企业档案突发事件应急管理刍议

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　　摘要：企业档案在城市建设中有不可抹灭的重要作用，管理好档案，尽可能预防或减少在突发事件中的损失，是广大企业尤其是关系民众生存的企业重大议题之一。笔者结合具体的工作实践，探讨了企业档案突发事件应急管理措施。
　　关键词：企业档案 应急管理 事件预警
　　0引言
　　随着全球化经济时代的到来，政治、经济、社会环境越来越复杂，各种天灾人祸都可能成为企业的风险。自从2005年的非典之后，国务院出台了《国家突发公共事件总体应急预案》和相关配套部门预案以及专项预案。突发事件的应急处理由此得到了社会层面上的广泛关注，然而，企业内部的档案在突发事件面前如何进行应急管理，仍是国内大多数企业的盲点。
　　档案管理是一个系统的工程，并非单纯的档案保管，信息时代的来临给档案管理提出了新的任务与要求，企业档案如何进一步提升经济效益，充分利用新工艺、新管理模式进行信息开发运用，强化科学化、现代化的档案管理手段，都是摆在广大企业，尤其是那些与民生密切相关的企业面前的问题。
　　档案管理的科学化、现代化也是一把双刃剑，如何利用好信息技术，却又不过度依赖计算机等工具，让企业内部形成一个长效的应急机制，当企业面临自然、环境、政治、经济、社会等各种突发事件的压力时，能顺利化险为夷，损失最小化。笔者从当前企业档案应急管理存在的问题出发，探讨了企业档案如何提升突发事件的应对方略。
　　1当前企业档案应急处理的主要问题
　　1.1档案管理的重要性得不到正视
　　企业的档案是企业的重要财富，它记录了企业的生产经营活动，涵盖了企业管理、人力资源、财务状况等内容，形式上包括技术档案、文书档案、财会档案等。企业档案的重要性不言而喻，但却得不到充分重视。一些单位领导片面追求经济利益最大化，认为档案工作者就是简单保管员，一些国有企业如商业银行、供电、供水公司，由于档案检查的需要，经常加班加点地进行突击收集与整理，使得原本连续、长期性的档案管理工作，变成了应付上级检查的临时性运动。档案管理的重要性得不到重视，一旦发生突发事件，档案很容易被销毁、遗失，造成意想不到的损失。
　　1.2信息化发展、环境恶化许多新问题出现
　　随着信息化发展，计算机技术被广泛应用到档案管理中。由于电子化管理具备提高利用效率、避免信息在保存中由于纸质破坏而失真、提升档案信息的时效性、方便拷贝与抄送等优势，受到了很多企业档案管理的青睐。然而，另一方面，技术是一把双刃剑，网络安全也会威胁到档案的信息化建设，一些涉及到公司核心技术的秘密文件尤其是关系国家安全、某一经济领域成败的绝密文件，一旦没有得到妥善保管，产生的损失将无可计量。因此，网络安全成了新时期的新问题之一，与此同时，由于粗放式经营，国内整体环境恶化，一些自然灾害频发，这些突发事件对档案的毁灭，都会给企业带来了不可计量的损失。
　　1.3管理机制不健全、缺乏应有的应急处理方案
　　由近年来汶川地震、玉树地震的灾害可以看出，尽管国家已经出台了相关制度并提出指导性意见，汶川、青海、玉树等地还是遭遇了大量的档案损失，其带来的直接间接损失更是难以估量的。总体上来说，这与国内企业档案管理机制不健全，缺乏应有的应急处理方案有一定关联。有些企业确实制定了相关规定，但应急预案浮于表面，没有实施的可行性，有些企业的应急预案就是为了应付检查，抄袭其它企业的相关制度，对火灾、网络攻击、地震等各种具体的突发事件并没有明确规定，真正发生了事故也难以实施。
　　2应急管理机制建立及实施
　　笔者认为，企业档案是企业的构成要素之一。在突发事件面前，只有建立起完善的应急管理机制，才能确保档案的时效性、安全性，预防档案风险或减少风险发生时引发的损失。实践证明，各企业应该结合行业特点，围绕着企业保管的档案安全以及人员安全的目标，建立起应急管理机制，才能实现“兵来将挡、水来土掩”，让档案发挥出应有的作用。
