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关于体育档案信息化建设的几点思考

作者:未知

  【摘 要】随着科学技术的不断发展,尤其是现代信息技术的飞速发展,信息技术在传统档案管理工作中的应用程度不断深化,可以有效提升档案的管理效率和管理质量,保证档案管理的安全性与可靠性。论文主要针对当前体育档案信息化建设的重要性进行探讨,指出目前仍然存在的问题并提出相应的解决方案,希望能够加强档案管理信息化程度,建立起行之有效的档案信息化管理体系,保障档案管理效果。
  【Abstract】With the continuous development of science and technology, especially the rapid development of modern information technology, the application of information technology in traditional archives management is deepening, which can effectively improve the efficiency and quality of archives management, and ensure the safety and reliability of archives management. This paper mainly discusses the importance of the current sports archives information construction, points out the existing problems and puts forward the corresponding solutions, hoping to strengthen the information level of archives management, and establish an effective archives information management system, so as to ensure the effectiveness of archives management.
  【關键词】体育档案;信息化建设;档案管理
  【Keywords】sports archives; information construction; archives management
  【中图分类号】G271                                            【文献标志码】A                                【文章编号】1673-1069(2019)05-0116-02
  1 引言
  随着时代的不断发展,传统的档案管理模式已经无法满足当前大数据时代的发展要求,因此,在档案管理过程中引入信息化管理方案已经成为大势所趋。信息化的档案管理模式可以跨越时间与空间的限制,实现资源的共享,解决传统纸质档案所带来的空间存储与查询方面的问题,有效提升档案管理效率与档案管理质量。
  2 体育档案信息化建设的重要性
  传统的以纸质档案为主的管理方式在管理保存过程中存在很多不稳定因素,比如纸质文件的保存环境要求较高,容易受到各种因素的影响而出现破坏与缺失,面临霉变、氧化以及灾害和不可控因素销毁等问题。将信息技术引入到体育档案管理过程中,能够有效弥补传统档案管理过程中的不足,通过计算机技术将传统档案信息录入到信息管理系统中,并通过电子文件的形式进行保存与使用,不仅可以提高档案的管理效率和档案管理的安全性,而且也极大地方便线下人们或者企业查询档案,使得档案能够随时调用。
  3 当前体育档案信息化建设过程中存在的不足
  3.1 相应的档案信息管理体制不够完善
  只有制度化、规范化的档案信息管理体制才能有效保证档案信息管理工作的健康有序发展,从当前来看,我国很多地区体育档案信息化制度仍然存在不健全、不完善的问题,导致相应单位在进行档案管理过程中存在较大困难,缺乏具体的档案管理依据以及可以遵循的管理制度,严重影响了信息化管理的发展空间。所以,必须要构建起科学系统的档案信息化管理制度,为档案信息化管理工作营造科学有效的发展环境,促进档案管理工作健康有序的发展[1]。
  3.2 缺乏体育档案信息化软件设施与硬件设施的建设
  系统完善的软硬件基础设施是实现体育档案信息化管理的前提,体育档案信息化管理相对来说投入较高,成本较大,且回报周期比较长,很多部门受到经费与资金的限制,相应的体育档案信息化软硬件设施配置仍然存在严重问题,很多信息化硬件设施与软件设施比较落后,导致档案信息化管理程度不足,信息化水平不高。绝大多数的部门仍然实行纸质档案与信息化档案协同管理的模式,信息化档案的优势并不能得到充分发挥,纸质档案的保管仍然会消耗大量的空间以及人力物力。甚至有的档案管理部门并不具备相应的软硬件管理设施,档案数据没有传输到信息管理系统当中,导致计算机和信息网络系统的功能不能得到充分发挥,无法满足当前时代发展的需要[2]。
