浅议基层国土资源档案管理存在的问题及对策
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摘要国土资源档案管理工作的发展，对国土资源档案管理工作者的素质提出了更高的要求。新时期的国土资源档案管理工作者，除了要求具有档案管理本专业的知识外，还要求具有计算机、外语、管理学等基础知识，尤其是要求具有国土资源管理基础业务知识。
关键词国土资源档案管理信息系统
国土资源档案数据十分重要，它详细记录了各项目建设占用土地的情况，土地分类的变化及每一宗房地产的土地权属来源，交易变化过程，是土地确权、土地权属管理、土地利用规划、耕地保护和执法监察等国土工作的科学依据，与政府的工作和群众的生活有着十分密切的关系。近年来，各级国土资源部门加大了国土资源档案管理的工作力度，国土资源部在全国范围内部署开展国土资源档案规范化管理的工作。
但从基层国土资源档案管理的情况来看，大部分基层国土资源部门由于受经济和技术条件的限制，档案管理仍然处于人工查阅、管理的状态，档案管理处于“土洋结合”时代。面对新形式下的档案管理现实，不可或缺的国土资源档案也应该跟上时代步伐，发挥数字化、系统化的优势，使国土资源档案管理工作整体跨入现代化轨道。本文力图通过对基层国土资源档案管理现状分析，提出问题及问题产生的原因，并就如何改进提出一些粗浅的思路和看法。
一、存在的问题
当前,国土资源档案管理中存在的几个问题,很难适应国土资源工作发展的需要,主要表现在:
一是基础设施不完善。一些基层国土资源所的办公与库房混在一起,档案库房不足,基础设施落后;部分国土分局档案室设备简陋,防护措施不落实,给档案资料的安全保管留下隐患。此外,基层国土资源所的档案信息化管理仍然严重滞后，未形成体系化、平台化的电子档案。
二是档案管理不规范。一些基层国土资源所的档案管理很不规范,极易使重要国土资源档案流失。如档案资料收集不完整,长时间积压,乱堆乱放,即使已整理的档案也存在着分类、组卷、编目、排列不规范的情况,给利用工作造成不便;有的早期档案资料甚至还出现霉变、虫蛀、破损现象。还有年终文书人员整理档案时，常常出现附件找不到的情况，该份文件就根本无法归档。
三是人员素质有待提高。从目前国土资源档案人员的队伍状况看,在思想观念、文化素质、知识结构和工作能力上与工作发展的要求距离较大,特别是缺乏新思想、新举措,难以适应新形势的需要。档案工作是一项专业性很强的技术性工作，档案人员要有较好的专业素质才能胜任档案管理工作。个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识不够，存在应付了事的思想。档案工作人员工作不安心，同时档案工作也是常常被领导忽视掉的工作，因而档案人员对本职工作的热情降低，直接影响了档案工作的发展。另外档案管理人员知识更新不够，业务水平不高，档案人员平时培训学习机会少，缺少系统知识的培训，许多档案人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上发展的要求，缺少创新和活力。
二、产生的原因
以上问题的产生原因是多方面的，但归纳起来，主要有三点：
一是档案意识较为淡薄。国土资源管理档案应该由各职能部门归档立卷，档案室统一管理。然而在实际工作中，普遍存在“重业务轻档案”的倾向，总认为档案工作是份外的事，无足轻重，平时不注重档案资料的收集、保存和整理，造成了部分档案资料的散失。还有一些重要的政策性文件长时间掌握在个人手中，不能及时立卷归档，也影响了档案的开发与利用。国土资源档案信息服务却未能引起从业人员的足够重视,严重影响了档案信息开发利用服务工作的开展。
二是对档案管理工作认识有偏差。档案管理总是默默无闻的工作，甚至有人认为是十分清闲的岗位，无业务知识可言。我曾听人说“档案管理嘛，只要领导找资料的时候能够及时找到就行了”，在外人看来，档案工作就是闲差。其实这都是外行对档案管理岗位的误解。档案管理工作其实是非常复杂、烦琐，而且业务性很强的专业性工作，需要人的细心、耐心和安心。
