网络环境下档案信息的共建共享

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　　摘要 本文论述了网络环境下档案信息共建的现状，指出网络环境下档案信息共建共享的不足之处并提出了建议。
　　关键词 网络环境；档案信息；共建共享
　　
　　随着社会“信息时代”的到来，医院管理日趋规范化，导致了大量文件的产生；计算机和网络技术的广泛应用，产生了越来越多的电子文件；医疗保险制度改革的实施和医保专门档案的数量日益增多，导致医院档案内容不断更新，数量日益增多，因此，档案管理的网络化越来越重要。
　　
　　一、档案信息共建共享的现状
　　
　　据报道，我国90%以上大型医院已经实现部门信息化管理。近60%的大中型医院正在建设全院性医院管理信息系统。运用科学化、信息化、规范化、标准化理论进行设计，采用数据库集群、磁盘异地备份、磁盘异地恢复等多种安全措施，保证系统的稳定运行，在权限设置、痕迹修改、保密性等方面采取多种措施，保证系统的安全。[1]随着网络技术的日益成熟，宽带接入价格的愈加低廉，目前各医院均已建成局域网，各医院在网络体系下实现统一管理，协调建设的条件已经成熟。
　　档案信息化建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过计算机系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置和有效有序开发利用，实现档案资源的共享。[2]近年来，我国档案管理现代化建设取得了显著成绩，信息化程度逐步提高，各地各部门档案管理工作正发生深刻变化，从传统手工管理方式向现代化管理方式转变，从长期封闭型半封闭型向开放型转变。但是，这种转变还是初步的，尝试性的，档案部门信息化程度仍然较低，档案资源中蕴涵信息没有得到充分挖掘和利用，同时，在档案信息储存和处理的数字化，收集与传递的网络化过程中，还有许多具体问题需要解决。
　　
　　二、档案信息共建共享的意义
　　
　　(一)信息保存的永久性
　　众所周知，档案资料大多是纸质的，容易受潮，纸张变黄，有些档案以磁带、磁盘和光盘的形式保存，非常容易受损。而网络以虚拟保存形式使档案信息可以永久保存，只要网络存在，它就不会消失。
　　(二)信息内容的及时性
　　一个综合档案室除了文书档案，还有会计档案、基建档案、设备档案、业务档案、人事档案等等。网络化使档案信息从形成到利用的时间大大缩短，强化了档案信息的时效性。档案网络化加快了档案的形成到档案信息利用的进程。
　　(三)信息利用的高效性
　　随着档案信息资源开发步伐的加快，只要具备了硬件的要求，利用者就可以在任何时间、任何地点上网检索，这样可以避免利用者奔波之苦，也可以节约时间和金费。那么各个部门在各自的需求上可以有针对性的加以检索利用。网络化的档案信息密度大、传播速度快、档案信息和社会需求快速结合，档案的潜在价值向现实价值转变的过程缩短，使档案发挥了更大的社会效益和经济效益。[3]
　　
　　三、存在问题
　　
　　(一)稳定性不够
　　稳定性不够是所有网络信息的共性。它对网络系统的依赖程度太深。系统如果运行正常，所有信息就可以永久保存，如果系统不稳定或被黑，所有信息将丢失而无法恢复。
　　(二)结合性不够
　　结合性指档案知识和网络知识的结合。档案管理员具备丰富的档案知识，熟练档案的来源、形成、编研和开发过程，但对计算机知识只了解大概，只会简单操作而不能充分利用网络工具。同样，计算机中心的工作人员可以熟练利用计算机。知道如何建立、维护和修复网络，但对档案知识却是门外汉。这样网络知识和档案知识的脱节不利于档案信息网络化向高效高速发展。
　　
　　四、建议
　　
　　(一)完善规章制度，保障档案信息安全。它包括网络的安全防护和信息资源安全。
　　网络安全防护包括：内网与因特网要要实现严格的物理隔离，安装防火墙、杀毒软件防止黑客和病毒。安装入侵检测系统，及时发现各种越权行为。
　　信息资源安全防护包括：采用加密技术，实行访问身份验证，信息及时备份与恢复。信息保护是一个新课题，大家已经开始重视这一问题。相应的保密措施不断出现，鉴于网络信息载体的不稳定性和易修改性，也有必要将档案资源拷贝存档，以确保数据安全。
　　(二)加强各部门之间合作
　　网络环境下档案共建是现代信息技术与社会各个领域及其各个层面相互作用的动态过程及结果，是以信息资源开发和利用为核心，以网络技术、通信技术等高科技为依托的一种新技术扩散达到过程。这种扩散必然涉及到组织结构的变化，如组织的结构创新、管理创新。如果信息部门只负责技术问题，负责系统的建设、实施和维护，就会导致失败。因此档案管理部门要以开发利用为目标，逐步从“封闭型”向“开放型”、从“保管型”向“参与决策型”转变。档案馆藏由“单一型”向“综合型”方向发展，搞好档案、资料、情报信息的一体化服务，这样可以使医院的各种信息互相补充，互相渗透，构成医院信息的完整体系，使档案室成为信息储藏中心和利用中心。
　　档案管理员应该加强同计算机中心的合作，建立可以迅速、准确满足利用者多角度查询档案的需要的检索工具体系。还要及时指导设备、财务、总务等各科室的档案整理归档等具体工作，达到管理的一致性。
　　总之，档案信息共建共享需要不断探索，不断改进和创新，单位各部门齐心协力，共同关心和关注在这个过程中遇到的各种问题，才能使档案信息更好为社会服务。
　　
　　参考文献
　　
　　[1]董建成.我国医院信息系统现状及原因分析.中华医院管理杂志，2003(19).
　　[2]傅荣校.档案管理现代化，2002.
　　[3]陆小妹.网络环境下档案价值变化对利用工作的影响.北京档案，2006(6).

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