图书情报档案一体化管理的几点思考
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作者: 袁素娟 从明 张辉程
摘 要： 图书、档案、情报三者同出一源，且存在着千丝万缕的联系。文章分析了一体化理论依据、实践上的可行性和一体化理论和实践上存在的问题，并对一体化实现的条件进行了探讨。
关键词： 图书； 情报； 档案； 一体化管理
中图分类号： G250 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）03-0135-01
1985年6月，国家教委和国家档案局联合印发的《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中提出了“档案、图书、情报一体化”问题，并提出了档案、图书、情报的发展规划，至今已有二十余年了。学界和业界皆对图书、情报、档案一体化从理论上进行了诸多讨论和分析，在实践中，各国也确实取得了一定的成果。但是，在我国，由于受我国国情以及各种体制等多种因素的影响，真正实现中国特色的图书、档案、情报一体化，还需要一个相当长的过程。在此，笔者根据自己在图书馆、档案室多年的工作实践，就图书、情报、档案一体化管理谈谈自己的看法。
一、一体化管理的理论依据
1.图书、情报、档案学科同出一源、同为一体。情报产生在语言文字未出现之前，人们起初用手势、声音传递情报，语言产生后又用语言传递，这些信息被称为“口头情报”。直到文字产生后才有了“文字情报”。远古结绳记事，可以看作是最早的档案萌芽。后来中华先民把这些档案加以汇辑，传播到外界，流传于后世，是原始档案功能升级，从而形成最早的图书[1]。信息技术和网络技术的发展，使得三个学科更是呈现出一种融合的趋势。
2.图书、情报、档案本质属性相同。情报、图书、文献和档案都是一种信息[2]。信息是三者的本质，是相互联系的纽带，是共同的基础和出发点。图书、情报和档案都是社会信息资源的组成部分，都可以被存储、传递和利用。它们都来源于实践，又可脱离产生它的实践活动而被存储和传递；都有现实的实用性；都是实现现代化的物质基础和先决条件[3]。
3.图书、情报、档案的职能、管理手段和发展方向相同。图书、情报、档案工作的核心问题都是信息及其载体的搜集、选择、整序、存储、传播及利用。管理手段主要是分类、编目、归档、主题、索引等，在过去都是手工操作，现今大都是自动化管理。广泛采用现代化技术是图书、情报、档案管理的共同发展方向，它可以使信息传递网络化，从而达到高速、高层次、高效的目的。
4.根据著名的贝塔朗菲定律：整体系统的属性功能大于各孤立子系统的总和。这一定律应用到图书、情报、档案一体化研究中，就是图书、情报、档案各自作为一个独立的系统，其功能简单相加的总和，将小于图书、情报、档案一体化的整体功能。因此，图书、情报、档案一体化的本质就是整体内各个子系统在物质、能量、信息的合理流通中，向着“合”的方向发展，促进系统属性和功能的增加[4]。
二、一体化管理的可行性
1.图书、情报、档案一体化是经济和社会发展的需要[5]。随着知识经济时代的迅速发展，知识、技术等要素在经济增长中的作用不断增强。社会组织之间的依存度增强，社会各界对信息资源需求质量不断提高，并且呈现多元化的趋势。实行一体化管理，将图书、情报、档案集为一体，形成综合性信息网络，有利于图书、档案、情报资源的融合与集成，为社会提供多维的、综合的、一体化的信息服务，满足社会主义各项事业现代化建设的需要。
2.图书、情报、档案一体化是信息技术发展的必然。高速发展的信息网络打破了传统技术条件下地域、时间和行业限制，使得全方位的信息共享在技术上成为可能。网络型信息共享是资源共享最理想的模式。在实践中也有一些机构进行了三者的一体化，从其表现形式分：一种类型是把图书、情报、档案集中到某个部门管理，实现全部的一体化，例如美国国会图书馆既是图书馆，又是档案馆，还是情报研究机构；另一种类型是把图书、情报和档案相互交叉地保管在一个部门，实行部分的一体化，如中科院文献情报中心、上海图书馆等；也有的将图书馆与档案工作合在一起的，如玻利维亚国家图书馆和档案馆、柬埔寨国家档案图书馆。
