试议现代企业技术文件管理的重要性
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摘要: 技术文件和技术文件管理是现代企业管理的重要组成部分。本文强调了现代企业技术文件管理的意义，并阐述技术文件管理的重要性，同时，运用计算机技术加强技术文件资料的科学管理和利用，促进企业的健康发展。
关键词: 技术文件；资料；科学管理；数据库
1、前言
企业技术文件的管理一直受企业领导层的重视，管理得好坏直接关系到企业能否及时给顾客提供满意产品,关系到企业的经济效益，关系到企业在激烈的市场竞争中能否占有一席之地。技术文件的范畴很广，包括企业的主导技术文件、产品图纸、工艺流程、工艺设计图纸、工夹量具图纸，以及企业的技术标准、作业指导书等等。这些技术图纸都关系着企业的生存与发展，必须采取科学的手段进行管理。
2、企业技术文件管理的意义
企业技术文件管理就是科学地管理科学技术文件材料，做好科技文件材料的整理和归档工作,充分发挥科技文件材料在科技活动中的作用。不论是生产、建设和科研工作，都是一种有计划、有组织的社会活动，都是按照一定的科技文件规定的目标、范围、规模、方式、方法去进行的。所以技术文件的管理，不仅是进行科技活动不可缺少的重要条件，也是企业生存和发展的需要。一般情况下，企业的技术文件管理，分为两个层次。
2.1质量手册（包含所有过程控制的程序文件）
2.2本公司第二级文件部门工作手册，作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则：包括管理文件（部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和任职要求等）；技术文件（国家标准、行业标准、企业标准及工艺文件、作业指导书、检验规范等）；部门质量记录等。
我们将形成的两级文件进行分级管理，这样有利于设计和实施；各部门的职责清晰，更便于实施和纠正设计中的失误。对确定产品的技术开发项目，快速地求得工艺试验的落实，合理的确定工艺路线的最终形成，保证用户满意产品的完成，促进企业正常生产的正确运行，都是技术文件起到的作用。
3、技术文件的静态管理与动态管理
所谓静态管理，对企业来讲，是一种常规的正常运转。无论产品设计、工艺设计以及其它工艺文件的设计，都是按照一定规章制度和设计标准进行的，并且不同产品配件的生产都是按照规定的加工流程去运行和生产。技术文件静态管理的实践意义是促进了企业生产经营的现代化管理水平的提高、促进了发展速度，使企业在良性循环下健康发展；按工艺标准去执行、去生产是企业正常运转良性循环的基础。
而动态管理，是为静态管理服务的。特别是在技术文件及企业标准的实施当中，这种过程控制是技术文件管理中的一种动态管理。如对新产品、新工艺设计和实施过程当中出现的失误进行及时的纠正和改进；或者对加工误差的产生，精度的降低及客户的要求,作某些技术性调整,所有这些工作都是对原设计进行地不断的正确修定，都属动态管理范畴。动态管理能保证现行技术文件的正确性和先进性,使企业产品质量提高,达到用户满意的效果。动态管理是静态管理的一种发展形式或一种手段。通过坚持经常性的工艺纪律检查制度,使技术文件管理始终处在动态管理之中,就能够监督和促进企业所有部门,都正确地执行工艺文件和工艺和标准,生产合格的产品,达到推动企业发展的目的。
所以，企业技术文件的静态管理和动态管理,既是相对的也是统一的。也就是说，静态管理中包含着动态管理，而动态管理又服从于静态管理。
4、技术文件清理整顿的意义
技术文件的静态管理当中，必然包含着动态管理。所以，技术文件清理整顿工作，是技术文件动态管理中的一种表现；对技术文件在静态管理中出现的问题，是一种积极的纠正措施，对企业的生存和发展有着深远的影响。通过对企业的技术文件清理整顿，结束了资料管理混乱现状，实现了科学规范的管理，成效显著。具体体现以下特点:
(1) 公司从技术文件范围来讲，涉及面大、品种多、管理复杂难度大。有主导开关零配件的产品图纸，工艺图纸、各种类型的技术标准( 企业技术标准) 以及工装等等的技术文件，数量繁多复杂。通过逐年的清理整顿,技术文件已形成分级和网络化管理。重点对技术中心现有技术文件清查统计，对产品设计和工艺设计的图纸、电子版图纸进行理顺，并完善了分类建图册和建电子数据库的工作，提高了设计人员的工作效率和管理水平，对下一步公司的产品结构调整和领导决策提供了足够的有效的参考资料。
(2) 企业不间断地对技术文件进行清理整顿，是一项非常重要的工作，把它制度化和流程化，坚持不断的加强和完善，对企业生存与发展有着特殊的意义。
(3) 通过技术文件的清理整顿，简化了管理内容，清理了多余的、废旧的各种技术文件，减少了资料管理部门和设计部门的工作量，降低了管理和利用成本。
5、运用计算机技术加强技术文件资料的科学管理
随着时代日新月异的快速发展,电子计算机早已进入千家万户,并且在工业、农业、财贸、经济、国防、科技以及人们的社会生活各个领域得到了广泛应用。目前计算机正向微型化、网络化、智能化方向发展,担负起了数值计算、信息处理、自动化管理等多方面的工作。档案管理工作也由最初的手工作业进入了一个由电子计算机管理的全新的模式。要充分发挥管理、技术、网络、信息和人力资源的优势，运用先进的计算机技术，进一步提高技术文件资料管理水平和使用效率，逐步将所有的技术文件资料信息数字化，进行统一的采集、归档、整理、分析，为相关人员所利用，使各部门之间能够实现多种层次的信息管理，数据共享和关联，最终建设一个统一管理的重要数字资源平台，使技术文件资料的管理更科学，利用更加方便快捷。
公司在2009年开发了一套资料管理系统，纸文档与电子文档的归档分发等各个环节全部借助于该系统来完成，实现了技术文件资料管理的现代化。该系统主要有以下三方面特点。
5.1 客户端的简化和方便
可以节省客户机的硬盘空间与内存，而且使安装过程更加简便，网络结构更加灵活。中间层为COM+服务层，服务可与数据库分离。这样既简化了客户端系统的安装，兼顾了数据的便捷使用和安全管理，同时也大大降低了企业数据库建设的成本。每个用户通过安装客户端进行查询数据或删除等操作。
5.2 实现跨全宗的数据集中管理
就是将每个部门的技术文件资料数据设为一个全宗，进行多全宗管理。该系统可以根据企业的特点灵活地定义结构，并对人员按照组织结构进行权限的分配；在管理策略上，可以为每个全宗定义个性化的管理策略和行业特性。业务管理模式统一之后，技术文件资料不统一的情况降低；数据集中化后，可以根据需要实现跨部门跨全宗的查询和共享，提高整个企业的技术文件资料利用效率。
5.3 高度的安全性
企业的技术信息，尤其涉及业务活动的部分,往往都是重要的商业秘密，因此，作为保管企业技术信息的管理系统必须对安全性具有很高的要求。在系统中，通过三层架构设置，改变了以往客户直接访问数据库的做法，而是通过中间层访问数据库，实现文件服务器、应用服务器、数据库服务器相分离，从而保证了技术文件信息的安全。
6、结论
技术文件管理是企业现代化管理中的一项重要工作。而清理和整顿技术文件工作是资料管理工作的基础，采用数字化管理系统，使技术文件资料管理在深度和层次上有了更大提高，对企业今后的生存和发展有积极的推动作用。
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