采访人员采购图书文献方案探析
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作者: 王 欣
一、图书采购招标工作
1.图书招标采购作为一种新型的采购方法,虽然在我国推行的较晚,但目前已被大部分高校图书馆广泛采用。图书采购招标主要是为了防止商业贿赂,图书招标是手段,防止商业贿赂才是目的,基于这个目的,在图书采购招标过程中必须做到公开透明。在撰写招标文件必须按照国家有关法律、法规,使各项条款合理合法,根据招标文件的总体要求和相关的业务要求进行撰写,每项要求和双方履约的具体措施要加详细说明,尤其是到书率、到书周期、订准率这几个不可疏忽的问题,明确招标方采购图书的专业范围、涵盖的学科门类、采购金额、业务要求、中标商家数、采购周期、招标方式以及投标商资质要求、投标截止时间等。让投标商以能否投标做出判断确保招标投标公平竞争,择优确定中标单位。
2.在图书采购招标过程中,要避免通过牺牲图书质量或服务质量来获得折扣的行为,如果图书馆单纯以价格为基点,以购买低价格图书而增加馆藏量,势必造成藏书的质量,以此导致藏书结构的紊乱和使用的无效益,让低质书充斥的图书馆只会失去读者,使图书馆没有生命力,因此图书招标采购过程中更要注重图书的质量。
3.在图书招标时,要对参与投票的商家资质、实力、信誉、人员素质、经营状况等诸多因素进行考察,认真审查投标书商的营业执照、简介、业绩、资信记录等资质证明材料;审核书商提供的电子征订数据、编目数据是否符合标准,编目数据是否是标准的MARC编目数据,有些经销商为了节省费用,他们就通过各种渠道收集数据,因此使到馆新书的编目数据不规范,甚至没有编目数据,导致图书编目缓慢,新书不能及时上架流通,从而影响图书馆的工作效率。所有这些,在招标工作的评价中应予重点考虑和重视。
4.有些图书经销商为了达到中标的目的,经常以提高优惠来增大中标几率,至于中标后的图书质量与服务,他们则很少考虑。我们选择合作图书供应商时,可从诚信、经营规模、到书周期、到书率、人员素质、服务、现代化技术水平等多方面进行考察,要多渠道咨询投标书商服务过的高校图书馆,了解投标书商的信誉、服务质量等,对与书商有供货关系的出版社进行电话咨询,了解其在出版社的业绩。考察投标书商的现代化技术状况、网站服务状况,看其是否能及时发布图书采购信息目录,是否能正常进行网上数据的传送与下载。有必要时,要对投标书商进行实地考察,以便更具体地了解对方,尽量避免以后不必要的纠纷。
二、制定合理的采购计划
1.由于采访人员的知识结构有限,不可能对每一门学科专业情况都有十分精深的了解,为了避免造成图书的误码订与漏订,图书馆采访人员在理解各专业教学目标和方向的基础上,要积极收集各种文献信息,把信息目录发布在图书馆网页征订征询上或送发给各系讲课教师的信箱里,广泛收集有关反馈信息,根据各学科专家提供反馈信息,制定合理的图书采购计划,从而达成图书馆与教学机构在培养目标上的一致性,切实满足广大师生的需求,真正做到图书采购的实用性及合理性,提高资金的使用效益。
2.年度采购计划:图书馆要根据学校的长远规划和具体情况,确定各类文献的采购数量、构成及比例,制定出一个年度采购计划,使藏书建设具有稳定性、计划性及合理性。年度采购计划的制定要结合年度经费指标,按学院专业比例制定年度计划,在专业比例中要突出学院重点专业的需求。使年度计划既突出重点又兼顾其他。
3.中、短期采购计划:随着学院改革的不断深入,在校学生人数急剧上升,专业设置变化快速,新的专业不断涌现,各项标准规范不断更新,图书馆的图书采购计划要适合师生的需要,制定一个中、短期采购计划,在每年图书经费中留出一部分经费,使图书馆的图书采购具有一定的灵活性。
4.每年要不定期对读者进行调查,收集广大师生对图书馆藏书的各种反馈意见,随时调整图书的采访计划,避免采访人员的采访盲目性和主观随意性,做到“采”有所用,提高图书文献的采访质量,是确保高校图书馆文献资源质量的关键。
三、做好图书的采购验收工作
1.现在的图书采购工作,大部分学校都是以现采为主。我院图书馆现在也是如此,现在基本上是以每年一月份的北京图书订货会和每年四月份的全国书市为平台,根据学院各专业学科提出的要求,同图书经销商一起现场采书,做到所采图书每册过手,准确判断图书的质量,研究出版者的学术地位、作者声望、文献资源的利用研究以及师生未来的使用情况,真正实现图书馆的效益原则。
2.新书到馆后要严格执行验收程序,注意图书包装是否完好,查看新书的书名、册数等是否和发出的订单相一致,新书是否有缺页、污损等现象,是否有不成套图书现象,随书光盘是否与图书相符,是否有盗版图书,是否符合图书馆馆藏原则,对质量不符合本馆要求的图书应予以退换,禁止任意增加复本量和随意搭配图书,仔细核对发票金额。
3.查看书商提供的图书编目数据是否与所发图书相符,是否是标准的MARC编目数据,加盖的馆藏章是否符合本馆要求,条形码是否覆盖透明胶带,图书的条码分配是否符合馆藏要求,为进一步提高我院图书馆图书分编质量提供依据。
四、注重采购图书的质量与数量,达到学院各种考核评估的要求
我院始建于1958年,1992年评为吉林省重点中专,1998年与吉林省交通职工大学合并,成为吉林交通职业技术学院,2006年学院参加全国高职高专人才培养水平评估。学院的每一次提档升级,作为学院三大支柱之一的图书馆,每一次都有一定的评估指标。都对图书馆提出了明确的要求。这就要求我们在每年采购图书过程中,要同时注重图书质量和数量,我院作为理科高职高专院校,年进新书生均两册,按现在我院在校生6000人计算,每年需购进新书12 000册。但由于图书馆每年的购书经费不足,所以图书馆采访人员必须经打细算,要“花最少的代价,用最好的图书为最多的读者服务”。在保证图书质量,满足广大师生需求的前提下,按照制定的图书采购计划,尽最大努力增加图书的采购数量。
综上所述,以上几点构成了图书采购的全过程,各个阶段有各个阶段的要求,依此要求,选取一些信誉好、业绩优良、服务优质的书商,与之建立良好的长期合作关系,只有严格按照规章制度要求采购图书,才能保证采购图书的质量,提高图书馆的整体服务能力和服务质量, 更好地为学院的教学和科研服务。
□(编辑/李舶)
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