三、一体化理论和实践中存在的问题
1.缺乏正确的理论指导。在我国，各高校的图书、情报、档案学专业在院系归属上呈现多样化的特点：有的设在管理学院，有的设在信息学院，有的设在人文学院，等等。这说明这些专业长期处于一种依附状态，一直未能形成统一独立的专业定位，其发展和走向也未能形成学明确的思路，其理论水平也处于一种滞后状态。学科建设现状无法为一体化提供坚实的理论基础和正确的理论指导。
2.宏观管理无力。宏观管理的一体化是一种战略管理的过程，是图书、情报和档案三个独立的系统改变封闭、孤立的各自为政的状态，加强横向联系和纵向伸展，组成一个统一协作网络的过程。目前，三个系统从上到下处于三足鼎立的状态，缺乏横向联系。图书馆系统基本上属于文化部和教育部管理，档案系统由国家档案局指导与协调，而情报系统则主要由国家科技部管理。因此，成立全国性的以及各省市、各行业的图、情、档协调机构和统一的规章制度是一体化的核心内容[6]。
四、一体化实现的条件
1.改变传统思维，统一思想认识。首先，解决观念上的种种偏见，在思想上明确是图书、情报、档案一体化是科学发展规律所决定的，是经济社会发展的必然，是图书、情报、档案三界所面临的一件迫切的任务。在信息化、数字化网络环境下，研究图书馆、情报学、档案学三者协调发展及相互融合、相互影响的理论与方法，探索图书馆、情报、档案一体化的途径，是信息时代的现实需要，是创新管理机制的必要手段。
2.加强宏观管理，统一制度标准。从全局出发，加强统一的规划和管理，制定统一的规范对工作中的各种行为加以控制和约束，改变三个独立的工作系统封闭、孤立的状态，理顺专业系统和各方面关系，加强三者横向联系，尽快实行图书、情报、档案实体的相互交叉管理。只有制定了统一的、权威的机构和系列的规章制度，实现了管理制度的一体化，才能使三个独立但本质上又相同的工作系统在统筹安排、全面规划下互相沟通、互相补充、互相协调、互相配合、协调发展。
3.寻找三者共性，统一技术标准。图书、情报、档案一体化建设的前提是基础工作的规范化和标准化。没有统一的技术标准，一体化管理就无从谈起。目前，作为三个独立的工作系统，它们的标准化工作均取得了令人瞩目的成绩。今后的任务是要以一体化为目标，重新审视已制定的各项标准，结合图书、情报、档案工作的工作特点，寻找三者具有互换性和交融性的结合点，制定出凸显共性、适用更广的技术标准，以推动一体化的进程。
4.加强队伍建设，培养通用型人才。图书、情报、档案一体化需要一支具有新型知识结构的通用型人才队伍。他们要有较高的知识层次和先进技术水平，具有一定的组织协调能力和科学研究能力、熟练掌握图书、情报、档案管理技能、专业理论知识、有资源共享意识，为一体化工作提供坚强的后盾支持。通用型人才的培养，有赖于专业教育。图书馆学、情报学和档案学各有自己特定的研究领域、研究方向和研究对象。
参考文献：
[1] 孙伟江，付杰.档案、图书、情报工作一体化管理的思考[J].兰台世界，2004（4）.
[2] 钱学森.论系统工程[M].湖南：湖南科学技术出版社，1982：87-98.
[3] [4]季晓林.图书馆办馆新模式：图书、情报、档案一体化管理――天津泰达图书馆办馆模式的认识与思考[J].图书馆学刊，2005（5）.
[5] 陈革.图书、档案、情报一体化浅析[J].吉林广播电视大学学报，2005.
[6] 黄媛.对我国图书、情报、档案一体化管理研究的回顾与展望[J].情报资料工作，2009（1）.
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