　　企业档案室是企业设立的收集、保管、开发应用档案的机构，档案室的应急管理机制，指的是档案室专设的一整套紧急事件的处理程序或管理体系，旨在抑制或预防那些自然或者认为灾害等各种突发性事变引发的档案灾害。企业档案突发事件应急管理的机制应包含如下内容：
　　2.1应急事件的组织结构以及指挥体制
　　首先，企业档案馆应该设立突发事件的管理机构与指挥人员，一般管理机构由企业的行政负责人、后勤部门、安全保障部门等责任人构成，机构成立后，各企业应该结合本行业档案馆的特点，根据业务领域或者轻重缓急成立出不同的工作小组，实施“谁在岗谁负责”、“领导承担指挥领导责任”等责任机制。
　　其次，为确保应急机制的启用效果，企业档案应做到规范运行、统一指挥、反应速度、高效救援，开展基本的培训。
　　2.2理顺安全应急的响应程序，进一步完善处置的细则
　　首先，企业应根据历年来企业档案管理上的经验积累及突发事件处理，摸索出一套行之有效的安全响应程序，尽可能发掘人为与自然灾害的规律，发现出隐患问题，提出相应的处理要求。其次，应急工作必须有一定的前瞻性，对那些可以预见的灾害改变发生的条件，应避免灾害的发生，而那些无法预见的灾害应该在灾害发生时候做到从容镇定、按部就班，保障程序清晰、任务到人。第三，由于外界环境的不断变化，档案馆应保持与时俱进，对于管理程序、应急机制进行适当修改，从而更好地发挥作用应付险情。
　　2.3建立其应急预案的日常运行体系
　　“为山九仞、功亏一篑”，做好日常的管理工作，是减少突发事件的负面影响的基础。在日常管理中，应该注意定期关注天气状况、确保门窗的坚固、定期检查监测设备及消防设备，关注开关、照明线路等的使用寿命，定期更换。保持警醒的状态，在日常运行管理中注意细节，将小问题都解决在萌芽中。公司档案工作人员还应避免隐瞒真相，一旦发现问题无法解决，应果断向上级汇报，在允许后启动原先的应急机制或预案。
　　2.4根据应急事件的分类开展管理
　　在突发事件发生之前、发生过程中以及发生以后的每个阶段，都应该十分关注。因此，应急管理的预警应该也涵盖事前地预警、事件的响应、应急处理以及善后处置等环节，不同的环节处置轻重自然也有差异。此外，应急事件根据灾害类型，可以分成自然灾害、突发公共卫生事件、社会安全事件等多种。如火灾作为对于企业档案安全威胁最明显的一种灾害，关于火灾的应急预案应包含档案库房重点部位的布置和人员位置的安排，初期火灾灭火方案和疏散措施，火灾前、中、后阶段档案的抢救转移方案，火灾现场的医护抢救等，而盗窃事件则事前应该做好录像监控、减少门窗等方面的疏漏；而一旦盗窃发生，则立即封锁现场，维护原样，请求公安机关调查处理，在事后做好各种善后处理工作；而网络入侵事件发生后，则应立即向企业内的主要领导汇报，现场应急处理工作组尽可最大可能收集事件相关信息，确定事件来源，以便缩短应急响应时间，并会同相关成员单位和档案安全工作领导小组根据预案步骤进行应急处理。
　　3结语
　　企业档案突发事件的应急管理目前国内还尚处于探索阶段，许多理论及实践都还不够成熟，事实上，信息更新的快速造成档案的激增，新的问题和新的矛盾将会不断涌现。凡事预则立，不预则废。特别是随着建立完善的企业档案防灾应急预案，对可能发生的各种已知和未知的突发事件、紧急情况事先制定出各种预防和应对措施，加强防灾意识、做好防范工作，是每个企业档案室规范管理的重要内容。
　　
　　参考文献：
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　　[2]]冯小庆,梁兵.档案馆应对突发性公共事件的思考[J].档案与建设.2008 (11)
　　[3]杨丽娟,姜景波.档案部门制定突发事件应急预案的思考[J].兰台世界.2007 (4)
　　

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