  3.3 缺乏专业的档案信息管理人员
  从目前我国的档案部门的实际工作管理现状来看,很多部门并没有配置专门的体育档案管理人员,往往是通过其他管理人员或者秘书进行代替,有的部门体育档案存在无人监管的状态,导致重要档案的流失,产生严重后果。而且相应的档案管理人员对信息化管理技术掌握程度严重不足,无法使用计算机进行档案管理工作,接受新鲜事物的能力较差,导致体育档案管理工作效率低下[3]。   3.4 体育档案信息化管理中存在一定的安全问题
  从我国体育档案信息化管理实际工作情况分析来看,体育档案信息化管理过程中仍存在一定的安全问题和风险因素,影响体育信息化管理进程。将体育档案相关信息输入到网络档案管理系统当中,必然会导致信息面临一定的被篡改或者被盗用风险,使得数字体育档案存在不稳定性和易更改的问题。在体育档案信息化管理过程中,容易受到黑客和病毒的冲击,导致档案信息被篡改或泄露而留下安全隐患,破坏档案所属人员的合法权益。
  4 体育档案信息化建设的相关策略
  4.1 构建行之有效的档案信息化管理制度与管理模式
  为了更好地进行体育档案信息化建设,相关部门要根據实际情况,建立起一套行之有效的针对性强的完整科学的体育档案管理制度与管理体系,完善体育档案收集、整理、利用、保存、分析、处理等方面的环节。在各个档案管理环节中制定与之相对应的政策与制度,使得相关人员在进行档案管理工作时能够有章可循,有据可依。针对体育档案管理现状和管理内容,体育档案管理还需要树立建立起正确的管理模式与科学的档案管理流程,尽可能地避免档案资料在个人手中保管的情况,规范管理制度与管理形式,加快体育档案信息化管理建设。
  4.2 促进档案管理标准化建设
  实现档案信息处理的规范化与标准化是实现体育档案信息化管理智能化与网络化的前提,当前档案体育管理中的方法、思想以及手段方面的问题在很大程度上限制了档案管理信息化的发展。所以,相关档案管理部门一定要重视起体育档案管理的规范以及标准,实现体育档案资源效益的最大化,加快体育档案管理进程,加强档案管理人员的培训。档案管理人员必须要明确档案管理流程以及档案管理方法,了解档案信息化工作与档案管理之间的关系,坚持标准化与规范化的建设原则,优化档案管理流程,实现档案信息有效的交流与共享。
  4.3 完善体育档案信息化管理的软硬件设施
  系统完善的体育档案信息化管理软硬件设施为档案信息化管理建设提供了专业的技术保障,档案管理部门需要加大资金的投入,完善部门内部软硬件设施的构建,保证体育档案信息化处理效率,及时更新软件系统。档案管理部门需要加强基础设备的配置,包括与之配套的服务器、扫描仪、计算机、光盘、刻录机等,及时升级与优化体育档案管理软件,保障管理软件能够满足当前信息化管理的需要,为体育档案管理工作配置必要的软件设施与硬件设施,加快体育档案信息化管理进程。
  4.4 加强档案信息管理的安全性
  档案信息管理过程中的风险因素是制约档案信息建设的关键因素之一,因此,必须要加强体育档案信息管理过程中的风险管理,保障档案信息管理的安全性与可靠性。在档案管理部门设置专业的档案管理人员,加强对档案保存的监管,避免其他闲杂人员随意接触档案保存的专用电脑。其次,要求档案管理专用电脑不能访问外网,以避免出现数据丢失或恶意破坏的问题,要定期对电脑进行检查,严格按照相关规范与标准进行防火墙的设置,以及相关杀毒软件的安装。加强电子档案的备份工作,建立起安全保障体系,保障电子档案数据的绝对安全。此外,严禁随意在保管档案的电脑中安装其他软件,尤其是盗版软件。在档案保管电脑中全部安装正版管理软件以获得良好的技术服务支持以及及时的数据更新,这样可以有效避免体育档案数据受到病毒的破坏,确保电子档案信息化管理的安全性。
  5 结语
  综上所述,在当前时代发展的背景之下,信息化建设是体育档案管理工作的大势所趋,也是未来所有档案管理工作的一个重要的发展方向。本文主要通过对当前体育档案信息化管理过程中存在的问题进行探究,针对性地指出提升体育档案信息化建设的相关策略,希望能够为体育档案信息化管理工作提供一定的参考。
  【参考文献】
  【1】贺安茹.推进档案信息化建设的几点思考[J].农村实用科技信息, 2015(11):63.
  【2】王桂华.关于企业档案信息化建设的几点思考[C].全国有色金属自动化技术与应用学术年会, 2005.
  【3】廉香娟.关于加强高校档案信息化建设的几点思考[J].山西财经大学学报, 2008(S1):242.
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