浅谈新形势下的档案管理工作
来源:用户上传
作者:
摘要：档案是各类信息的重要载体，是党政实验、企业主要的信息源泉。为此做好档案管理工作，保证信息的及时流通就成了一项政策性强、机密性高、专业性较强的工作。所以各级档案管理部门要充分认识档案管理工作的重要性，加强对档案工作的领导，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，在人财物方面给予大力支持，管好用好档案。档案管理工作是维护历史真实面貌的一项重要工作。
关键词：新形势 档案管理 计算机拓宽领域
市场经济条件的档案管理工作就是要开发和利用好档案信息资源，同时要不断创新档案管理服务机制和内容，积极主动地为党委政府和经济建设服务，进而为全面建设小康社会做好服务。为此各档案管理部门要结合自己的实际，利用较为成熟的计算机网络为社会相关部门和人员提供服务，确保档案管理工作上台阶上水平。一、档案管理工作做足计算机网络文章
１、做好互联网服务的文章。随着科技的进步计算机网络得以迅速发展，使档案馆（室）内部局域网的建立成为了现实，档案部门可以利用企事业单位的网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使企事业单位网站上都有档案管理服务系统，都可以实现网上检索档案信息，从多个方面为相关用户提供更好的服务。为此档案工作者要建立网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是电子文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；同时可以将单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。２．建立“电子文件（档案）数据管理中心”。该中心设在企事业单位档案馆（室），是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件（档案）数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件，并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务，实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广，内容丰富，利用率高。３．电子文件的上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。例如：为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文，档案馆（室）自行开发了“电子文件全文自动上传归档系统”。该软件可以利用身边联入网站的计算机，足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档，而不需跑到档案馆（室），也不必交任何光盘或软盘。４．开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案馆（室）利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。５．网上开展文件阅览服务。随着市场经济的不断发展和完善，到档案馆（室）查阅党政机关及有关部门制定的文件的人员逐年增多。尤其是市场经济条件下，公民出于维护自身合法权益、投资兴业等需要，希望能够更加便捷地了解到有关政策信息。为适应新形势发展要求，进一步转变工作职能，提高工作效率，密切党和政府与人民群众的联系，维护广大人民群众的根本利益。
二、档案管理工作拓展服务领域１．信息服务的多样化。目前，随着经济一体化的迅猛发展，档案管理工作的服务对象由单一为企事业单位服务转化成为社会全方位服务。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。２．档案产业走信息化道路。目前的档案管理工作已经不再说是原先的图书馆员与图书室了。他们由于信息化的存在已经有了知道变化，档案人员应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。
３．实现信息资源共用共享。随着经济信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对如此众多的文献资料，不是那一个部门能够加以收集、整理、加工、保存和利用的。为此，必须打破档案、图书等部门各自为政的局面，建立一个相对完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势，实现资源的共赢共享。一是建立统一联合目录，便于搜寻查找，实现部门间相互分享各自的资源，使利用者很方便地获得更多、更广泛的知识、信息、情报。二是实现文献资源互补，提高馆（室）藏资源利用率，避免不必要的重复和浪费，因而也可有效地缓解存储空间拥挤、人员及资金紧张等矛盾，并有利于各级各类档案馆、图书馆（室）馆藏朝着有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展，更好地满足社会多方面的需要。４．开发档案深层次信息。通过对档案信息资源的深层次开发，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性，为用户更好地服务。例如，产品经过用户使用之后，能否适应需要、哪些需要改进等，这是检验企业为适应市场需求而采取的改革措施是否成功的关键，也是对产品质量作出的评价。通过对产品质量的反馈材料进行分析研究，企业进行自我调节，进行改进，以便应对市场的需求。
总之，新时期的档案馆（室）的改革发展方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。同时面向经济建设主战场主动出击，找好自己的定位，要做好档案信息的开放和开发工作，帮助有关单位、部门、企业等引进开发先进技术产品；借以开发经济信息、市场信息、法律信息，充分发挥新的历史时期档案管理的作用。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/2/view-568858.htm
