出范围, 从中谋取私利。因此首先要加强对预算的合理性审核,要尽可能地将预算的编制与执行相分离, 其次要对预算的执行过程进行跟踪检查。
4、要建立良好的激励机制,促进内部会计控制制度的更新和完善
内部会计控制制度不可能是一成不变的,特别是事业单位,经常会因业务事项的变化而变化。内部会计控制主要是采用信息反馈的闭环控制方式,在这控制方式中最重要的是人与反馈。信息是否反馈,如何反馈,反馈的信息如何处理,关键在于人,而人是有惰性的,因此建立良好的激励机制对内控制度的弹性设计是大有益处的。事业单位应该在设计内控制度时同时设计内控激励机制,凡是及时反馈信息、及时处理信息、对内控设计提出合理化建议的给予适当的鼓励,对于故意不反馈信息、信息反馈不及时、反馈信息不处理的给予适当的惩罚,促进事业单位的内控制度顺利执行且不断得到更新和完善。
5、全面实行人员素质控制
事业单位内部控制制度的中心是财务会计控制,承担内部控制职责的主要是财会人员。因此,财会人员要能真正担当起内部控制的重任,更新知识、提高操作能力就显得刻不容缓。如上所述,科学的内部控制制度是对企业经营管理各个环节实施有效监控的制度,它大大突破了财务会计的工作范畴,大大超越了财务会计的知识领域,是投资、金融、市场、营销、法律、材料、信息等多方面知识的融合,没有相应的知识支持,内部控制不可能完全到位。同时内部控制主要是做人的工作,矫正人的行为,需要有相应的组织、指挥和协调工作能力,培养大批这样的“全才”,显然需要单位及财会人员自身的不断努力。
6、加强单位内部审计
事业单位应当加强内部审计, 充分发挥内部审计的作用。内部审计机构是强化内部控制制度的一项基本措施。内部审计工作的职责不仅包括审核会计账目,还包括稽查、评价内部控制制度是否完善和单位内各组织机构执行指定职能的效率, 因为内部审计熟悉本单位的情况, 有助于发现管理中存在的问题, 并及时堵塞漏洞, 对促进单位的发展, 提高会计信息质量具有十分重要的作用, 从而保证内部控制制度更加完善严密。
【参考文献】
[1] 马勤文:事业单位内部会计控制制度浅析[J].科技资讯,2007(5).
[2] 魏平:事业单位会计改革探究[J].科技咨询导报,2007(1).
[3] 熊大军:强化事业单位内部会计控制的几点意见[J].山东地质,2008(8).
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