浅谈水运工程监理档案管理
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作者: 涂潜 熊德碧
本文结合多年来从事水运工程施工监理经验、分析了水运工程监理档案管理中存在的不足，并提出了提高水运工程监理档案管理水平的一些措施和管理经验。
?荩水运工程监理档案管理过程中存在的不足
档案管理人员不固定，对档案管理交接处存在漏洞。
对档案管理的相关规范与标准不熟悉，对水运工程监理档案的收集范围不明确，文件收集不齐全。
对监理档案管理的基本要求不清楚，造成返工现象普遍。
水运工程监理文件材料整理系统性较差不能，层次不清，案卷与文件题名不能准确反应内容。
监理记录完成不及时、不规范，不能真实反应现场实际情况，监理文件材料整理滞后。
监理档案管理过程中参建单位之间往来文件跟踪管理不力，文件材料形成周期过长。
?荩加强监理档案管理的工作措施
监理单位要把信息管理作为确保工程建设投资、质量、进度目标实现的一种方法与工具。高度重视信息管理工作，从组织、技术、经济、合同方面采取相应措施，事前、事中、事后严格控制档案管理工作。
1、健全档案管理组织体系，保证信息管理工作正常运行。
监理部成立后，设置档案管理岗位，配备一名档案管理工程师，专人专管，明确岗位工作职责，在总监、副总监的领导下，负责监理部资料的收集、整理、加工、存储、传递、发布等工作。根据管理需要，制定档案管理工作制度、信息管理工作流程。
监理单位的文档资料管理主要规定及流程：
监理单位发送实行签署制度，即发文至各方均要签收。
建设单位、设计单位和施工单位向其他各方发文均需先向监理报送，后由监理签署意见后分别发送至各方，各方签署意见后再由监理发送至各方。
监理收文均实行签署制度，即收文均需由专人签收。
资料信息流程：规范建设单位、设计单位、施工单位发文和监理单位的文件签发流程和存档，并定期进行检查。
2、加强档案管理知识与规范的学习，理论指导实践。
监理部总监定期组织监理人员学习监理信息管理知识，学习国家及行业有关档案管理方面的规范与标准，明确档案管理工作依据，使每个监理人员了解监理档案资料的收集范围与内容，国家及行业对档案的要求，并重视档案的完整性、原始性、及时性积累控制，从技术上保证档案管理的科学性、完整性、有效性。
监理资料主要应包括监理记录、监理月报和监理工作总结报告等，各类监理资料具体包括的主要内容应满足《水运工程施工监理规范》（JTJ216-2000）和《建设工程监理规范》（GB50319-2000）。
3、加强过程控制，畅通信息收集渠道、及时加工、处理，动态控制工程建设目标的进展情况。
要求所有监理人员做好监理记录，注重现场资料的收集，特别注意以下几个方面工作：
建立健全监理部的档案目录；
及时收集并归档各类文件；
对施工单位所应提交和上报的文件进行跟踪；
对需要整改的文件及时整改并记录整改内容；
建立健全监理工作各类台帐；
按照文档监理实施细则的要求，保证各类文档资料的正常高效流转；
将质量检验评定文件、隐蔽工程记录、工程变更文件等文件作为档案管理的重点。
4、与各方紧密联系，定期沟通，取得港口质监站与业主档案室的支持与指导，取得施工单位的密切配合。
及时了解业主与质监站对工程建设资料的要求与处理意见，参加质监站组织的质量检查，经常组织各单位进行档案管理经验交流、互相检查工作，始终重视对施工单位档案资料管理工作的检查，要求内业、外业齐头并进。各分项、工序工程施工单位自检资料不齐全的，不予验收、不允许进入下道工序施工；施工单位上报的工程计量支付月报中，工程质量控制资料不全、没有现场照片的项目不予计量。
5、重视计算机辅助监理工作，保证信息提供方便快捷。
对档案资料按监理目标划分为质量控制信息、进度控制信息、费用控制信息和合同管理信息等进行科学分类、编号，档案盒均贴上便于查找、分类的标签，每份入盒的资料及时更新目录，及时输入电脑数据库内，进行统一、集中管理，信息管理工程师要定期检查。
6、重视对档案资料的事后管理，严把交工验收关，保证资料不拖后腿。
定期对各类文档资料进行查阅，发现问题及时整改；
做好各类中间交工验收资料的查阅工作；
做好各单位之间的相互沟通，保证各类文档资料的完整性；
7、重视监理档案资料预立卷，确保档案收集资料的完整性、正确性、科学性。
工程完工后及时对项目需归档的资料进行预立卷，并组织业主、质监站、监理公司领导进行检查立卷质量，及时发现问题及时完善。
8、规范各种监理用表、施工用表
监理用表、施工用表必须能适应形势发展和法规更新的需要，满足档案管理的需求，充分满足工程管理需要，准确反应工程质量特性、施工过程。工程实施过程中必须根据规范和需要制定各种用表。
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