三是滞后的信息化建设力度。档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等五个方面。其需要投入大量的人力、物力、财力。但大量资金的投入却不能立竿见影地带来显著的社会效益与经济效益，对一个单位整体工作也不能带来显著的成效，而且人们普遍认为档案管理很简单，就是保管卷档案，没有必要搞得那么复杂，能查到就行。因此，在加强信息化建设力度时，往往犹豫不定，举步维艰，信息化建设力度薄弱，这也就成了制约档案信息资源开发与利用的一个重要因素。
三、对策和建议
针对存在的问题，就如何提高国土资源档案使用效率，加强国土资源档案管理提出如下建议：
一是加强档案管理意识。要以科学发展观重要思想为指导，认真学习《档案法》、《档案法实施办法》。档案人员要有高度的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。作为档案人员首先要靠自己，要主动有所为，以贡献求支持，以效率求发展，努力在平凡的岗位上创造出不平凡的工作业绩。在基层所广泛开展加强档案管理、保护档案资料的宣传工作，并不断加强档案法制建设，提高对档案工作重要性的认识，提高干部职工的档案意识。
二是加强基础业务建设。按照各地土地档案管理目标认定的各项业务建设要求，扎扎实实地抓好基础业务建设。在国土资源管理工作中，档案的形成要规范化、档案的整理要系统化、档案的保护要科学化、档案的管理要现代化。要积极探索对电子档案管理的新办法，把电子档案的形成、积累、归档、保管和提供利用等各环节纳入到档案管理的范围，并纳入档案管理部门的监督管理之中。
三是提高档案工作人员的素质。国土资源档案工作人员要自觉树立爱岗敬业精神，明确档案工作者的职责任务，既做好档案收集和保管工作，又要为基层和群众提供最优质的档案服务，同时不断强化依法治档意识，严格执行政治纪律、组织纪律和工作纪律。要加强国土资源档案管理专业人才的培养，努力提高国土资源档案管理人员的知识水平和管理能力。要有计划地开展继续教育，通过培训、自学等方式努力学习档案管理、计算机等相关知识，提高干部的综合能力，同时要科学、合理地引进一批年轻的专业技术人才。在信息化建设的过程中，技术含量要求高，不仅要求专业技术人员掌握一定的计算机知识，同时还需了解3S技术，即GIS、GPS、RS技术，并经相关技术培训，使其技术力量能满足国土资源管理信息化建设的需求。
四是加快档案信息化建设。伴随着信息时代的到来，档案管理也伴随着信息资源的交流和互换进入到社会信息网络的新天地。档案人员除了继续做好单位档案信息资源的收集和保管，更多的要了解单位需求，扩大服务内容。首先，培养既要懂网络技术又懂计算机和档案专业业务知识的人才，同时要紧紧依托政府的资源优势，为档案事业的发展搭建平台，通过借助政府的信息网络平台，达到资源优化、整合的目的。其次，档案信息化必须加快档案管理应用系统的建设。档案管理应用系统应是使用、高效率和低成本的。再次，所有档案都应严格根据秘密等级，决定是否公开，不用来历不明的软件、安装防火墙等，还要及时备份。建议建立电子影像档案数据库，实现对电子影像档案的管理和维护，同时使其具备和地籍管理系统之间的数据借口，通过土地登记申请材料的扫描，在完成土地登记后，可以直接生成地籍电子影像档案，同时形成纸质和电子两套档案数据。
五是深化档案编研工作。围绕经济建设和国土部门各项事业发展的需求，有效利用室藏档案信息资源开展编研工作，是做好档案信息资源开发与利用的最终目标。而要实现这一目标，档案人员则须做好以下几项工作：1.要认真做好档案查（借）阅的登记工作。项目的填写必须准确、完整、详实，不能遗漏。2.要与利用者保持联系，及时了解利用情况，摸清档案利用后所产生的社会效益和经济效益情况，掌握利用效果的第一手材料。3.将反馈的信息编辑成为具有利用价值的材料来服务社会，实现档案的作用和价值。特别是要将一些利用价值明显、社会效益和经济效益显著的实例报送有关领导参阅，使他们认识到档案的作用，支持档案工作，以便档案工作者更好地开展工作。
总之，国土资源档案是重要的信息资源，要想实现它真正的作用与价值，就要积极了解、收集档案利用所获得的社会效益和经济效益，为国土资源事业的发展添砖加瓦。
作者简介：赵光彩，女，1961年4月24日出生，山东省日照市岚山区人。大专学历，自1999年始在日照市国土资源局东港分局工作，先后在评估所、机关事务中心、档案科、地价所任职。
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